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企業において、情報共有とスケジュール管理はプロジェクトの成功に欠かせない要素です。
多くの企業がGaroonで予定を管理し、Slackでチーム間のコミュニケーションをとっていますが、連携することでさらに便利になります。
本記事では、Garoonで登録した予定をSlackに通知する方法を解説します。
これにより、チーム全員が最新のスケジュールを共有でき、業務効率が大幅の向上するでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、Garoonで登録した予定をSlackに通知する方法をご説明します。
[Yoomとは]
GaroonのAPIを利用して予定の内容を受け取り、それをSlackのAPIを用いて通知することで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGaroonとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Garoonと検索し、以下の画面で必須項目を登録してください。
ログイン名はGaroon右上歯車マークを選択し、cybozu.com共通管理から確認できます。
組織とユーザーの設定画面に進み、赤枠の欄からご自身のログイン名を探してください。
続いてSlackと連携します。
下記の画面でサインインしてください。
GaroonとSlackがマイアプリに連携されていればOKです。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Yoomをお使いの方はログインして、初めての方は会員登録をお願いします。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「予定が登録されたら」を選択します。
アカウント情報を確認し、次に進みましょう。
ここでGaroonに、以下のようなテスト予定を作成します。
フローボットの設定に戻り、テストを行いましょう。
予定の内容がアウトプットに反映したら保存します。
続いて「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしましょう。
こちらもアカウント情報を確認し、次に進みます。
必須項目の設定をお願いします。
メッセージは画像のように、アウトプットを活用して作成しました。
こちらもテストし、成功したら保存します。
Slack側を確認してみましょう。
無事に予定内容が通知されていますね。
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
Yoomではテンプレートを、自身の業務に合わせてカスタマイズすることが可能です。
デフォルトではオフになっているので、オンにすることでフローボットが完了した通知を受け取ることができます。
Yoomを開かなくてもフローボットの完了を確認できるので、便利です。
今回のフローボットはSlackに通知するものですが、さらにフローを追加してGoogle スプレッドシートにGaroonの予定を転記することも可能です。
過去の予定を確認したいとき、SlackやGaroonから探すのは大変です。
これを活用すれば、一覧で過去の予定を確認できるようになり便利ですね。
今回使用したフローボットはこちら↓
その他にも、YoomにはGaroon・Slackを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!
1.Garoonでワークフローが承認されたらSlackに通知するフローです。
ワークフローの承認ステータスを手動で確認し、通知するのは手間ですよね。
このフローを使えば承認後すぐに通知されるので、後続業務がスムーズに進みそうです。
2.毎日Garoonで承認待ちの申請データを取得しSlackに通知するフローです。
業務に忙しく、承認作業が後回しになっている方必見です。
このフローを使うと承認待ちのデータが毎日通知されるので、承認漏れが防げそうです。
3.Garoonのワークフローで申請された取引先をboardの発注先に登録するフローです。
承認を確認し、手動でboardに発注先を作成するのは手間ですよね。
このフローであれば承認されてからフローが動くので、承認確認しなくても自動で発注先が登録できて便利です。
Garoonで予定が登録されたらSlackに自動通知されるようにすることで、予定をすぐに全員が把握できるようになります。
これにより、個別にスケジュールを確認する手間が省け、情報共有もスムーズに進むことが期待できます。
例えば、営業会議の予定がGaroonに登録されるとSlackに自動通知されるので、会議を設定した人が参加者個々に予定の連携をする必要がなくなります。
また、通知には日時や場所、参加者が含まれるため、「予定の見落とし」や「認識違い」といったミスが防止されます。
結果として、業務全体の効率が向上し、よりスムーズな進行が可能になるでしょう。
このフローを活用することで、必要な対応がスピーディーに行えます。
特に、緊急の会議や顧客訪問の予定が突然発生した場合でも、Slackで通知を受け取ることで、すぐに準備を行うことが期待できます。
例えば、営業担当者は急遽入った新規の来客予定などをすぐに確認できるため、スピーディな対応が可能です。
また、Slack上で通知内容を元にディスカッションやタスク割り振りを行えるため、具体的なアクションに繋がる仕組みを作れるでしょう。
Garoonで登録されたスケジュールが自動でSlackで通知されることで、異なる部署間の連携がスムーズになります。
例えば、開発チームがGaroonに進捗会議の予定を登録した際に、営業チームにもその情報がSlackで共有されることで、必要な準備が遅滞なく進められるでしょう。
これにより、各部署間の情報共有が強化され、コミュニケーション不足によるミスや遅れが防止されます。
さらに、Slack上で通知内容についての補足情報を共有したり、関連タスクを割り振ることも見込まれます。
結果として、部門間での連携が密になり、業務の精度とスピードの向上が期待できます。
今回は「Garoonで登録した予定をSlackに通知する」フローボットを紹介しました。
GaroonとSlackの連携により、情報共有の迅速化や対応スピードの向上、業務連携の強化が期待できます。
特に、チーム全体で最新のスケジュールをタイムリーに共有できることで、業務効率が大幅に向上するでしょう。
ぜひ本記事で紹介した方法を活用し、GaroonとSlackを連携してみてください。
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