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始業時間に合わせてAsanaでタスクを確認し、Outlookでチームメンバーに共有するという定型業務を行っていませんか？
この作業を自動化に任せ、ご自身の作業負担を少なくして効率よく業務を進めましょう。
今回は、指定したスケジュールに合わせて自動化を起動し、Asanaのタスク情報を取得してOutlookに送信する方法をご紹介します。
これにより、手作業で起こりがちだった共有の遅れやタスクの共有ミスを防ぎ、正確なタスク情報を適切なタイミングで共有できます。
指定したスケジュールになったら、Asanaからタスク情報を取得し、Outlookで送信することで、タスクの共有が容易になるでしょう。
たとえば、<span class="mark-yellow">毎日の会議前の時間に自動化を起動する設定にし、自動的にタスク共有を行うことで、タスクの進捗状況を共有できます。</span>
これにより、会議の進行がよりスムーズになり、課題点を見つけやすくなるでしょう。
また、タスクを把握することで、プロジェクト全体の透明性を向上させる効果も期待できます。
Asanaで設定されたタスクの期日をOutlookで共有することで、優先度の高いタスクをピックアップできるでしょう。
たとえば、納期が近いタスクや至急対応が必要なタスクをOutlookで確認できるため、どの業務を優先的に進めるべきかが分かりやすくなります。
これにより、<span class="mark-yellow">毎日Asanaで優先順位が高いタスクを確認する必要がなくなり、判断の手間が省けるでしょう。</span>
また、指定したスケジュールで自動化を起動することで、始業時間や終業時間前の共有など、それぞれのニーズに合わせた活用が可能です。
Asanaのタスクを手動で管理している場合、Outlookへの共有ミスや漏れが発生しやすくなります。
しかし、AsanaとOutlookを連携することで、決まった時間に自動化を起動できるため、ヒューマンエラーを防止できるでしょう。
たとえば、<span class="mark-yellow">指定した時間にAsanaのタスクをOutlookで共有する自動化を活用することで、タスクの共有を忘れるといった事態を避けられそうです。</span>
また、タスクを正確に共有できるため、間違ったタスク情報を取得する心配がなくなるでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「特定のスケジュールになったらAsanaからタスク情報を取得しOutlookで送信する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Yoomのスケジュールトリガー機能で特定のスケジュールになったら、Asanaのタスク情報をAPIを介して受け取り、OutlookのAPIを通じてメールを送信することで自動化を実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
AsanaとOutlookをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
あらかじめ、マイアプリ登録を行うことで、自動化設定が容易に進められます。
まず、Asanaのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
「アプリ名で検索」からAsanaを検索するか、アプリ一覧から探してください。
以下の画面が表示されたら、Asanaにログインしましょう。
続いて、Outlookのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同じように、一覧からOutlookを探すか、検索欄で検索してください。
以下の画面が表示されるので、Outlookにログインしましょう。
AsanaとOutlookがマイアプリ画面に表示されていれば、登録完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、以下のページで変更してください。
最初に、指定したスケジュールになったらフローボットが起動する設定を行うため、「指定したスケジュールになったら」をクリックします。
こちらでは、スケジュールトリガーを利用します。
以下では例として、毎日9時にフローボットが起動する前提で設定を行います。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
スケジュール設定
設定後、「保存」をクリックしましょう。
続いて、Asanaの設定を行うため、「タスクの詳細を取得」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
以下の画面が表示されるので、説明の通りに「タスクID」を設定してください。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
続いて、Outlookの設定を行うため、「メールを送る」をクリックしてください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
次に、「メール内容」の設定を行います。
「To」にメールを送る宛先を入力しましょう。
スクロールし、任意で「件名」を設定してください。
次に、「本文」を設定してください。
Asanaのアウトプットを活用して設定を行うことで、Outlook上でタスク内容を確認できます。
赤枠内のアウトプットをクリックすると、アウトプットが表示されます。
以下に例として本文を設定したので、参考に設定してみてください。
以下の画面が表示されるので、「メールの送信内容」を確認しましょう。
問題なければ、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するかチェックしてください。
今回使用したテンプレートはこちらです。
他にもAsanaとOutlookを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Asanaでタスクが完了したら、Outlookで完了メールを自動通知するフローです。
完了したタスクをOutlookで通知できるため、スピーディーに完了タスクの確認ができます。
チーム全体のタスク管理をしているチームリーダーなどに特におすすめの自動化です。
2.Outlookにメールが届いたら、自動的にAsanaにタスクを追加するフローです。
Outlookに届いたお問い合わせメールの内容を基にAsanaにタスクを自動追加できるため、手作業の手間が省けます。
顧客からの問い合わせに対して、より対応がしやすくなるでしょう。
3.Outlookにメールが届いたら、自動的にAsanaにメール内容をタスクとして追加し、Chatworkに通知するフローです。
取引先との連絡にOutlookを活用し、社内でChatworkを使用している場合におすすめのタスク共有方法です。
Outlookのメール内容からAsanaにタスクを追加できるため、タスクの追加漏れやミスを防ぎます。
AsanaとOutlookを連携することで、タスク情報を定期的に共有することができます。
Yoomのスケジュールトリガーを活用すれば、指定したタイミングでタスクを共有できるため、タスクの優先度の確認に役立つでしょう。
この自動化により、手作業で起こりがちだったタスクの共有漏れやミスを防ぎ、正確なタスク情報をチーム内に共有できます。
今回ご紹介したテンプレートは、ニーズに合わせてフローボットの起動時間が柔軟に変更できる点が大きな魅力です。
Yoomを活用して、タスク管理の効率化を図りましょう。
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