ConfluenceとGoogleドキュメントを連携して、Confluenceでページが作成されたらGoogleドキュメントで新しいドキュメントを作成する方法

ステップ1：ConfluenceとGoogleドキュメントをマイアプリ連携

ConfluenceとGoogleドキュメントをYoomに接続するため、マイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。

まず、Confluenceのマイアプリ登録をしましょう。
はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の「新規接続」ボタンをクリックします。

検索窓に「Confluence」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。

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下記画面でConfluenceにログインすると、マイアプリにConfluenceが追加されます。これで登録は完了です。
同様に、Googleドキュメントも登録してみましょう。

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Confluenceと同様に、Yoomのマイアプリメニューにアクセスし、「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「Googleドキュメント」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックし、Googleにログインして完了です。

ステップ2：テンプレートをコピー

マイアプリが登録できたら、次にテンプレートをコピーします。
下記の「Confluenceでページが作成されたらGoogleドキュメントで新しいドキュメントを作成する」と書かれているバーの右に表示されている「試してみる」をクリックします。

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クリックすると、テンプレートのコピーが完了します。
もしこれができない場合は、Yoomのログインができていない可能性があります。

Yoomをまだ利用したことがない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

ステップ3：Confluenceのトリガー設定

次にConfluenceのトリガー設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠をクリックします。

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最初に表示される画面では、特段操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」をクリックしましょう。

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次は、「トリガーの起動間隔」と「クラウドID」を入力します。

「トリガー」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

「クラウドID」は、欄をクリックすると選択肢のタブが出てきます。
該当するIDを選択します。

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最後に青いボタンの「テスト」を入力し、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。

ステップ4：Confluenceのページ取得を設定

次に、Conferenceのページ取得の設定をします。
まずは下記画面の赤枠をクリックします。

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最初に表示される画面では、特段操作することはありません。
記載内容を確認して、「次へ」をクリックしましょう。

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次に、「クラウドID」と「コンテンツID」を入力します。

「クラウドID」は、ステップ3で選択したConfluenceのクラウドIDを入力します。
「コンテンツID」には、下記画像のようにConfluenceからアウトプットした「ページID」を入力します。

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以下には、10項目ありますが、すべて任意記入となっています。
ご自身の任意の項目と内容を入力してください。

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最後に青いボタンの「テスト」を入力し、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。

ステップ5：データの操作・変換を設定

次に、データの操作・変換を設定します。まずは下記画面に赤枠部分をクリックします。

ここはあらかじめ設定がされているため、バナー右のアイコンが「設定済み」の表示になっています。
中身を確認しましょう。
※AI機能はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

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最初に表示される画面では、特段操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」をクリックしましょう。

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次の画面では、「対象のテキスト」と「変換ルール」を記載します。

「対象のテキスト」は、Confluenceのアウトプットから「ページ本文」を選択します。
「変換ルール」には、下記画像のような指示を記載します。

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ステップ6：Googleドキュメント作成の設定

次に、Googleドキュメント作成の設定をします。
下記画面に赤枠部分をクリックします。

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最初に表示される画面では、特段操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」をクリックしましょう。

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次に、「ドキュメントのタイトル」を入力します。

欄をクリックすると、選択肢の画面が表示されます。
下記画面のように、Confluenceからアウトプットされた「ページタイトル」を入力します。

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最後に青いボタンの「テスト」を入力し、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。

ステップ7：Googleドキュメントのテキスト追加の設定

次に、Googleドキュメントのテキスト追加の設定を行います。
まずは、下記の赤枠部分をクリックします。

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最初に表示される画面では、特段操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」をクリックしましょう。

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次に、「ドキュメントID」を入力します。
欄をクリックすると下記画面のように選択のタブが出てくるため、該当するものを選択します。

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次に入力するのは「追加するテキスト」です。
ステップ5で取得した「変換後のテキスト」のアウトプットを入力します。

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最後に青いボタンの「テスト」を入力し、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。

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最後にトリガーをONにしてすべてのステップが完了です。

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Confluenceを使ったその他の自動化例

他にもConfluenceを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Google スプレッドシートで行が追加されたら、Confluenceにページを作成するテンプレート

プロジェクトの立ち上げ、リード獲得、新規顧客との取引開始時に、プロジェクトや顧客、案件ごとにページを自動作成し、情報管理を効率化できます。自動同期により転記作業が不要となり、作業時間を短縮できるほか、入力ミスやページ作成漏れ、作成先スペースの誤りなどの防止が期待できます。

2.Confluenceでページが作成されたらNotionでページを作成するテンプレート

Confluenceでページが作成された際に、Notionでページが作成される自動化を導入することで、ドキュメントの一元管理が容易になります。また、更新情報を複数のプラットフォームで確認する手間が省け、情報の最新性の確保ができるでしょう。

3.Confluenceでページが作成されたらSlackに通知するテンプレート

この自動化により、Confluenceにアクセスしてページ作成の確認の手間を省くことで、業務効率を改善することが期待できます。また、チームメンバー間での連携がスムーズになることで共同作業の効率も向上するでしょう。

まとめ

以上、Confluenceでページが作成されたらGoogleドキュメントで新しいドキュメントを作成する方法をご紹介しました。

用途に応じて様々なドキュメントツールを活用している会社は多くあります。ただ、複数のツールを使い分けているとツール間での最新データの反映や更新がしにくく、手間に感じるケースもあるでしょう。

ConfluenceとGoogleドキュメントによる自動化の連携は、こういった課題の解決を実現します。この自動化により、作業効率の向上、データベースのデータ精度の維持、社内の連携強化といったメリットがあります。ぜひ、この連携を業務プロセスに導入してみてください。