【ダブり保留中】AsanaとSlackを連携して、Asanaで期日を過ぎたタスクをSlackに自動通知する方法

プロジェクト管理ツールのAsanaとチームコミュニケーションツールのSlackを連携させることで、タスク管理と情報共有を効率化できる可能性が高まるでしょう。
本記事では、それぞれのアプリを連携してAsanaで期日を過ぎたタスクをSlackに自動通知する方法を解説します。
この自動化により、タスクの遅延を見逃さず、チーム全体で効率よくタスクに対応できる環境を構築できると予想されます。
このアプリ連携は、プログラミング不要で簡単に導入可能です。本記事を参考に、ぜひ導入をお試しください。

こんな方におすすめ

AsanaとSlackを連携し、タスク遅延リスクを低減したいチームリーダー
複数部署でプロジェクトを進行しているが、情報共有に課題を感じている各部署の担当者
リモートワーク環境下での効率的なタスク管理を模索しているマネージャー

AsanaとSlackの連携メリットと具体例

メリット1：プロジェクト進行の遅延リスクを低減

Asanaで期日を過ぎたタスクをSlackに通知する仕組みにより、遅延の早期発見と対処がサポートされます。
タスクの遅延は、プロジェクト全体の進行に影響を与える可能性が高いため、早めの対応が重要です。
例えば、イベント準備のプロジェクトにおいて、納品物のデザインが遅れている場合、通知を受けたメンバーが速やかにリソースを調整し、問題を解消するためのプランを立てるシナリオが予想されます。
さらに、このプロセスの自動化により、管理者がタスクの遅延を見逃すリスクが減り、プロジェクトがスケジュール通りに進む可能性が高まります。

メリット2：チーム間のコミュニケーション強化

Asanaで管理しているタスクが期日を過ぎた際、Slackに自動で通知が送られる仕組みは、チーム間のスムーズな情報共有を促進します。
その結果、進行状況の見落としや認識のズレが減少し、チームメンバー全員がタスクの進捗を正確に把握できるようになるかもしれません。
例えば、複数の部署が関与するプロジェクトにて、一部のタスクが遅延していることが関連部署の全員がすぐに確認できるため、適切なフォローやサポートが可能になると予想されます。
また、Slack上でコメントやアクションを行えるため、問題解決のスピード向上と、プロジェクト全体の進行が滞りにくくなる効果が期待できます。
この仕組みは、特にリモートワークやハイブリッド勤務が増える中で、場所の制約を超えてコミュニケーションを強化する重要な役割を果たすかもしれません。

メリット3：タスク管理の透明性向上

タスクが期日を過ぎるとSlackに通知されることで、個々のタスクの進捗状況や遅延の理由が可視化され、プロジェクトの透明性向上に寄与します。
この透明性は、管理者やチームリーダーが特定の問題に迅速に対応するために不可欠であると考えられます。
例えば、大規模なプロジェクトでメンバーが複数のタスクを抱えている場合、どのタスクを優先的に対応すべきかを早めに判断できると予想されます。
さらに、透明性の向上により、メンバー全員がタスクを遂行しやすい環境が整備されることが見込めるため、チーム全体の信頼感向上が期待できます。

それではここからノーコードツールYoomを使って、Asanaで期日を過ぎたタスクをSlackに自動通知する方法をご説明します。

[Yoomとは]

Asanaで期日を過ぎたタスクをSlackに自動通知する方法

Slackの提供するAPIを用いてSlackの指定のチャンネルに期日が昨日までのタスクを通知することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

AsanaとSlack、ChatGPTをマイアプリ連携
テンプレートをコピーする
スケジュールトリガーを設定し、Asanaで期日が昨日までのタスクを読み込む
ChatGPTで通知用のメッセージを作成して、Slackに通知する
トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

Yoomに登録している方はログインし、未登録の方は無料登録後に設定を進めてください。

ステップ1：AsanaとSlack、ChatGPTをマイアプリ連携

まずAsanaとSlackをマイアプリに連携します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし「+新規接続」からAsanaを検索しクリックしてください。

画面が切り替わり「Google で続ける」またはメールアドレスを入力する欄が表示されます。
いずれかの方法でサインインすると、Asanaの連携が完了します。

次に、「+新規接続」からSlackを検索してください。

Slackにサインイン済みの場合は、画像のようなページが表示されます。
未サインインの場合は、「ワークスペースにサインインする」画面からサインイン操作を行いましょう。
別のワークスペースを利用する場合は、画面右上の「別のワークスペースを追加する」から設定を変更できます。
サインイン後は、画面下部の「チャンネルを検索」から通知先のチャンネルを選び、「許可する」をクリックすると、Slackのマイアプリ連携が完了します。

次に、「+新規接続」からChatGPTを検索してください。

ChatGPTのマイアプリ登録方法を参照し、「アカウント名」と「アクセストークン」を設定して「追加」をクリックすると、ChatGPTの連携が完了します。

次に、フローボットのテンプレートを使用して設定を進めましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックしてコピーを完了してください。

ステップ2：スケジュールトリガーを設定する

次に、スケジュールトリガーを設定します。
「毎日10時に起動」をクリックしてください。

「タイトル」と「スケジュール設定」を設定します。
「タイトル」は、任意編集が可能です。
「スケジュール設定」は、「日付指定」「曜日指定」「Cronの設定」から選択できます。
今回は曜日指定を使用して「毎日午前10時」にフローを実行するよう設定しました。

日付指定は、「毎月何日の何時」にフローを実行するか設定できます。
画像は「毎月15日の午前9時」に設定されています。

Cronの設定は、より細かく日時指定ができます。
画像は「毎週月曜日から土曜日まで21:00に実行」に設定されています。
※Cronの設定方法はこちらをご覧ください。
各項目の設定後、「保存する」をクリックしてください。

ステップ2：Asanaで期日が昨日までのタスクを読み込む

次に、Asanaで期日が昨日までのタスクを読み込む設定を行います。
「期日が昨日までのタスクの一覧を取得」をクリックしてください。

次のページで「Asanaと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に編集できますが、トリガーアクションは変更せずに「次へ」をクリックしてください。

「ワークスペースID」と「プロジェクトID」は、入力欄をクリックすると表示される候補からIDを選択してください。
「期日」は、入力欄をクリックし、「日付」の「昨日」から「%Y-%m-%d」を選択してください。
各項目の設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。

アウトプットに表示されている情報を確認し、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3：ChatGPTで通知用のメッセージを作成する

※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

次に、ChatGPTで通知用のメッセージを作成します。
「通知用のメッセージを作成」をクリックしてください。

タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。

「メッセージ内容」には、ChatGPTに指示する具体的な内容を設定します。

今回は、Asanaから読み込んだタスク名と期日の一覧を候補から選択し、タスク名と期日のセットに整理するように指示しました。
「ロール」は、ユーザー、システム、アシスタントから任意で選択できます。選択しない場合はuserが指定されます。
「temperature」は注釈を参照し、0～2未満の値で指定できます。
「最大トークン数」は、生成される回答に許可されるトークン数を指定できます。
「モデル」は、メッセージ作成に使用するChatGPTのモデルを任意で選択できます。
各項目の設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。

アウトプットにて、作成されたメッセージ内容を確認し、「保存する」をクリックしてください。

ステップ4：Slackに通知する

続いて、Slackにメッセージを送信する設定を行います。
「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。

タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。

「投稿先のチャンネルID」は、入力欄をクリックし表示された候補からチャンネルIDを選択してください。
「メッセージ」は、入力欄をクリックしChatGPTの返答内容を選択してください。その他のメッセージ内容は任意で追加することができます。
設定後に、「テスト」をクリックして Slackへのメッセージ送信を確認してください。

アウトプットの内容とSlackへのメッセージ送信を確認後、「保存する」をクリックしてください。

「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。
これでAsanaで期日を過ぎたタスクがSlackに自動で通知されます。

AsanaとSlackを使ったその他の自動化例

他にもAsanaとSlackを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1. Asanaのプロジェクトに新しいタスクが追加されたらSlackにメッセージを送付

プロジェクトに新しいタスクが追加されるとSlackに通知され、タスクの発生状況を、メンバー間で共有できます。これにより、タスクの見逃しを防ぎ、また対応の優先順位付けもサポートします。

2. Asanaでタスクが完了したらSlackに通知

タスク完了の情報がSlackに通知され、進捗状況をチーム全体で把握できるようサポートされます。これにより、メンバー間で認識が統一され、次のタスクへのスムーズな移行が期待されます。

3. Slackに投稿された内容をAsanaにタスクとして追加する

Slackで投稿された内容を基にAsanaにタスクを登録することで、情報の共有と管理が効率化されます。これにより、Slackで指示された内容が正確にタスク化される環境整備をサポートします。

まとめ

AsanaとSlackを連携することで、タスク管理と情報共有の効率化が期待できます。
特に、期日を過ぎたタスクを自動でSlackに通知する仕組みは、遅延リスクの低減とプロジェクトの透明性向上に寄与するでしょう。
これにより、チーム全体が素早く的確に対応でき、プロジェクトの成功率が高まると予想されます。
Yoomのアプリ連携はプログラミング不要で、簡単に導入できます。この機会に、業務効率化をぜひ体験してください。