How to integrate freee HR Labor with WordPress to automatically add a user to WordPress when an employee is registered in freee HR Labor

For companies looking to streamline organizational management, automating business processes will be crucial.
Integrating freee HR with WordPress and automating the addition of users to WordPress when employees are registered in freee HR is effective.
This will smooth out the onboarding process for new employees and facilitate information sharing.
Additionally, it eliminates the need for manual user additions, reducing the risk of human error.

Recommended for

Those who are already using freee HR and WordPress and are considering integration
Managers looking to streamline the onboarding process for new employees
Those who want to reduce manual work and use their time effectively

Benefits and Examples of Integrating freee HR and WordPress

Benefit 1: Useful for Onboarding

By automatically adding users to WordPress based on employee information registered in freee HR, you can facilitate the onboarding of new employees.
For example, new employees can easily access the necessary materials for onboarding just by logging into the WordPress internal portal.
This allows them to start work smoothly from the first day and engage in self-learning beforehand.
This automation is especially recommended for companies considering expansion or during the new fiscal year when the number of new employees increases.

Benefit 2: Reduction of Manual Work

Automating the addition of users to WordPress prevents delays and errors in manual registration.
For instance, if you manually create accounts for new employees, there is a possibility of incorrectly registering usernames or passwords.
However, by entrusting user additions to automation, you can reduce such risks and create users based on accurate data.
This will smooth out user creation and allow easy access to necessary data within the company.

Benefit 3: Real-Time Information Sharing

By integrating freee HR and WordPress, users are added to WordPress simultaneously when employees are registered in freee HR, allowing quick access to the internal portal.
By pre-saving business manuals and important company information on WordPress, employees can quickly access the data.
For example, in a remote work environment, you can share internal data with all employees, saving effort.
This will create an environment where new employees can start working immediately upon joining.

Now, let's explain how to use the no-code tool Yoom to "add users to WordPress when employees are registered in freee HR."

[What is Yoom]

How to Create an Integration Flow between freee HR and WordPress

You can achieve automation by receiving employee data registered in freee HR via API and using WordPress's API to add users.
Generally, programming knowledge is required to achieve this, but with the no-code tool Yoom, you can easily achieve it without programming knowledge.

The integration flow is created through the following major processes.

Register freee HR and WordPress as My Apps
Copy the template
Set the trigger for freee HR, which serves as the starting point of the flow, and the subsequent WordPress operation settings
Turn on the trigger button and verify the integration operation between freee HR and WordPress

If you are not using Yoom, please register for free from here.
If you are already using Yoom, please log in.

Step 1: Register freee HR and Labor and WordPress as My Apps

Let's register freee HR and Labor and WordPress as My Apps to connect them to Yoom.
Registering as My Apps in advance will allow you to proceed with automation settings smoothly.

First, register freee HR and Labor as My Apps.
Click "My Apps" → "New Connection" on the left side of the Yoom screen.

When the following screen appears, search for freee HR and Labor in the search bar or find it from the list.

When the "Start App Integration" screen appears, scroll down and click "Allow".

Next, register WordPress as My Apps.
Search for WordPress or find it from the list in the same way as before.
When the following screen appears, configure the settings within the red frame.

Once freee HR and Labor and WordPress are displayed in My Apps, check the settings.

Step 2: Copy the Template

To set up automation, click "Try it" on the banner below.

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。変更する場合は、以下の画面で変更を行ってください。最初に、freee人事労務の設定を行うので、「従業員が登録されたら（Webhook）」をクリックしましょう。ステップ3:フローの起点となるfreee人事労務のトリガー設定とその後に続くWordPressのオペレーション設定以下の画面が表示されるので、設定を確認します。 - 「タイトル」→自由に変更可能 - 「freee人事労務と連携するアカウント情報」→相違がないか確認 - 「トリガーアクション」→従業員が登録されたら（Webhook）以下の画面が表示されたら、赤枠内をクリックし、Webhook URLをコピーしましょう。 freee人事労務のWebhook設定方法は、こちらを確認してください。設定後、Webhookイベントを送信するか、トリガーとなるイベントを実行して「テスト」をクリックします。続いて、freee人事労務で従業員情報を取得する設定を行うので、「従業員情報の取得」をクリックしてください。以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。 - 「タイトル」→自由に変更可能 - 「freee人事労務と連携するアカウント情報」→相違がないか確認 - 「アクション」→従業員情報の取得以下の画面が表示されたら、「事業所ID」を候補から選択します。候補は入力欄をクリックすることで、表示されます。該当する事業所IDを選択してください。次に、「従業員ID」を設定します。「従業員が登録されたら（Webhook）」のアウトプットから、従業員IDを選択しましょう。アウトプットは、赤枠内の矢印をクリックすると表示されます。スクロールし、先ほどと同様に「従業員が登録されたら（Webhook）」のアウトプットから選択して設定をしましょう。設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。続いて、対象の文字列から特定の文字列以前を抽出する設定を行うので、「特定の文字列以前を抽出」をクリックします。「テキストからデータを抽出する」の設定方法は、こちらを確認しましょう。 ※WordPressのユーザー作成時にユーザー名やパスワードが必須項目のため、メールアドレスの@より前を抽出して割り当てます。以下の画面が表示されたら、「タイトル」を確認し、変更する場合は以下の画面で変更してください。スクロールし、「抽出対象」の設定を行いましょう。「従業員情報の取得」のアウトプットから、「メールアドレス」を選択します。次に、「特定の文字列」の設定を行いましょう。メールアドレスの＠以前の文字列を抽出する設定を行うため、「＠」を設定してください。設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。続いて、WordPressの設定を行うので、「ユーザーを作成」をクリックしてください。以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。 - 「タイトル」→自由に変更可能 - 「WordPressと連携するアカウント情報」→相違がないか確認 - 「アクション」→ユーザーを作成以下の注意事項を確認しましょう。こちらからプラグインをWordPressにインストールし、有効化してください。次に、「ユーザー名」を設定します。「特定の文字列以前を抽出」のアウトプットから「抽出した値」を選択しましょう。スクロールし、「メールアドレス」を設定します。「従業員情報の取得」のアウトプットから「メールアドレス」を選択してください。最後に「パスワード」の設定を行います。「ユーザー名」を設定したときと同様に、「抽出した値」を設定しましょう。他にも必要な項目があれば、設定を行い、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。ステップ4:トリガーボタンをONにして、freee人事労務とWordPressの連携動作を確認最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。フローボットが正常に起動するか確認してください。今回使用したテンプレートはこちらです。

Other Examples of Automation Using WordPress

There are many other examples of automation using WordPress on Yoom, so here are a few.

1. A flow that automatically notifies Google Chat when an article is published on WordPress.
This allows you to easily receive notifications of article postings on WordPress.
It is convenient for sharing article publication information within the team.

2. This is a flow to automatically add a post to Google Sheets when it is published on WordPress.
By adding articles published on WordPress to Google Sheets, you are freed from the task of transcription.
Since manual input is not required, you can prevent registration errors and omissions.

3. This is a flow for automatically posting new articles to WordPress using the content from Google Forms.
‍Based on the responses from Google Forms, you can post new articles on WordPress, saving you the effort of posting manually.
This automation is especially recommended for those who take a long time to create articles or want to post frequently.

Summary

By integrating freee HR labor management with WordPress, you can save the hassle of manual work and facilitate smooth onboarding for new employees.
This automation makes it easier for new employees to access the internal portal and check necessary documents.
Additionally, it eliminates the hassle of adding users in WordPress, preventing delays and errors.
Take advantage of this template to quickly share data.