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ビジネスの現場では、情報共有のスピードと確実性が業務効率を左右します。Confluenceでドキュメントを管理し、LINE WORKSでコミュニケーションを行っている企業も多いでしょう。これらを連携させることで、新しい情報が追加された際に自動で通知が届く仕組みを構築できます。本記事では、ConfluenceとLINE WORKSを連携し、ページ作成時にLINE WORKSへ自動通知する方法をご紹介します。
Confluenceで新しいページが作成されると、LINE WORKSで自動的に通知が送られるため、最新情報が即座に、関係者に届きます。例えば、プロジェクトの進捗報告ページを作成した際、LINE WORKSの通知を通じてチームメンバー全員がリアルタイムに内容を把握できます。これにより、情報共有の遅れによる業務停滞を防ぎ、迅速な意思決定が可能になります。特にリモートワークや多拠点展開している企業では、この仕組みが大いに役立ちます。
手動で情報を共有する場合、通知漏れや確認忘れが生じるリスクがあります。しかし、ConfluenceとLINE WORKSを連携させ、自動で通知を行うことで、重要な情報を確実に届けることができます。例えば、会議の議事録をConfluenceにアップロードすると、自動的にLINE WORKSで関係者へ通知されます。これにより、情報の見落としを防ぎ、スケジュール管理やタスクの遂行がスムーズになります。
ConfluenceとLINE WORKSの連携により、異なる部署やチーム間での情報共有が促進されます。例えば、マーケティング部門が新商品のプロモーション計画をConfluenceで共有すると、LINE WORKSを通じて営業チームにも即時に通知が届きます。営業チームはその情報を元に顧客対応を迅速に行えるため、組織全体の連携が強化され、成果の向上につながります。
それではここからノーコードツールYoomを使って、Confluenceでページが作成されたらLINE WORKSに通知する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Confluenceのデータベースにレコードが登録されたことをConfluenceのAPIを利用して受け取り、
LINE WORKSが提供するAPIを用いて、LINE WORKSの指定のチャンネルにConfluenceで登録されたレコードデータを通知することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
・ConfluenceとLINE WORKSをマイアプリに登録する
・テンプレートをコピー
・フローの起点となるConfluenceのトリガー設定と、その後に続くLINE WORKSのオペレーション設定
・トリガーをONにして、ConfluenceとLINE WORKSの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
まず初めにConfluenceのマイアプリ登録を行います。
ここでは、連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。
Yoomのワークスペースにログインし、マイアプリの画面内で＋新規接続をクリックします。
検索窓にConfluenceと入力し、表示された候補をクリックします。
Confluenceのログイン画面からメールアドレスを入力し、ログインを行いましょう。
次にLINE WORKSの連携を行います。
検索窓にLINE WORKSと入力し、表示された候補をクリックしましょう。
LINE WORKSと連携するため必要事項を入力し、「追加」をクリックしましょう。
※マイアプリ登録方法について詳しくはこちらをご覧ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Yoomのフローボットの設定を進めていきます。
以下の画像のような画面が表示されるので、赤枠の箇所をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択の画面では、今回連携するConfluenceのアカウントで間違いがないかをクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定の画面になるため、内容に従って入力しましょう。
・トリガーの起動間隔：5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
・クラウドID：入力欄をクリックすると「候補」が表示されます。
連携したConfluenceのクラウドIDが表示されるため、任意のクラウドIDをクリックしましょう。
入力が完了したら、「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。
続いて「ページを取得」をクリックします。
API接続設定の画面が表示されるので内容に従って入力しましょう。
この設定画面でも先ほど同様「候補」から入力できます。
最後にLINE WORKSの設定を行います。
以下の画面の赤枠の箇所をクリックしましょう。
表示内容に従って内容を入力しましょう。
・ボットID：連携したConfluenceから候補が表示されます。任意のIDを入力しましょう。
・トークルームID：対象のトークルームにボットが参加している必要があります。トークルーム画面のメニューにある「チャンネルID」をクリックすると表示されるIDがトークルームIDです。
・メッセージ：LINE WORKSに通知されるメッセージを任意で入力しましょう。
入力箇所をクリックすると「アウトプット」が表示されます。
今回連携したLINE WORKSにあるボットIDが候補に表示されるので、通知を受け取りたいボットIDをクリックし入力しましょう。
最後にLINEWORKSで受け取るメッセージを任意で入力しましょう。
この箇所もアウトプットを使用することで、入力を簡単に行うことが可能です。
入力できたら「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。
最後に以下の画面が表示されるのでトリガーをONにしましょう。フローボットが自動で起動します。
以上で自動化の設定は完了です。今回使用したテンプレートは以下です。
①Confluenceでページが作成されたらNotionでページを作成する
Confluenceでページが作成されたらNotionでページを作成するフローです。このフローを活用することで、Confluenceでページが作成されたらNotionでページを作成することで、ドキュメントの一元管理が容易になります。 Confluenceを使って情報共有やナレッジ管理を行っている方、Notionを利用してタスクやプロジェクト管理を行っている方におすすめのフローです。
②kintoneでコメントが投稿されたらLINE WORKSに通知する
kintoneでコメントが投稿されたらLINE WORKSに通知するフローです。このフローを使えば、kintoneにコメントが投稿されると、自動的にLINE WORKSに通知が届きます。これにより、プロジェクトメンバーはリアルタイムでコメントを確認することができ迅速な対応が可能になります。kintoneへのコメント投稿をリアルタイムで把握したい方、kintoneの更新状況を把握してチームの進捗管理に役立てたい方におすすめです。
③LINE WORKSでメッセージが投稿されたらHRMOS勤怠に打刻を登録する
LINE WORKSでメッセージが投稿されたらHRMOS勤怠に打刻を登録するフローです。このフローでは、LINE WORKSの特定のトークルームにメッセージが投稿されるとHRMOS勤怠への打刻を自動化できるため、打刻漏れの低減に有効です。日々の業務開始連絡をLINE WORKSに投稿している方、従業員の勤怠管理をHRMOS勤怠で行っている方におすすめです。
ConfluenceとLINE WORKSの連携により、情報共有のスピードアップやミスの防止、チーム間の連携強化が実現できます。手動作業を自動化することで業務効率が向上し、重要な情報を確実に届けることが可能です。本記事の手順を参考に、ぜひ自社の業務プロセスに取り入れてみてください。ノーコードで簡単に設定できるため、専門的な知識がなくても導入できます。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
ぜひYoomの自動化を利用し、業務の効率化を実感してみてください。
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