Google スプレッドシートとAsanaを連携して、Google スプレッドシートが更新されたらAsanaのタスクも更新する方法

プロジェクト管理に活用できるAsanaと、汎用性の高いツールであるGoogle スプレッドシートをYoomを使って連携し、更新の自動化を実行してみましょう。

連携の流れは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

・Google スプレッドシートとAsanaをマイアプリ登録
・テンプレートをコピー
・フローの起点となるGoogle スプレッドシートのトリガー設定と、その後に続くAsanaのオペレーション設定
・トリガーボタンをONにして、Google スプレッドシートとAsanaの連携動作を確認

ステップ1：Google スプレッドシートとAsanaをマイアプリ連携

まず最初に使用するいアプリの連携を行いましょう。
フローの設定よりも前にマイアプリ連携を済ませておくと、スムーズにトリガーやアクションの設定ができます。

ではGoogle スプレッドシートの連携から始めましょう！
はじめに、Yoomの外面左側にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

次に検索窓にGoogle スプレッドシートと入力し、表示された候補から「Google スプレッドシート」を選択します。
選択後「Sign in with Google」をクリックし、使用するGoogleアカウントを選択します。

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アカウントを選択したらYoomにログインし、アカウントへのアクセスを続行します。

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これでGoogle スプレッドシートの連携は完了です。

続いてAsanaのマイアプリ連携を行います。
先ほど同様に検索窓にAsanaと入力し、表示された候補から「Asana」を選択します。
AsanaはAsanaにログインしている場合、新規接続を押すとログインしているAsanaのアカウントと自動連携します。

マイアプリにGoogle スプレッドシートとAsanaが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：Google スプレッドシートで行が更新されたら起動するトリガーを設定

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。

クリックすると以下のような画像が出てくるのでOKを押しましょう。

以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。
最初にGoogle スプレッドシートの設定を行うため、「行が更新されたら」をクリックしましょう。

クリックしたら下記の設定を行っていきます。

・「タイトル」→必要に応じて変更可能

・「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認

・「トリガーアクション」→行が更新されたら

使用するGoogle スプレッドシートの設定も行いましょう。
今回は以下のように項目を設定しました。
この時にAsana側のタスクIDが登録されていることが重要です！

Yoomに戻って設定をしていきます。
以下の設定方法を読んで下へスクロールしていきます。

起動するためのGoogle スプレッドシートの設定です。

・トリガーの起動時間：設定してください。
・スプレッドレッドシートID：候補から先ほど設定したGoogle スプレッドシートを選択してください。
・シートID：候補から先ほど設定したGoogle スプレッドシートを選択してください。
※「スプレッドレッドシートID」と「シートID」は注意書きのようにURLから設定もできます。
・テーブルの範囲（始まり）：今回はAと設定
・テーブルの範囲（終わり）：今回はGと設定
・一意の値が入った列：他の列と被ることのない値の入った列を設定してください。
※あらかじめ「ユニークキー」をGoogle スプレッドシートに設定するとわかりやすいです。
・更新を検知したい列：今回はタスクの「期限」を設定

全ての設定が完了したらテストを実行して保存をして、トリガーの設定は完了です！

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ステップ3：Asanaでタスクを更新するアクションを設定

続いては「タスクを更新する」というAsanaのアクションの設定をしていきましょう。
アクションをクリックすると以下のような画面が表示されるので、設定を確認してくださいね。

・「タイトル」→必要に応じて変更可能
・「Asanaと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
・「トリガーアクション」→タスクが更新されたら

画面を進めると詳細の設定画面になります。

スクロールして、まずは「更新対象のタスクID」を設定します。
Google スプレッドシートの行にあらかじめ追加せしていた「タスク ID」のアウトプットを入力してください。

※アウトプットについてはこちらをご覧ください。

次に更新したい内容の設定です。
今回トリガーで更新を感知しているのは「期日」なので、以下のように期日の項目欄に取得したアウトプットを追加します。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ4：アクションを設定

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動するのか、確認してみましょう。

設定お疲れ様でした！！

Google スプレッドシート・Asanaを使ったその他の自動化例

他にもGoogle スプレッドシートとAsanaを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.まずは今回紹介したフローの追加版です。
追加版と更新版を両方使用することで、情報の追加も更新も手作業が省かれて作業効率が上がることが期待できそうですね！

2.次に紹介するフローはAsanaでのタスク追加をトリガーとして、Google スプレッドシートの更新を行うパターンです。
例えばGoogle スプレッドシートの確認でチーム内での情報共有を行っている場合、手作業の必要なく情報共有を実現できます。

3.最後に紹介するフローはAsanaでのタスクの作成、更新どちらにも対応できるフローです。
分岐を使用することで登録の有無を判定して、新規登録と登録情報の更新のどちらかを完了します。
重複したデータの登録を回避するのに役立ちそうですね。
※分岐をするはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。

まとめ

Google スプレッドシートとAsanaの連携は、業務効率を大幅に向上させるだけでなく、情報の整合性を保つための強力な手段です。手作業を減らし、タイムリーな情報共有を実現することで、プロジェクトの進行をスムーズにし、チーム全体の生産性を向上させることができそうです。

これを機に、ぜひ自動化を導入して実務での効果を実感してみてくださいね。