Gmailで受信した契約書をOCRで読み取ってkintoneへ追加しMicrosoft Teamsに通知する方法

Gmailで受信した契約書を効率的に管理するための自動化プロセスを紹介します。
日々メールで送られてくる契約書を手動で処理していくのは、書類の確認や管理システムへの情報の転記など細かな手順が多数あり、思いの外多くの時間を費やす作業となっていませんか？
「この作業、地味に時間がかかるな・・」
「この時間を使って別の業務を進めたいな・・」
と、誰しもが日々仕事をする中で感じたことがあるのではないかと想像します。
そこで本記事では、OCR技術を活用して契約書を読み取り、kintoneに自動で追加しMicrosoft Teamsに通知する方法を解説します。
Yoomを活用することで、Gmailとkintone、Microsoft Teamsを連携することで、Gmailに届いた契約書を自動で読み取り、契約書の内容をkintoneのデータベースへ自動で追加することができるため、手動でのデータ入力の手間を省くことができます。
また、契約書の情報が追加されたことを、Microsoft Teamsへ自動通知されるため、チームメンバー間での進捗状況の共有が円滑になることが期待されます。
プログラミング知識不要で業務効率化を目指す方に最適な自動化ツールです。
自動化ツールを活用し業務効率化を図りたい方は、ぜひ本記事をご覧ください。

こんな方におすすめ

今回のご紹介する連携は、以下のような方々にぜひご活用いただきたいです。

Gmail、kintone、Microsoft Teamsをそれぞれ業務で活用している方
受信した契約書を手作業で管理しているが、契約書の内容を整理し、管理できる仕組みを探している方
迅速な通知で、チーム間のスムーズな情報共有を目指し、業務の効率化を図りたい方
契約書データの登録や管理に課題を感じている方

Gmailとkintoneを連携するメリットと具体例

メリット1: 作業効率の向上

契約書管理の自動化により、手作業でのデータ入力や契約書の確認が不要になりそうです。
これにより業務のスピードが向上し、従業員は他の重要なタスクに集中できるようになり、作業効率の向上が期待されます。
特に、法務部門や営業部門では、契約書の処理にかかる時間を大幅に削減できるため、他の重要な業務にリソースを割り当てることができます。
また、契約書のデータがkintoneに自動で追加されるため、契約書の保存・管理が簡素化されます。
検索機能を活用して過去の契約書を迅速に見つけ出すことができ、業務のスムーズな進行に期待できます。

メリット2: エラーの削減

OCR技術により、手動で入力する際のミスが減少します。
契約書の内容を正確に読み取ることで、誤入力や情報漏れを防ぎ、業務の信頼性と正確性の向上に期待できます。
特に、データの一貫性が求められる財務部門や管理部門において、正確なデータ管理が可能となります。
また、契約書データの自動処理により、重要な法的文書が適切に保存することができます。
これにより、文書の取り扱いミスが減り、コンプライアンス違反のリスク低減につながり、法令遵守が厳格に求められる業界において、安心して業務を進めることができそうです。

メリット3: リアルタイムでの情報共有

Microsoft Teamsを活用することで、契約書のデータが更新されるたびにオンタイムで通知が送られます。
チームメンバーはリアルタイムで最新情報を確認することができ、契約業務をより円滑に進めることが可能になります。
特に、プロジェクト管理やチームコラボレーションが重要な場面で効果をより発揮します。
スピード感が求められる契約業務において、リアルタイムでチームメンバー間で共有ができることで契約業務をスピーディーに行うことができるため、
業務の効率化と企業信頼度の向上にもつながりそうです。

[Yoomとは]

Gmailで受信した契約書をOCRで読み取り、kintoneへ追加しMicrosoft Teamsに通知する方法

それでは、ここから実際にYoomを活用して「Gmailで受信した契約書をOCRで読み取る！自動でkintoneへ追加しMicrosoft Teamsに通知する方法」をご説明していきます。

Gmailのメールで契約書を受信したことをGmailのAPIを利用して受け取り、Yoomが提供する音声文字起こしと要約するAI機能を組み合わせることで、受け取った契約書情報のテキスト化および要約化が実現できます。
さらにkintoneの提供するAPIを用いてkintoneのデータベースにレコードを登録し、Microsoft Teamsの提供するAPIを用いてMicrosoft Teamsの指定のチャンネルにGmailで受信した契約書情報を通知することもできます。
一般的に実現するにはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現することができます！

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成を進めます。

Gmail、kintone、Microsoft Teamsをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
フローの起点となるGmailのトリガー設定、AI、kintone、Micrtosoft Teamsのオペレーション設定
トリガーボタンをONにして、Gmail、kintone、Slackの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう！

ステップ１:Gmail、kintone、Microsoft Teamsをマイアプリ登録

はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくとフローの設定がスムーズになります。

【Gmailのマイアプリ登録】
Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

次に、検索窓にGmailと入力し、表示された候補から「Gmail」を選択します。
以下の画面が表示されたら「Sign in with Google」をクリックしましょう。

次に連携するアカウントを選択し、表示内容を確認して、「次へ」をクリックします。
連携アカウントと内容を確認して、「続行」をクリックしましょう。

【 kintoneのマイアプリ登録】
Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。
検索窓にkintoneと入力し、表示された候補から「kintone」を選択します。
※kintoneとすでに連携している場合は、自動で設定が完了します。

以下の画面が表示されたら、赤枠内の設定を行います。
※kintoneのマイアプリ登録の方法は、こちらを確認してください。

【 Microsoft Teamsのマイアプリ登録】
Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。
検索窓にMicrosoft Teamsと入力し、表示された候補から「Microsoft Teams」を選択します。
投稿先チャンネルを選択し、「許可する」をクリックします。

マイアプリにGmail、kintone、Microsoft Teamsが表示されていれば、登録完了です！

ステップ２:Gmailのトリガーアクションを設定

以下のバナーの「試してみる」をクリックして、フローボットをコピーします。

最初にGmailの設定を行います。

「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックします。

クリックしたら下記の設定を行っていきましょう。
・タイトル：必要に応じて変更が可能です
・Gmailと連携するアカウント情報：アカウントが合っているか確認しましょう
・トリガーアクション：「特定のラベルのメールを受信したら」を選択します

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

次に、詳細の設定を行いましょう。
まずトリガーの起動間隔を設定します。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

次に、ラベルを候補から指定しましょう。

わかりやすく「契約書」というラベルを作成し、設定してみました。
ご自身がわかりやすいラベルの名前で作成してみてくださいね！

以上の設定が完了したら、実際に契約書を添付したメールを送付してみましょう！
「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしてください。

ステップ３：「画像・PDFから文字を読み取る」のアクション設定

Gmailで受信した契約書を、AIで読み取るオペレーションを設定していきます。
「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、「次へ」をクリックします。

注意事項に目を通し、ファイルの添付方法を指定します。
追加で抽出したい項目は、必要に応じて適宜設定してください。

設定完了後、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしてください。

ステップ４：kintoneの連携アカウントとアクション、アプリIDを設定

kintoneにレコードを追加する設定をしていきます。

「レコードを追加する」をクリックし、以下の設定をしていきましょう。
・タイトル：必要に応じて変更してください
・kintoneと連携するアカウント情報：連携するアカウントが合っているか確認してください
・実行アクション：「レコードを追加する」を選択します

次に、連携するデータベースを設定していきます。
「候補」から選択するか、データベースのURLから取得して設定をします。

次に、追加する値をデータベースの項目ごとに指定していきます。

こちらには、kintoneで設定した項目名が表示されます。
「画像・PDFから文字を読み取る」のアウトプットを活用して、項目名に合うアウトプットを選択していきましょう。

全ての項目の設定が完了したら「テスト」し、テストが成功したら保存してください。

ステップ５：Microsoft Teamsの連携アカウントとアクションを設定

次に、Microsoft Teamsとの連携設定をしていきましょう。

下記の設定をし、「次へ」をクリックします。
・タイトル：必要に応じて変更が可能です
・アプリ：「Microsoft Teams」が選択されていることを確認します
・Microsoft Teamsと連携するアカウント情報：連携するアカウントを選択してください
・アクション：「チャネルにメッセージを送る」を選択します

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次に、詳細の設定をしていきます。

まずはメッセージ送信先の「チームID」と「チャンネルID」を指定します。
入力欄をクリックすると候補が表示されるので、メッセージ送信先に指定したいチャンネルを選択してください。

次に、メッセージの送信内容を設定していきます。

今回は以下のような内容で設定していますが、チームメンバーが分かりやすい内容で任意に作成してみてください！
「締結日」など変動的な値はアウトプットを活用したり、
定型文は直接入力することで、各契約書に合わせた内容で通知が届くように設定ができます。

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設定が完了したら「テスト」し、テストが成功したら保存しましょう。

ステップ６：トリガーを「ON」にする

最後にトリガーを「ON」にして、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうか、動作確認をしてみてくださいね！

今回ご紹介したテンプレートはこちら。ぜひ活用してみてください。

Gmail・kintoneを使ったその他の自動化例

他にも、Gmailとkintoneを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつかご紹介します。

1. Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しGoogle Chatに通知する

Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しGoogle Chatに通知するフローです。
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しGoogle Chatに通知する自動化フローを導入することで、契約書の受信から登録、そして通知までの一連の作業が自動化されるため、手動で行う時間と手間を削減できます。
また、手作業での入力を減らすことでヒューマンエラーのリスクも低減でき、データの正確性の向上に期待ができます。

‍2. Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知する

Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知するフローです。
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知することで、情報管理が一元化され迅速な対応が可能になるでしょう。
通知機能を活用すれば、関連するメンバー全員が迅速に情報を把握できるため、コミュニケーションの円滑化にも期待ができます。

3. Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しDiscordに通知する

Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しDiscordに通知するフローです。
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しDiscordに通知することで、契約書の受信、登録、関連するチームメンバーへの通知までが自動化でき、業務の効率化を図ることができます。
チームメンバーとの連携もスムーズになり、契約業務の円滑化にもつながります。

まとめ

Gmailとkintoneの連携により、契約書の管理を大幅に効率化することができます。
自動化プロセスを導入することで、手作業の削減、ヒューマンエラーの防止、オンタイムでの情報共有が実現し、事務の信頼性と効率性の向上が期待できます。
特に、法務や営業、管理部門において、業務のスピードアップと正確性の向上が期待できるため、Yoomを導入して、実際にアプリ連携を試してみてはいかがでしょうか？
ご自身の業務がどれだけ効率化されるか、ぜひ実感してください！