Gmail、kintone、SlackとOCRを連携して、Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知する方法

契約書の内容を一元管理することで、業務に使用する情報の検索など広範囲に活用することができます。しかし、そのために情報を手入力を行うのはヒューマンエラーのリスクがあるだけでなく、手入力の手間や他の業務への影響があります。メールで受信した契約書の情報管理を自動化できたら業務効率化できると思いませんか？この記事では、Gmailで受信した契約書をOCRで自動的に読み取り、kintoneへ登録し、その情報をSlackでチームに通知する方法を紹介しています。これにより、手作業の大幅な削減と情報共有の迅速化を実現できるかもしれません。どのように業務効率化を行うことができるのか、その方法を最後まで確認してくださいね。

こんな方におすすめ

今回の連携は以下のような方々にぜひご活用いただきたいです！

Gmail、kintone、Slackをそれぞれ業務に活用している方
受信した契約書を手作業で管理しているが、業務効率化を図りたい方
契約書情報の正確なデータ入力とヒューマンエラーの防止を求めている方
迅速な通知で、チーム間のスムーズな情報共有を目指している方
契約書データの登録や管理に課題を感じている方

Gmailとkintoneを連携するメリットと具体例

メリット1: 手作業の削減による業務効率化

Gmailで受信した契約書の詳細をOCRで自動的に読み取り、kintoneへ追加することで、情報登録にかかる労力を大幅に軽減できるでしょう。従来はメールから契約書をダウンロードし、内容を手動で確認してkintoneに手入力の必要がありましたが、一連の流れは多くの手間と時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクもありました。しかし、この連携を活用すれば、1日に契約書が多数送られてくる場合でも、迅速にデータを処理できるでしょう。その結果、従業員は他の重要な業務に集中できる環境が整うかもしれません。

メリット2: スピーディーな情報共有による迅速な対応

契約書がkintoneに登録されたら、自動でSlackに通知が送られるため、関係者全員に最新情報をスムーズに共有できます。例えば、新しい契約書が追加された際に、営業や管理部門がすぐに確認できるでしょう。これにより、部署を超えた迅速な情報共有が可能となり、各部門が連携してスピーディーに業務を進められるでしょう。また、情報共有にかかっていた時間や、共有し忘れを回避することで、契約処理の遅延や対応漏れを防止します。確実に通知が行われることで、当事者がスケジュールを守りやすくなり、チーム全体の業務の円滑化が期待できます。

メリット3: データ入力ミスの防止と正確性の向上

この連携では、OCR技術を利用することで契約書の内容を正確にデジタルデータ化し、kintoneに登録できます。これにより、手動登録で発生しがちなヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性の確保につながります。金額や契約日などの重要な情報は、誤入力がトラブルにつながる可能性が高いため、信頼性の高いデータ登録により、業務の質を担保することができるでしょう。この仕組みにより、ミスによる業務のやり直しや顧客とのトラブルを回避でき、よりスムーズな業務運営が期待できるかもしれません。

それではここからノーコードツールYoomを使って、Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知する方法をご説明します。

[Yoomとは]

Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知する方法

Gmailのメールで契約書を受信したことをGmailのAPIを利用して受け取り、Yoomが提供する音声文字起こしと要約するAI機能を組み合わせることで、受け取った契約書情報のテキスト化および要約化を実現することができます。さらにkintoneの提供するAPIを用いてkintoneのデータベースにレコードを登録し、Slackの提供するAPIを用いてSlackの指定のチャンネルにGmailで受信した契約書情報を通知することもできます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成を進めます。

Gmail、kintone、Slackをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
フローの起点となるGmailのトリガー設定と、その後に続くAI、kintone、Slackのオペレーション設定
トリガーボタンをONにして、Gmail、kintone、Slackの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

ステップ1：Gmail、kintone、Slackをマイアプリ連携

はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくとフローの設定がスムーズになりますよ。

【Gmailのマイアプリ登録】
まず、Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

次に、検索窓にGmailと入力し、表示された候補から「Gmail」を選択します。
以下の画面が表示されたら「Sign in with Google」をクリックしましょう。

次に連携するアカウントを選択します。

表示内容を確認して、「次へ」をクリックしましょう。

連携アカウントと内容を確認して、「続行」をクリックしましょう。

【 kintoneのマイアプリ登録】
検索窓にkintoneと入力し、表示された候補から「kintone」を選択します。
kintoneとすでに連携している場合、自動で設定が完了します。

以下の画面が表示されたら、赤枠内の設定を行います。kintoneのマイアプリ登録の方法は、こちらを確認してください。

【 Slackのマイアプリ登録】
検索窓にSlackと入力し、表示された候補から「Slack」を選択します。‍
以下の画面が表示されたら、投稿先チャンネルを選択し、「許可する」をクリックしましょう。

マイアプリにGmail、kintone、Slackが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：Gmail「特定のラベルのメールを受信したら」のトリガーを設定

いよいよ、自動化の設定を行っていきます！
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。

クリックすると以下のような画像が出てくるのでOKを押します。

以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。

最初にGmailの設定を行うため、「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしましょう。
クリックしたら下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Gmailと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→特定のラベルのメールを受信したら

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

詳細の設定を行いましょう。
まずトリガーの起動間隔を設定しましょう。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

次にラベルを候補から指定しましょう。
今回は、わかりやすく「契約書」というラベルを作成し、設定しました。

設定が完了したら、実際に契約書を添付したメールを送付してみましょう。
「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

ステップ3：「画像・PDFから文字を読み取る」、kintone「レコードを追加する」、Slack「チャンネルにメッセージを送る」のアクションを設定

次にメールで受信した契約書をAIで読み取るオペレーションを設定しましょう。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしましょう。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

注意事項に目を通してください。
ファイルの添付方法を指定します。
今回はGmailで受信した契約書のファイルを使用するので、「取得した値を使用」「添付ファイル1」とそれぞれ設定します。

追加で抽出したい項目を必要があれば設定しましょう。
設定完了後、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

kintoneにレコードを登録する設定をします。
「レコードを追加する」をクリックし、下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「kintoneと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「実行アクション」→レコードを追加する

設定が完了したら、スクロールで画面を進めます。

連携するデータベースを設定しましょう。
候補から選択、または、データベースのURLから取得し設定を行います。

kintoneのデータベースも確認しましょう。
今回は「画像・PDFから文字を読み取る」でデフォルトで取得できる項目で設定しました。
契約書やご自身の業務に合わせて、項目の設定を行ってくださいね。

Yoomの設定に戻ります。
内容を確認し、詳細の設定を行いましょう。

追加する値をデータベースの項目ごとに指定していきます。
フローが起動するごとの値を入れるために、アウトプットを使用しましょう。
アウトプットを使用することで、契約書ごとの内容をkintoneに登録できます。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。

入力欄をクリックすると、下に「画像・PDFから文字を読み取る」で取得したアウトプットの候補が出現します。
それぞれ項目ごとにアウトプットを入力し、「テスト」を実行しましょう。
「テスト」が成功したら、「保存する」をクリックして完了です。

最後にSlackでメッセージの送信を行いましょう。
「チャンネルにメッセージを送信する」をクリックし、下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Slackと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→チャンネルにメッセージを送る

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

詳細の設定を行います。
はじめに投稿先のチャンネルIDを指定しましょう。
入力欄をクリックすると、候補が表示されるので選択しましょう。

送信するメッセージ内容を設定しましょう。
今回は以下のように設定を行いましたが、任意で設定してくださいね。
変動的な値はアウトプット、定型的な文章は直接入力をそれぞれ設定することで、契約書に合わせた内容を通知することができますよ！

設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：Gmail、kintone、Slackの自動化の動作設定

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。

設定おつかれ様でした！

Gmail・kintoneを使ったその他の自動化例

他にも、Gmailとkintoneを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.kintoneにレコードが登録されたらGmailに送信する

はじめに紹介するのは、レコードの登録があったらGmailでメールを送信するフローです。主なコミュニケーションツールにGmailを使用している方は、レコードの登録をkintoneを確認しなくても把握できます。

2.お問い合わせメールから情報抽出・Gmailで一次メール返信し、kintoneに格納する

次に紹介するのは、お問い合わせメールを受信したら、自動でメールを送付し、kintoneにも登録するフローです。問い合わせを送信した人に、すぐにメールを自動で送信することで、一次対応を素早く行うことができるでしょう。

3.kintoneから1クリックで見積書を発行しGmailで送付する

最後に紹介するのは、Chrome拡張機能を使用するフローです。kintoneのサブテーブルを使用して見積書の詳細項目を取得し、帳票の自動作成を行うことで、書類送付の円滑化を実現できるでしょう。

まとめ

Gmail、kintone、Slackを連携することで、受信した契約書の情報管理を大幅に効率化できます。手入力の削減や情報共有の迅速化など、多くのメリットを享受できるでしょう。自動化を導入することで、業務の効率化と生産性の向上が期待できるでしょう。ぜひYoomを活用して、アプリの連携をしてみませんか？自動化を導入して、ご自身の業務がどれだけ効率化するか確認してみてくださいね。