【青柳テスト】そのメール、直接対応するのもうやめませんか？

毎日のメール業務の課題点

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大量のメールを送ったり、受け取ったり...

日々のメールのやりとり、多いと感じたことはありませんか？

それもそのはず。一般社団法人日本ビジネスメール協会による2023年6月度の調査では、1日のビジネスメールの平均送信数が「15.24通」、平均受信数が「49.97通」となっており、データでも毎日多くのメールが送受信されていることがわかります。

これらの処理に時間を奪われ、他のコアな業務に集中ができなかったり、重要なメールを見落として大惨事になったりと、
メールの送受信対応が多いと様々なリスクを抱えることになります。

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添付ファイルの整理に時間がかかる

メールに添付されたファイルの管理も多くの時間を消費しますよね？

ファイル情報には重要な内容が含まれることもあり適切な管理が求められるので、より一層丁寧な対応が必要になりますが、

やはりそこは人間なので、ヒューマンエラーのリスクも0％にするのは難しいのではないでしょうか。

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定型作業が多い

毎日行う報告やリマインドメール、問い合わせに対する同じ内容の返答など定型のメール業務もたくさんあります。

ルーチン化しやすい部分ではありますが、毎日の積み重ねで気づいたら膨大な時間を消費しているなんてことも...

メール業務で自動化できることは？

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メール受信の自動化

メール受信の自動化は、特定のメールが来たときにそれらを自動的に処理する仕組みです。（これはわかりやすいですね！）

例えば、毎日送られてくる発注書や納品書、請求書などのメールを受信したら、それを起点にして自動で添付ファイルを指定のフォルダに保存するようなイメージです。

また、注文メールなどが届いたときに、自動的にその内容をチャットツールに通知するといったことも考えられます。

今までわざわざ開いていたメールを自動で処理してくれたら、どんなに楽なことか...皆さんの気持ち、わかります...👀

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メール送信の自動化

メール送信の自動化は、定期的に送る必要があるメールを自動で送信する仕組みです。（これもわかりやすいですね！）

例えば、毎月の請求書や日々の日報を手動で送っているものを、設定した日時に自動で送信する、などが挙げられますね。

メールが埋もれてしまって、返信が漏れていたり、そんな経験がある方にはかなり魅力的な自動化ではないでしょうか！？

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メール本文から自動でデータを抽出する

これは、メール本文から必要なデータを自動で抽出して、そのデータを活用すると言った内容です。

例えば、メールの中から必要な情報を抜き出して、GoogleスプレッドシートやMicrosoft Excelへデータを転記する、といったイメージです。

また、抽出したデータを基に再度メールを作成して、返信まで自動化する、なんてことも可能です！

届いたメールから情報を抽出して、返信までできるなんて...なんて最高なんだ！

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添付ファイルの自動保存

メールの添付ファイルを自動で適切なフォルダに保存することもできたりします。

設定によっては、新しいファイル名をもとにもともとのフォルダの有無を判別するなんてこともできて、必要に応じてフォルダを自動生成し、
そこに添付されたファイルを保存することもできます！

ファイルとフォルダの管理って地味に大変だったりするので、これも自動化できたら1日くらい休めるのでは？というくらい時間を削減できそうです！

メール業務を自動化する具体的な4つの方法

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VBA×Outlookを組み合わせる

VBAとOutlookを組み合わせることで、メール業務を効率化することができます！

VBAはOfficeアプリケーションに組み込まれており、Outlookでの操作を自動化するためのマクロを作ることができるのですが、

例えば、添付ファイル名からメールの件名を自動で作成したり、日報の送信をワンアクションで行ったり、なんてことができちゃいます。

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Python×Gmailを組み合わせる

Pythonを使ってGmailのメール送信を自動化することもできます。

Pythonのライブラリを使って、定期的なメール送信や特定条件を満たしたときの返信などを自動化できるのです。

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RPAを活用する

RPA（Robotic Process Automation）は、人間に代わってロボットが作業を処理する技術です。

メール業務とRPAは相性がよく、自動化に大きな貢献をしてくれます！

例えば、請求書や発注書の作成から送信までのプロセスを自動化したり、基幹システムと連携してデータを送受信したりなんてこともできます。

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APIを活用する

API（Application Programming Interface）は、ソフトウェアやアプリケーション同士がコミュニケーションを取るための仕組みで、
異なるシステム間で情報のやり取りをしたり、機能を共有したりするための「言葉」や「ルール」のようなものです。（なんだか難しいな...）

例えば、GmailやOutlookのAPIを使用して、メールの送受信やラベリング、添付ファイルの処理などを自動化できます！

APIは複数のシステム間でデータをやり取りするのに適しているので、様々なシステムと組み合わせると真価を発揮しそうです！

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色々書いてみたものの、うーん...どれもなんだか難しそうな気配がプンプンしますね🤔

メール業務を自動化するなら、Yoomがおすすめ👆

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メール業務の自動化について、色々と書きましたが自動化するまでがなんだか道のりが長そうでしたね...

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ただ、そんなときの最高の味方。それがYoomなんです！

Yoomはノーコードで自動化したい操作をポチポチ選択するだけで、やりたいことを実現できてしまう、

つまり、自動化をするまでの道のりが"圧倒的"に楽なんですね！

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※自動化できることに挙げた以下4つのことは、Yoomで楽ちんに設定できます。

- Yoom×メール受信の自動化

- Yoom×メール送信の自動化

- Yoom×メールの文面からデータの抽出

- Yoom×添付ファイルの名前変更及び自動保存

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そんなYoomを使ったメール業務の自動化例がいくつかあるので、ぜひご覧ください👀

まとめ

日々のメール業務って、気づいたら働く時間の大半使っていたりしますよね...

本当はもっとクリエイティブに頭を使いたい、もっと戦略的なことに時間を割きたい。

そう思って気づけば何年も経っていた...なんてもったいなさすぎるのでこれをこれを機にぜひ自動化にチャレンジしてみてはいかがでしょうか？

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そして、Yoomはそんな自動化のハードルを大きく下げられるツールなので、まずはYoomを使っていろいろ試してみるのがおすすめです✨