Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しChatworkに自動通知する方法

手作業が中心の契約書管理をもっと正確かつ効率的に行いませんか？
本記事では、Gmailで受信した契約書をOCRで読み取り、kintoneに追加し、Chatworkに通知する自動化を解説します。
この自動化により、手作業で行っていた業務が自動化されるため、手間を省くことができます。
また、登録ミスや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確に契約書情報を管理できるでしょう。
さらに、Chatworkで契約書情報を共有することで、簡単にチームメンバーに通知できます。

こんな方におすすめ

Gmail・kintone・Chatworkを個別に活用し、契約書管理に時間がかかっている方
契約データの登録や通知を自動化し、正確に管理したい方
複数のシステムを上手く活用しながら、チーム内へ共有したい方

Gmail・OCR・kintone・Chatworkの連携メリットと具体例

メリット1:手作業の手間を省く

毎日膨大な契約書を手作業で確認し、管理する作業は多くの時間と労力を奪いかねません。
一方、OCRを活用した契約書管理の自動化は、手作業を省き、担当者の負担を軽減できます。
たとえば、Gmailに届いた契約書をOCRが自動で読み取り、そのデータをkintoneに登録し、Chatworkに通知することで、契約書管理の効率化が期待できます。
これにより、契約書管理に長い時間を割く必要がなくなり、担当者は優先度の高い業務に専念できるようになるでしょう。

メリット2:契約書の管理を正確に行う

契約書のデータ登録を手動で行うと、締結日や会社名の誤入力は避けられません。
たとえば、締結日や契約終了日の登録ミスが起こると、契約更新などに影響するでしょう。
そのため、契約書情報をOCRで読み取り、kintoneに登録する自動化を活用すれば、重要なデータを正確に管理できます。
特に、期限が厳しいプロジェクトにおいて、この自動化は大きな手助けとなるでしょう。
さらに、Chatworkへの自動通知も可能になるため、誤送信のリスクも防止も期待できます。

メリット3:チーム内への情報共有が容易になる

Gmailに届いた契約書をkintoneに登録し、Chatworkに自動通知することで、チーム内の共有が容易になります。
たとえば、複数のプロジェクト関係者に契約書情報の通知が必要な場合でも、この自動化を活用すれば、簡単に共有できるでしょう。
これにより、通知が必要なメンバーへの通知漏れや共有の遅れを防ぎ、スピーディーに共有可能です。
また、契約書内容をChatworkで確認し、そのまま話し合いに活用することもできるので、非常に便利です。

それではここからノーコードツールYoomを使って、「Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しChatworkに通知する」方法をご説明します。

[Yoomとは]

Gmail・OCR・kintone・Chatworkの連携フローの作り方

Gmailで受信した契約書をGmailのAPIを利用して受け取り、Yoomが提供するOCRを組み合わせることで、読み取った契約書情報をkintoneの提供するAPIを用いて、データベースに追加することで実現できます。
また、Chatworkが提供するAPIを用いることで、通知することもできます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

Gmail・kintone・Chatworkをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
フローの起点となるGmailのトリガー設定とその後に続くOCR・kintone・Chatworkのオペレーション設定
トリガーボタンをONにして、Gmail・OCR・kintone・Chatworkの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:Gmail・kintone・Chatworkをマイアプリ登録

Gmail・kintone・ChatworkをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
事前にマイアプリ登録を行うことで、自動化設定が簡単になります。

まず、Gmailのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、アプリ一覧からGmailを探すか、検索欄で検索します。

以下の画面が表示されるので、Gmailにログインしてください。

次に、kintoneのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同様に、kintoneを検索欄で検索するか、一覧から探しましょう。
以下の画面が表示されたら、赤枠内の設定を行ってください。
こちらからkintoneのマイアプリ登録方法を確認しましょう。

次に、Chatworkのマイアプリ登録を行いましょう。
検索欄でChatworkを検索するか、一覧から探してください。
以下の画面が表示されるので、Chatworkにログインします。

Gmail・kintone・Chatworkが自身のマイアプリに表示されていれば、登録完了です。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合は、該当箇所をクリックして変更しましょう。
まず、Gmailの設定から行うので、「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるGmailのトリガー設定とその後に続くOCR・kintone・Chatworkのオペレーション設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
※特定のラベルで受信したメールに契約書が添付されている前提で作成しています。

「タイトル」→自由に変更可能
「Gmailと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→特定のラベルのメールを受信したら

以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」を5分、10分、15分、30分、60分から選択しましょう。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるので、注意してください。

次に、「ラベル」を設定しましょう。
候補から該当するラベルを選択してください。
候補は枠内をクリックすると、表示できます。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

次に、契約書の情報をAIを利用して読み取る設定を行うので、「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
※OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
AIオペレーションは一部有料プランのみ利用できる機能です。
他のプランで設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができるので、この機会にお試しください。

以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

「タイトル」→自由に変更可能
「アクション」→契約書（6500文字以内）を読み取る（15タスク）

以下の注意事項をご覧ください。

次に、「ファイルの添付方法」を設定しましょう。
取得した値を使用するので、以下のように設定してください。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

次に、kintoneの設定を行うので、「レコードを追加する」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

「タイトル」→自由に変更可能
「kintoneと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「実行アクション」→レコードを追加する

kintoneの画面に移動して、テスト用に契約書情報の項目名を設定してください。
以下は例ですので、任意で設定しましょう。

Yoom画面に戻り、「データベースの連携」を設定します。
「アプリID」を説明の通りに設定するか、候補から選択しましょう。

以下の画面が表示されるので、「追加するレコードの値」を設定します。
追加するレコードの値には、先ほどkintoneで設定した項目名が表示されます。
「画像・PDFから文字を読み取る」のアウトプットから項目名に合うアウトプットを選択してください。
赤枠内の矢印をクリックするとアウトプットが表示されます。
他の項目も同じように設定しましょう。

全項目の設定が完了すると、以下のように表示されます。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

次に、Chatworkの設定を行うため、「メッセージを送る」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。

「タイトル」→自由に変更可能
「Chatworkと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→メッセージを送る

以下の注意事項をご覧ください。

次に、候補から「ルームID」を設定しましょう。

スクロールし、「メッセージ内容」の設定を行ってください。
「画像・PDFから文字を読み取る」のアウトプットを活用して、Chatworkで確認したい契約書情報を設定します。
以下は例ですので、任意で設定しましょう。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、Gmail・OCR・kintone・Chatworkの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するかチェックしてください。

今回使用したテンプレートはこちらです。

その他のGmail・kintone・Chatworkを使った自動化の例

他にもGmail・kintone・Chatworkを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.kintoneから1クリックで定型メールをGmailで自動送信するフローです。
‍kintoneのWebサイトからGmailで直接メールを送信できるため、メール作成・送信作業が不要になります。
打ち合わせ後のお礼メールの送信に、定型メールを活用している方におすすめの自動化です。

2.kintoneでレコードが編集されたら、自動的にChatworkに通知フローです。
‍kintoneでのレコード編集をChatworkに通知できるため、編集内容をすぐに確認したい方におすすめです。
レコードの編集をリアルタイムでChatworkに通知されるので、最新の情報を取得できます。

3.Gmailで受け取ったファイルをChatworkに自動転送するフローです。
Chatwork上でGmailのファイルを確認できるので、システム間の移動を減らせすことができます。
手作業で転送する必要がなくなり、担当者の負担を軽減できます。

まとめ

契約書のデータ管理や通知を自動化することで、作業効率向上が期待できます。
これにより、作業負担を軽減しながら正確なデータ管理が可能になるでしょう。
また、Chatworkを活用した契約書情報の自動通知により、チーム内への共有が容易になります。
そのため、通知ミスや共有遅れを防ぎ、契約書情報をスピーディーに把握できるでしょう。
今まで手動で行っていた作業をYoomの自動化に任せて、もっと作業負担を軽減させましょう。