HubSpotとZoomを連携して、HubSpotから会議相手を選択してZoomの会議URLを自動作成する方法

営業や企業間の情報共有の場では、効率的なコミュニケーションと迅速な対応が求められています。
例えば、HubSpotで顧客情報を管理し、Zoomでオンライン会議を行う方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、HubSpotとZoomを連携し、HubSpotから会議相手を選択するだけでZoomの会議URLを自動作成する方法をご紹介します。
この自動化により、従来手動で行っていた会議作成の手間を省くことができ、業務効率の向上が期待できます。
このアプリ連携は、プログラミング不要で簡単に導入できます。本記事を参考に、ぜひ導入をお試しください。

こんな方におすすめ

普段から業務でHubSpotとZoomを活用しており、会議設定の手間を省きたいと考えている営業担当者
複数部門が関与するプロジェクトで、情報共有の効率化を目指しているプロジェクトマネージャー
デジタルツールの操作が苦手な社員でも、簡単に会議URLを生成できる仕組みを探している社内IT担当者
ITツールを活用して、チーム間のスケジュール調整や連携を改善したいと考えているチームリーダー

HubSpotとZoomの連携メリットと具体例

メリット1: 手間の削減と効率向上

HubSpotから会議相手を選択し、Zoomの会議URLを自動生成する仕組みを導入することで、手作業によるスケジュール調整や、会議URL作成の手間を削減できます。
この自動化により、営業やサポートチームは他の業務に集中しやすくなるかもしれません。
例えば、通常であればHubSpotの会社情報を確認後Zoomにアクセスし、確認した情報を基に手動で会議を作成する必要があります。
今回の連携を行うことでこのような一連のフローが自動化されるため、手間が省け、効率の向上が見込めるはずです。

メリット2: チーム間の連携強化

営業担当者やプロジェクトマネージャーがHubSpotのデータを利用してZoomの会議を簡単に設定できるため、チーム間の連携強化が期待できます。
特に、複数部門が関与するプロジェクトでも効率よく会議を設定できるため、情報共有がスムーズになると予想されます。
例えば、マーケティングチームとセールスチームが新規キャンペーンの進捗を共有するため会議を行う場合でも、Zoomの会議設定を手動で行う手間が省けるため、資料準備などに集中しやすくなり、会議の質が向上すると考えられます。

メリット3: ワンクリックでの操作による利便性向上

HubSpotから直接Zoom会議のURLを作成することで、ZoomのアプリケーションやWebページにアクセスする必要がなくなり、会議作成の利便性が向上すると予想されます。
アプリ連携によって、ツールごとに情報を確認したり、設定を行う必要がなくなり、ワンクリックで会議URLが生成されるため、従来よりも手軽にZoom会議を開始できるでしょう。
特に、営業担当者が忙しいスケジュールの中でZoomの会議作成に対応しなければならない場面では、こうした簡易化が時間の節約とスムーズな業務進行に直結すると考えられます。
また、複雑な操作を必要としないため、デジタルツールに不慣れな社員でも簡単に活用できるかもしれません。

それでは、ここからはノーコードツールYoomを使い、HubSpotから会議相手を選択してZoomの会議URLを自動作成する方法をご説明します。

[Yoomとは]

HubSpotから会議相手を選択してZoomの会議URLを自動作成する方法

HubSpotのデータベースに登録されている会議相手の情報をHubSpotのAPIを利用して受け取り、Zoomの提供するAPIを用いてHubSpotから読み込んだ会議相手の情報をもとに、Zoom会議を自動作成することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

HubSpotとZoomをマイアプリ連携
テンプレートをコピーする
HubSpotのデータベースに登録されている会議相手の情報と、会社のプロパティを読み込む
Zoomで会議を作成をする
トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

Yoomに登録している方はログインし、未登録の方は無料登録後に設定を進めてください。

ステップ1. HubSpotとZoomをマイアプリ連携

はじめに、HubSpotとZoomをマイアプリに連携します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」からHubSpotを検索してください。

検索結果からHubSpotをクリックすると、画像のようなページに移行します。
任意の方法でサインインしてください。

確認コードが送信された場合は、登録しているメールの受信ボックスを確認し、入力してください。

最後に、Yoomと接続するアカウントを選択すると、HubSpotの連携が完了します。

続いて、「+新規接続」からZoomを検索し、Zoom（OAuth）をクリックしてください。

次の画面でZoomから取得した「Client ID」と「Client secret」を入力します。
「Client ID」と「Client secret」の取得方法はZoom（OAuth）のマイアプリ登録方法をご覧ください。
入力後に「追加」をクリックしてください。

Zoomのアクセス認証ページが表示されたら、「Allow」をクリックしてください。
これで、Zoomの連携が完了しました。

次に、テンプレートを利用して設定を進めていきましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックしてコピーを完了してください。

ステップ2. HubSpotから会議相手の情報を読み込む

次に、HubSpotから会議相手の情報を読み込む設定を行います。
「会社詳細ページから起動」をクリックしてください。

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今回は、Google拡張機能を使用して設定を行なっていきます。
Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。

「HubSpotと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは編集可能ですが、トリガーアクションは変更せず「次へ」をクリックしてください。

「起動ページのURLサンプル」に、HubSpotのCRMに登録されている会社ページURLを入力し、「テスト」をクリックしてください。
その後、アウトプットに表示された会社情報を確認し、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3. HubSpotから会社のプロパティを読み込む

次に、HubSpotから会社のプロパティを読み込む設定を行います。
「会社のカスタムプロパティを取得」をクリックしてください。

タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。

APIの接続設定を行います。
「会社ID」は、入力欄をクリックし表示された候補から会社IDを選択してください。
「カスタムプロパティの内部名」には、「date_meeting,zoom_minute,zoom_,zoom_title」と入力し、日付データを取得します。
設定後に、「テスト」をクリックしてください。

テストに成功したことを確認した後、アウトプットの「取得する値を追加」をクリックしてください。

次の画面で、date_meeting、zoom_minute、zoom_titleを追加してください。
追加する際は、各項目の横に表示されている青い＋マークをクリックします。
追加する値に項目が表示されたことを確認したら、「追加」をクリックしてください。

※JSON PATHによるアウトプットの取得方法はこちらをご確認ください。

正しく追加されると、アウトプットに項目が表示されます。
問題なければ、「保存する」をクリックしてください。

ステップ4. Zoomで会議を作成をする

次に、Zoomの会議作成に関する設定を行います。
「ミーティングを作成」をクリックしてください。

タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。

「メールアドレス」は、Zoomに登録しているアカウントのメールアドレスを入力してください。
「トピック」、「日付」、「開始時刻」は、入力欄をクリックし、表示された候補からカスタムプロパティの項目を選択してください。
「会議の説明」と「会議時間」は、任意の値を設定してください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックして、Zoomの会議が作成されるか確認しましょう。
会議が作成されたことを確認したら、「保存する」をクリックしてください。

「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。
これでHubSpotから会議相手を選択しZoomの会議URLを作成することができます。

HubSpotとZoomを使ったその他の自動化例

他にもHubSpotとZoomを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1. HubspotのコンタクトページからZoomのミーティングを登録する

HubSpotのコンタクト情報を基にZoomミーティングを設定できます。これにより、会議の準備作業を簡略化し、スムーズなスケジュール管理をサポートします。

2. HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Zoomのウェビナー登録者として追加する

HubSpotで作成された新しいコンタクトを自動的にZoomウェビナーに登録できます。これにより、登録作業を省き、効率的な参加者管理をサポートします。

3. HubSpotでフォームが送信されたら、Zoomのウェビナーに自動で登録する

HubSpotで受信したフォームの情報を元にZoomウェビナーの参加者リストへ登録できます。これにより、登録プロセスの正確性向上と手間削減が期待されます。

まとめ

HubSpotとZoomの連携により、会議設定の手間を大幅に削減し、業務効率の向上がサポートされます。
ワンクリックで手軽に会議を作成できるため、ITツールに不慣れな方でも簡単に操作できると考えられるでしょう。
また、チーム間の連携強化や顧客対応の迅速化を通じて、ビジネス全体の生産性向上が期待できます。
Yoomのアプリ連携はプログラミング不要で、簡単に導入可能です。この機会に業務効率化をぜひ体験してください。