Googleフォームの回答を受信したらGoogleカレンダーに自動追加してzoomのミーティングを自動作成する方法

採用業務などで、Googleフォームを用いて情報管理をする企業は、Googleフォームの情報を手動で管理システムへ入力する作業や、スケジュールへの反映に時間がかかっていませんか？
Yoomを活用することで、Googleフォーム、Googleカレンダー、そしてZoomを連携し、Googleフォームの情報を自動でGoogleカレンダーに追加し、その後Zoomのミーティングを自動作成することができます。
これにより手動での入力作業やzoomのミーティング作成の手間を省き、コア業務に時間を費やすことができるため、業務効率化が期待されます。
本記事では、Googleフォームの情報を自動でGoogleカレンダーに追加し、Zoomのミーティングを自動作成する方法を解説します。
自動化ツールの活用で業務の効率化や生産性の向上を図りたい方は、ぜひご覧ください！

こんな方におすすめ

今回の連携は、以下のような方にはぜひ活用いただきたいです！

Googleフォームを活用して情報管理をしている方
zoomを活用してオンラインミーティングやオンラインセミナーを行う方
Googleカレンダーを活用してチームでスケジュール管理をしている方
手作業で情報管理やスケジュール管理をする際のヒューマンエラーを減らしたい責任者
手作業での入力作業やzoomのミーティング作成に手間を感じている方

Googleフォーム・Googleカレンダー・Zoomの連携メリットと具体例

以下のような方々は、今回の連携がおすすめです。

メリット1: 自動登録による業務効率化

Googleフォームの情報を自動でGoogleカレンダーに反映させることで、手動でのスケジュール入力作業を大幅に削減できます。
特に、複数の予定を一度に処理する場合、従業員がフォームに入力された情報を一つ一つカレンダーに登録する作業は非常に時間がかかります。
自動化によって、この時間を他の重要な業務に回すことができ、結果的に業務全体の生産性が向上することが期待されます。
時間を無駄にせず、効率的に運営できる点は大きなメリットになるのではないでしょうか。

メリット2: チームメンバー間の連携強化

Googleカレンダーと連携することで、チームメンバー間の情報共有のプロセスがスムーズになります。
例えば、採用業務でGoogleフォームから応募がくると、Googleカレンダーに自動登録され、Googleフォームを受信してからスピーディーに情報共有をチームメンバー間で行うことができ、対応もスムーズになります。
これにより、別途メールや個別通知などで連絡する手間が省け、効率的にチームメンバーで予定が共有できるため、チーム全体の連携強化が期待されます。

メリット3: 業務運営の品質担保

手動でのデータ入力はどうしてもヒューマンエラーが発生しやすい部分です。
例えば、入力ミスや日付の選択間違い、時間帯の重複などが起こる可能性があります。しかし、このフローを自動化することで、カレンダーへの入力が正確に行われ、スケジュールの重複や誤入力のリスク削減につながります。
特に複数人の面談が同時進行で行われる場合、こうしたミスを減らすことは業務運営の品質を保つためにも非常に重要なポイントです。

[Yoomとは]

Googleフォームの情報をGoogleカレンダーに追加してZoomのミーティングを作成する方法

それでは、ここからは実際にYoomを活用して、プログラミング知識不要で「Googleフォームの情報をGoogleカレンダーに追加してZoomのミーティングを作成する」方法をご説明します。

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

Googleフォーム、Googleカレンダー、Googleスプレッドシート、Zoomのマイアプリ連携
Googleフォームのトリガーの設定
Googleカレンダーアプリと連携
Zoomミーティング自動作成の設定

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今回の連携で使用するフローボットのテンプレートはこちら！

ステップ1：GoogleフォームとGoogleカレンダーをマイアプリ連携

まずはGoogleフォーム、Googleカレンダー、Googleスプレッドシート、Zoomをマイアプリに連携します。

Yoomの画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、画面右側にある「新規接続」からマイアプリ連携を行います。

【Googleフォームとのマイアプリ連携】
検索窓でGoogleフォームを検索し、表示された候補からGoogleフォームアプリを選択します。
下記の画面になったら、「Sign in with Google」をクリックし、連携したいGoogleアカウントを選択してください。

【Googleカレンダーのマイアプリ連携】
検索窓でGoogleカレンダーを検索し、表示された候補からGoogleカレンダーアプリを選択します。
下記の画面になったら、「Sign in with Google」をクリックし、連携したいGoogleアカウントを選択してください。

【Googleスプレッドシートのマイアプリ連携】
検索窓でGoogleスプレッドシートを検索し、表示された候補からGoogleスプレッドシートアプリを選択します。
下記の画面になったら、「Sign in with Google」をクリックし、連携したいGoogleアカウントを選択してください。

【Zoomのマイアプリ連携】
検索窓でZoomを検索し、表示された候補からZoom（OAuth）アプリを選択します。

次に、「Client ID」と「Client Secret」を入力して、連携します。
※「Client ID」と「Client Secret」の確認方法はこちらをご確認ください

マイアプリにGoogleフォーム、Googleカレンダー、Googleスプレッドシート、Zoomが表示されれば、登録完了です！
以下のフローボットのテンプレートをコピーして、自動化設定を進めていきましょう。

ステップ2：Googleフォームのトリガーを設定

Googleフォームのトリガーを設定していきましょう。

下記の画面から、以下の設定をして「次へ」をクリックしてください。
・タイトル：必要に応じて変更が可能です
・アプリ：Googleフォームを選択します
・連携するアカウント情報：連携したいアカウントを選択します
・トリガーアクション：「フォームに回答が送信されたら」を選択します

次に、API接続の設定を行います。

トリガーの起動間隔、連携するGoogleフォームのIDを設定してください。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら保存しましょう。

ステップ3：Googleカレンダーアプリと連携

最初に、Googleカレンダーに予定を作成するためのデータベースとなる、Googleスプレッドシートのアクションを設定します。

まずはレコードの追加について設定していきます。
下記の画面から、以下の設定をしましょう。
・タイトル：必要に応じて変更が可能です
・データベースのアプリ：Googleスプレッドシートを選択します
・連携するアカウント情報：連携したいGoogleアカウントを選択します
・実行アクション：「レコードを追加する」を選択します

次に、データベースの連携をしていきましょう。以下の設定をしていきます。
・スプレッドシートID：連携するGoogleスプレッドシートを候補から選択します
・スプレッドシートのタブ名：連携するスプレッドシートのタブを候補から選択します
・テーブル範囲：レコードを追加するアクションのテーブル範囲を指定してください
※テーブル範囲の指定について、詳しくはこちらをご参照ください

次に、データベース操作の詳細を設定していきます。
Googleスプレッドシートに追加する値を、Googleフォームから取得したアウトプットを引用することで、フォームの回答に合わせたデータをGoogleスプレッドシートに追加することができます。

設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら保存しましょう。

レコード追加について設定が完了したら、「値を取得する」について設定していきます。

Googleカレンダーには、ミーティングの終了時間の設定が必要なため、Googleフォームで開始時間しか取得していない場合は、Google スプレッドシートを経由して、ミーティング開始の30分や1時間後の終了時間を算出して値を取得する必要があります。
ここでは、ミーティング終了時間の値を取得する為の設定を進めていきます。

下記の画面から、以下の設定をし、「次へ」をクリックします。
・タイトル：必要に応じて変更が可能です
・アプリ：Googleスプレッドシートを選択します
・連携アカウト情報：連携したいアカウントを選択します
・アクション：「値を取得する」を選択します

次に、API接続の設定を行います。
下記の画面から、以下の設定をしましょう。
・スプレッドシートのID：連携するスプレッドシートを候補から選択します
・シート名：連携するスプレッドシートのシート名を候補から選択します
・範囲：スプレッドシートから取得したい情報の範囲を指定します^{※ここでは、スプレッドシートの「}^{ミーティング終了時間}^{」のセルを指定しましょう
‍}・方向：複数のセルの値を取得する場合、「行方向」の値を取得するのか、「列方向」の値を取得するのか選択してください
^{※取得する値は「同一行」または「同一列」である必要があります}

設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら保存しましょう。

続いて、Googleカレンダーに自動で予定を作成する為、Googleカレンダーアプリと連携していきます。

下記の画面から、以下の設定をして「次へ」をクリックしてください。
・タイトル：必要に応じて変更が可能です
・アプリ：Googleカレンダーを選択します
・連携するアカウント情報：連携したいGoogleアカウントを選択します
・アクション：「予定を作成」を選択します

次に、API接続の設定を行います。
ここではカレンダーに新しく予定を登録する為に使用するデータの指定をしていきます。

各項目について、以下の設定をしていきましょう。
・カレンダーID：予定を登録するGoogleカレンダーのアカウントのメールアドレスを入力します
・予定のタイトル：Googleカレンダーに登録する予定のタイトルを入力します

・予定の開始日：Googleフォームから取得したアウトプットを引用して開始日を設定します

・予定の開始時間：Googleフォームから取得したアウトプットを引用して開始時間を設定します

・予定の終了日：Googleフォームから取得したアウトプットを引用して終了日を設定します
今回は、面談は翌日までかかる予定ではないと思うので、予定開始日と同じ日付になるよう指定しています。

・予定の終了時間：Googleスプレッドシートから取得した終了時間をアウトプットを引用して設定します

・予定の説明：Googleカレンダーの予定の説明欄に入力する文章を設定します
テンプレートの文章とアウトプットの引用を活用することで、各予定に合わせた説明を設定することができます。

・参加者のメールアドレス：Googleフォームから取得したアウトプットを引用して設定します

・主催者以外の参加者が予定を変更できるかどうか：「許可する」か「許可しない」かを設定します
チームで予定の変更ができるようにする場合は「許可する」を選択し、予定の変更は担当者のみが行う場合は「許可しない」を選択すると良いと思います。

設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら保存しましょう。‍

ステップ4：Zoomミーティングの自動作成を設定

次に、Zoomミーティングの自動作成について設定します。
下記の画面から、以下の設定をして「次へ」をクリックしてください。
・タイトル：必要に応じて変更が可能です
・アプリ：Zoom（OAuth）を選択します
・連携するアカウント情報：連携したいアカウントを選択します
・アクション：「ミーティングを作成」を選択します

次に、API接続の設定を行います。
各項目について、以下の設定をしていきましょう。
・メールアドレス：ミーティングを作成するzoomアカウントのメールアドレスを設定します
・トピック：ミーティングのタイトルを指定します
・パスワード：必要に応じて設定してください

・会議の説明：テンプレートの文章とアウトプットの引用を活用することで、各ミーティングに合わせた説明を設定することができます。

・日付：Googleフォームから取得したアウトプットを引用して日付を設定します

・開始時刻：Googleフォームから取得したアウトプットを引用して開始時刻を設定します

・会議時間：会議にかかる想定時間を設定します
※1時間であれば「60」など、分単位で入力してください

設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら保存しましょう。

全ての設定が完了したら、トリガーを「ON」にして動作確認をしましょう。

設定お疲れ様でした！
ぜひ活用して、業務効率アップを体感してみてくださいね。

今回使用したフローボットのテンプレートはこちら！

Googleフォーム・Googleカレンダーを使ったその他の自動化例

他にもGoogleフォームを使った自動化の例がYoomにはたくさんあります！
いくつか紹介しますので、ご参照ください。

1.Googleフォームの回答を元にGoogleカレンダーに予定を追加し、メールを送る‍

Googleフォームに回答が送信されたら、Googleカレンダーに予定を追加し、メールを送るフローです。
フォームの回答のみで、カレンダー追加からメール送信まで一貫して自動化でき、迅速な顧客対応が可能になります。

2.Googleフォームに回答があったらGoogle Chatに通知する‍

Googleフォームに新しい回答が送信されたら、回答内容をGoogle Chatに通知するフローです。
Googleフォームに新しい回答が送信された直後にGoogle Chatに通知が届くため、迅速な対応が可能となり、チームメンバー間での情報連携がスムーズになることで、効率的な対応が期待できます。

3.Googleフォームでお問い合わせがあったら回答内容をDifyで作成してGoogle Chatに通知する‍

Googleフォームでお問い合わせがあったら、回答内容をDifyで作成してGoogle Chatに通知するフローです。
Googleフォームで受け付けたお問い合わせに対し、手動で回答を作成して対応をするのは時間がかかりますが、自動化することで担当者の負担が減り、他の業務に時間を費やせます。

まとめ

Googleフォーム、Googleカレンダー、Zoomの連携は、業務の効率化と正確性を向上させる一助となるツールです。
Googleフォームを使った新しいデータの追加が自動で反映されるため、フローを定期的にチェックし、問題が発生していないかを確認してくださいね！
各ツールを連携して自動化するとなると、難しいプログラミング知識が必要となりますが、Yoomを活用することで、ノーコードで簡単に自動化が実現できます。これにより、手動での入力作業の手間を省き、業務の生産性を高めることが期待され、結果として業務効率化にもつながります。
ぜひ、日常業務に取り入れて、効率的な業務運営を実感してみてくださいね。