ChatworkとSalesforceを連携して、Chatworkでメッセージが投稿されたらSalesforceに活動履歴を登録する方法

ステップ1:ChatworkとSalesforceのマイアプリ登録

ChatworkとSalesforceをYoomに接続するため、マイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。

まず、Chatworkのマイアプリ登録をしましょう。
はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の「新規接続」ボタンをクリックします。

検索窓に「Chatwork」と入力すると、アイコンが出てくるのでクリックします。

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下記の画面が出てくるので、赤いボタンの「許可」をクリックし、Chatworkにログインします。
これでChatworkの登録は完了です。

同様にSalesforceも登録しましょう。

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Chatworkの登録と同様に、Yoomのマイアプリメニューにアクセスし、「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「Salesforce」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。

クリックすると下記の画面が表示されるので、ログインします。
これでSalesforceの登録も完了です。

ステップ2:テンプレートをコピーする

マイアプリが登録できたら、次にテンプレートをコピーします。
下記の「Chatworkでメッセージが投稿されたらSalesforceに活動履歴を登録する方法」と書かれているバーの右に表示されている「試してみる」をクリックします。

クリックすると、テンプレートのコピーが完了します。
もしこれができない場合は、Yoomのログインができていないかもしれません。

Yoomをまだ利用したことがない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

ステップ3:Chatworkのトリガー設定

次に、Chatworkのトリガー設定を行います。
まずは、下記の画面の「Chatworkのアイコン」の欄をクリックします。

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最初に表示される画面では、特段操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」をクリックしましょう。

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次に、「トリガーの起動間隔」と「ルームID」を入力します。

「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

「ルームID」は、欄をクリックすると選択肢のタブが出てくるため、該当するルームをクリックします。

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最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テストの完了」と出たらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。

ステップ4:テキストからデータを抽出する

次にChatworkのテキストからデータを抽出する設定を行います。
ここは、あらかじめ初期入力がされているため、バナー右のアイコンが設定済みの表示になっています。クリックして中身を確認しましょう。
※AI機能はチームプラン以上で利用できます。

まずは、下記画面の赤枠をクリックします。

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クリックすると、下記のような画面が表示されます。
この画面の項目は、あらかじめ初期入力されているので、内容を確認して「次へ」をクリックします。

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次は、「対象のテキスト」と「抽出したい項目」を確認します。

対象のテキストはあらかじめChatworkからの「メッセージ内容」が入力されています。
「抽出したい項目」はテキストから抽出したい内容について記載します。

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最後に青いボタンの「テスト」を入力し、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。

ステップ5:Salesforceでレコード検索を設定

次にSalesforceでレコード検索を設定します。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックします。

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最初に出てくる画面では特段操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」をクリックしましょう。

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次に、「検索フィールド名」と「値」を入力します。

「検索フィールド名」は、オブジェクトマネージャーから確認が可能です。
また、「値」は下記画像のように、ステップ4でテキストから抽出した「会社名」を入力しましょう。

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次に「マイドメインURL」と「取得するフィールド項目」を入力します。

「マイドメインURL」は、Salesforceの画面で「設定>私のドメイン」と進み、確認しましょう。
「取得するフィールド項目」には、「取引先ID」と入力しましょう。

※活動履歴をsalesforceに登録する際に、「取引ID」の情報が必要になります。

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最後に青いボタンの「テスト」を入力し、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。

ステップ6:Salesforceの活動履歴登録の設定

最後に、Salesforceの活動履歴登録を設定します。
下記画面の赤枠部分をクリックします。

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最初に表示される画面では、特段操作することはありません。
記載内容を確認して、「次へ」をクリックしましょう。

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次に、「マイドメインURL」と「取引先ID」を入力します。

「マイドメインURL」はステップ5と同様に、Salesforceの画面から確認します。‍

「取引先ID」は、ステップ5で取得したIDをアウトプットする形で入力します。
欄をクリックすると選択肢のタブが出てくるため、該当するものをクリックしましょう。

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次に「件名」、「日付」、「優先度」、「コメント」を入力します。

「件名」は下記画面のように、ステップ4で取得したデータからアウトプットして入力します。
「日付」は、初期設定で入力されているので内容を確認します。

その後、「優先度」を選択肢から選び、最後に「コメント」を入力します。
「コメント」は、初期設定でチャットワークからアウトプットされた「活動履歴」が入力されています。

次に青いボタンの「テスト」を入力し、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。

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最後に下記画面で「トリガーをON」をクリックして全てのステップは完了となります。

その他のSalesforceを使った自動化の例

他にもsalesforceを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Slackでメッセージが投稿されたらSalesforceに活動履歴を登録するテンプレート

Slackでの会話内容がSalesforceに反映されるため、情報の追加漏れを回避できます。また、毎回手動でデータを追加していると、入力ミスなどの人的エラーのリスクが伴いますが、自動化によりこのようなリスクも軽減されることが期待できます。

2.Salesforceで取引先が登録されたらBoxに自動で取引先毎のフォルダを作成するテンプレート

Salesforceで取引先が登録された際に、Boxに自動で取引先毎のフォルダが作成されることで、ドキュメント管理の手間を大幅に削減できるというメリットがあります。また、営業担当者は取引先ごとにフォルダを手動で作成する手間を省け、より効率的に業務を行うことが期待できます。

3.Salesforceからfreee会計に取引先を追加するテンプレート

Salesforceからfreee会計に取引先を自動で追加されることで、手動の入力作業が不要になり、データの一貫性を保ちやすくなります。これにより業務の効率化が実現し、スタッフはより重要な業務に集中することが期待できます。

まとめ

以上、Chatworkでメッセージが投稿されたらSalesforceに活動履歴を登録する方法を紹介いたしました。

現代では、さまざまな職fi場で「チャットツール」や「顧客管理システム」を活用されており、効率的な業務運営に欠かせないツールです。しかし、2つのツール間でのデータの反映や共有は、手作業であると大きな手間になってしまうでしょう。

このような課題の対策として、Chatworkでメッセージが投稿された際に、Salesforceに活動履歴を登録する自動化が挙げられます。これにより、手動でのデータ入力を省くことでスタッフは他の業務に集中でき、ミスの削減にもつながります。また、チーム全体での情報共有がスムーズになり、顧客満足度の向上も期待できるでしょう。

本記事で紹介した方法を活用して、ぜひ自社の業務プロセスに導入してみてください。