BacklogとMicrosoft Teamsを連携して、Backlogに課題が追加されたらMicrosoft Teamsに通知する方法

チームメンバーにタスクを把握してもらいたい時は、Backlogなどのタスク管理ツールに追加しつつ、常用しているコミュニケーションツールを活用することが多いのではないでしょうか。そうすることで、メンバーに対してスムーズにタスクを周知してもらいやすくなりますよね。
しかし、この場合はメッセージの送信とタスクの追加という2つのアクションが必要となります。
<span class="mark-yellow">そこで今回はBacklogとMicrosoft Teamsを連携し、タスク管理がスムーズに行いやすくなるアプリ連携を紹介します。</span>
作業の手間や負担を軽減するためにも、ぜひご活用ください。

こんな方におすすめ

メインコミュニケーションツールにMicrosoft Teamsを使用しているチーム
タスク管理にBacklogを使用しているチーム
タスクの振り分けや作成を行うリーダー
メンバーへの通知業務の手間を少しでも効率化したい方
タスクの漏れや抜けを防止したい方

BacklogとMicrosoft Teamsの連携メリットと具体例

メリット1：メッセージが自動で送信される

BacklogとMicrosoft Teamsの連携をすることで、課題を作成すると指定したチャネルへメッセージが自動送信されます。
例えば、新しいタスクをメンバーに周知してもらう場合、Backlogに新規の課題を作成した後にMicrosoft Teamsにアクセスし、メッセージを作成する必要があります。
今回の連携を導入すれば、このような一連のプロセスが自動化されるため、業務フローの短縮となる可能性が高まるでしょう。

メリット2：新しいタスクの共有スピードが上がる

今回の連携により、Backlogに課題を追加したことがMicrosoft Teamsのチャネルメンバーに素早く伝わる可能性があります。
例えば、Backlogに新しい課題が追加されたことを把握するためには、Backlogにアクセスする必要があります。
しかし、業務に集中している場合、頻繁に確認することは少々難しいのではないでしょうか。
そこで今回の連携を導入すれば、常用しているコミュニケーションツールに通知が届くため、新しい課題に気が付きやすくなるはずです。これによりタスク開始までの空白の時間を短縮できることも見込めます。

メリット3：繰り返しの作業を防止する

Backlogに課題を作成した後にMicrosoft Teamsにメッセージを送信する担当者は、2つのツールに同じデータを入力することとなります。メンバーに対し確実にタスクを周知してもらうためには不可欠なアクションではありますが、二度手間に感じることはありませんか？
BacklogとMicrosoft Teamsのアプリ連携を行えば、このような手間は解消できる可能性があります。
これにより繰り返しの作業がなくなり、今よりも効率的にタスク管理が行え、業務負担が軽減するはずです。

それではここからノーコードツールYoomを使って、「Backlogに課題が追加されたらMicrosoft Teamsに通知」方法をご説明します。

[Yoomとは]

Backlogに課題が追加されたらMicrosoft Teamsに通知する方法

まず、Backlogに課題が作成されたら、BacklogのAPIを利用してデータを取得します。
そして、Microsoft TeamsのAPIを用いてメッセージを送信することが可能です。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。

BacklogとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携
Backlogの起動設定
Microsoft Teamsの特定のチャネルにメッセージを送信する設定
トリガーボタンをONにして、BacklogとMicrosoft Teamsの連携動作を確認

まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。

ステップ1：BacklogとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携

Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

BacklogとYoomの連携

1.検索する

検索ボックスにBacklogと入力し、Backlogのアイコンをクリックします。

2.ドメインの入力

ドメインを入力します。
ドメイン＝スペースIDとなるため、ログイン画面などから取得し入力してください。下記画像の赤枠の部分をペーストしましょう。

3.許可する

上記の画面に移行します。
赤枠の「許可する」をクリックしてください。

Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です。

Microsoft TeamsとYoomの連携

1.ログインする
‍Microsoft365にログインしましょう。Microsoft365にログインしておくことで、マイアプリ連携が素早く完了します。

※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

2.検索する

Microsoft Teamsのアイコンをクリックします。

3.連携完了

すぐに画面が切り替わります。上記の表示がされれば連携完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。

画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。

ステップ3：Backlogの起動設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
‍「【コピー】Backlogに課題が追加されたらMicrosoft Teamsに通知」をクリックします。‍

3.アプリトリガーを選択

Backlogのアイコンの「Backlogに課題が追加されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。‍

4.トリガーの起動間隔の設定

まずは起動間隔を設定しましょう。

トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

5.IDの入力

ボックス下部の補足に従い設定しましょう。

6.テストの実行

設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。

ステップ4：Microsoft Teamsの特定のチャネルに送信する設定

1.アプリと連携する

Microsoft Teamsのアイコンの「チャネルにメッセージを送る」を選択してください。
次へを押します。‍

2.投稿先のIDを設定する

各IDを設定しましょう。ボックスをクリックします。

一覧表示された中からチャネルを選択しましょう。
チャネルIDも同様に設定可能です。

3.投稿メッセージを作成する

Microsoft Teamsへ投稿する内容を設定します。
テンプレートを活用しているため、あらかじめ設定されていますが、任意でメッセージを変更することも可能です。
なお、Backlogに作成した課題データを挿入することもできます。ボックスをクリックしてください。

Backlogのアイコンをクリックします。

画像のようにデータが一覧表示されるため、追加したいデータを選択しましょう。

記号をもちいてレイアウトを整えると読みやすくなります。
また、Microsoft Teamsの改行にはHTMLタグの<br>を活用するためご注意ください。

4.テストの実行

設定ができたら、下部にあるテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押しましょう。

※テストを行うと実際にメッセージが送信されるためご注意ください。

5.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

今回使用したフローボットテンプレート
Backlogに課題が追加されたらMicrosoft Teamsに通知

BacklogやMicrosoft Teamsを使ったその他の自動化例

他にも、BacklogやMicrosoft Teamsを使った自動化の例をいくつか紹介します。

1.Backlogの課題のコメントで自身がメンションされたらMicrosoft Teamsに通知する

自分に対してのコメントの把握がしやすくなり、確認漏れなどを防ぎやすくなる可能性が高まります。今回のテンプレートとの併用もおすすめです。

2.Microsoft Teamsで特定のメッセージが投稿されたらBacklogに課題を登録する

Microsoft Teamsにタスクデータを送信することで、Backlogに自動で課題が作成されます。タスク作成の手間を省きながら新しい課題をメンバーに通知可能になるはずです。

‍

3.Backlogで課題が登録されたらGoogleスプレッドシートにも追加する

課題について詳細なデータを記載・共有したい場合におすすめです。データ転記が自動化され、業務負担の軽減も見込めます。

まとめ

業務をスムーズに行ったり、メンバーと円滑にタスク共有を行うためには、コミュニケーションツールの活用は欠かせません。しかし、Backlogに課題を作成した上でMicrosoft Teamsにも同じ内容を通知するというのは、少々手間に感じるのではないでしょうか。
そのような時こそ今回のアプリ連携がおすすめです。今まで手間をかけていたメッセージの送信が自動化されるため、業務負担が改善できる可能性が高まります。
Yoomはプログラミング不要でアプリ連携が可能なため、すぐに自動化を導入できます。ぜひこの機会にお試しください。