Yoomデータベースに従業員情報が新規登録されたら、自動でカオナビに従業員情報を追加してChatworkに通知する方法

アルバイトを多数雇用する企業など、従業員数が多ければ多いほど、従業員情報の更新や管理に手間や時間がかかっていませんか？
カオナビとChatworkを連携することで、データベースに従業員情報が新規登録されると、自動でカオナビに情報を反映し、Chatworkで通知を行うことが可能になります。
一連のプロセスを自動化することで、新規雇用の度に発生する手入力での従業員情報の新規登録作業を省くことができ、他の業務に時間を費やすことができるため、業務効率アップが期待できます。また、Chatworkにも自動通知が行われるため、チームでの情報共有の円滑化にもつながりそうですね。
本記事では、データベースに従業員情報が新規登録されると、自動でカオナビに情報を反映し、Chatworkで通知をする方法をご紹介します。

こんな方におすすめ

今回ご紹介する連携は、以下のような方におすすめです。

手動での従業員情報の新規登録に手間を感じている方
社内での新規従業員情報の共有をスムーズにしたい方
カオナビとChatworkを業務で活用している方
自動化できる業務は自動化し、業務効率の改善を図りたい責任者
手動によるヒューマンエラーを削減したい責任者

カオナビとChatworkを連携するメリットと具体例

1.正確な従業員情報の管理とヒューマンエラーの防止

データベースに従業員情報を新規登録すると、管理システムの更新作業が自動で行われることで、従業員情報の新規登録に伴う作業時間が削減できるとともに、手動での入力ミスや情報の重複といったヒューマンエラーを防げます。
これによりデータの整合性が保たれ、正確な情報がカオナビやChatworkに反映され、誤った情報がチームで共有されることによるトラブル防止にもつながります。
担当者は他の重要な業務に集中することができ、業務の生産性が全体的に向上することが期待できます。
特に、頻繁に人事情報が更新される企業にとっては、手間を大幅に減らすことができそうです。

2.人事業務の効率化

起点となるデータベースに従業員情報を新規登録するだけで、管理システムの更新から通知までが自動化されることで、作業工数が減り、人事業務の効率化を図ることができます。
各ツールにそれぞれ手動で入力する作業はとても時間がかかり、誤入力や重複登録などのヒューマンエラーも起きやすい作業ではないでしょうか？
個人情報を取り扱うことが多い人事業務では、誤入力などのミスの削減や、余裕をもったリソースを確保することは重要なポイントですよね。
自動化することでミスが削減されると、再入力の手間も省くことができ、結果的に業務効率の改善につながります。

3.社内の情報共有の円滑化

雇用する従業員数が多ければ多いほど、社内での情報共有にタイムラグが発生しませんか？
従業員の新規登録が行われると自動でChatworkに通知が行われることで、関連部門へ個別に通知する手間を省くことができ、社内での情報共有がスムーズになります。
正確な情報をタイムリーに共有することで、関連部門が新規雇用に付随するオンボーディングの準備などの業務をスピーディーに対応でき、社内連携の円滑化にも期待ができます。
また、社内連携が円滑化されることで結果的に業務効率もあがり、組織全体の業務パフォーマンスの向上にもつながりそうです。

[Yoomとは]

データベースに従業員情報が登録されたら自動でカオナビに情報を追加してChatworkに通知する方法

ここからは実際にノーコードツールYoomを活用して、「データベースに従業員情報が登録されたら自動でカオナビに情報を追加してChatworkに通知する方法」をご説明します。
一連のプロセスを自動化するためには、一般的には難しいプログラミング知識が必要ですが、Yoomを活用することで、プログラミング知識がなくても簡単に自動化設定することが可能です。

今回の連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで設定を進めます。

・カオナビとChatworkをマイアプリ登録
・Yoomデータベースのトリガー設定
・カオナビとChatworkのアクション設定
・トリガーをONにして動作確認

Yoomをまだ利用していない方は、まずはこちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう！

今回使用するフローのテンプレートはこちらです。

ステップ1：カオナビとChatworkをマイアプリ連携

はじめに、使用するアプリをマイアプリ登録します。
事前にマイアプリ登録を行うことで、その後の自動化フローの設定がスムーズに進みます。
マイアプリ登録は、Yoomの画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、画面右側にある「+新規接続」をクリックします。

【カオナビのマイアプリ登録】

検索窓にカオナビと入力し、表示された候補からカオナビを選択します。
下記の画面に遷移したら、「アカウント名」と「APIトークン」を入力して「追加」をクリックします。
※カオナビの詳しいマイアプリ登録方法はこちらをご参照ください
※base64エンコードについて詳しくはこちらをご参照ください

【Chatworkのマイアプリ登録】

検索窓にChatworkと入力し、表示された候補からChatworkを選択します。
Chatworkのログイン画面に遷移したら、連携したいアカウントでログインしてください。

ログイン後、以下の画面が表示されたら「許可」をクリックしましょう。
※すでにChatworkにログインしている場合は、上記のログイン画面ではなく以下の画面から表示されます

マイアプリにカオナビとChatworkが表示されていれば、登録完了です！

以下のテンプレートをコピーして、自動化設定を進めていきましょう。
「試してみる」をクリックすると、テンプレートをコピーすることができます。

ステップ2：Yoomデータベースのトリガー設定

Yoomの画面左側にある「マイプロジェクト」から、上記のテンプレートがコピーされていることを確認してください。

まずは、Yoomデータベースのトリガー設定をします。
使用するYoomデータベースの設定を確認しましょう。今回は以下のように新規雇用の従業員一覧を設定してみました。
※項目は任意で設定が可能です
※カオナビとの連携の際にユニークキーとして使用する「社員番号」の設定は必ず行うようにしてください

データベースの設定が完了したら、下記の「新規作成されたら」をクリックして自動化の設定を進めましょう。

下記の画面に遷移したら、以下の設定を行います。
【データベースの選択】
・タイトル：任意で変更が可能です
・実行アクション：「新規作成されたら」を選択します

【データベースの連携】

先ほど設定したYoomのデータベースを選択します。

「次へ」をクリックし、アウトプットが取得されたら「保存」します。
※取得したアウトプットを使用して、各アクションの内容に合わせた値をフローに反映することができます。アウトプットについて詳しくはこちらをご参照ください。

Yoomステップ3：カオナビとchatworkのアクション設定

続いて、カオナビのアクションを設定します。
下記の「メンバーを登録」をクリックしましょう。

下記の画面に遷移したら、以下の設定を行います。
・タイトル：任意で変更が可能です
・アプリ：カオナビを選択します
・アカウント情報：連携したいアカウントを選択します
・アクション：「メンバーを登録」を選択します

次に、API接続設定を行います。
各項目について、先ほど取得したアウトプットを引用して適切なものを選択しましょう。

テンプレートにない項目は、「カスタム項目」から追加できます。
項目IDはカオナビで設定している項目が候補として表示されるので、候補から選択してください。
値は、Yoomデータベースから取得したアウトプットを引用して、適切な値を選択しましょう。

設定が完了したら「テスト」を実行し、「保存」しましょう。

続いて、Chatworkのアクションを設定します。
下記の「メッセージを送る」をクリックしましょう。

下記の画面に遷移したら、以下の設定を行います。
・タイトル：任意で変更が可能です
・アプリ：Chatworkを選択します
・アカウント情報：連携したいアカウントを選択します
・アクション：「メッセージを送る」を選択します

次に、API接続設定を行います。
まずはメッセージを送信したいChatworkのルームを選択します。
連携したChatworkアカウントのチャットルームが候補に表示されるので、候補から選択しましょう。

次に、自動送信するメッセージ内容を設定します。

定型文とデータベースから取得したアウトプットを引用することで、登録した情報に合わせたメッセージ内容を設定することができます。

設定が完了したら「テスト」を実行し、「保存」しましょう。

ステップ4：トリガーをONにして動作確認

これで全ての設定が完了しました。トリガーをONにして動作確認をしましょう！

今回使用したフローのテンプレートはこちら！
ぜひ、本記事を参考に自動化フローの設定をして、業務効率の改善を実感してみてくださいね。

カオナビ・Chatworkを使ったその他の自動化例

他にも、カオナビ・Chatworkを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Googleフォームで送信された情報をもとにカオナビに従業員を登録し部署情報に応じてChatworkのルームに招待する

Googleフォームで送信された情報をもとに、自動でカオナビに従業員登録をし、登録された部署情報に応じてChatworkのルームに招待するフローです。
手動での作業だと誤入力や入力漏れなどのヒューマンエラーが起きやすい一連のプロセスを自動化することで、業務の正確性向上と業務効率改善が期待できます。

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2. データベース情報が更新されたらカオナビのメンバー基本情報を更新してChatworkに通知

Yoomのデータベースの情報が更新されたら、自動でカオナビの基本情報を更新して、Chatworkに通知するフローです。
複数の管理ツールを使用していると入力漏れなどのミスが生じやすいですが、一連のプロセスを自動化することで漏れなく正確に情報更新ができそうですね。
今回ご紹介した、データベースに情報を新規登録した際の自動化フローと併用すると、更に手動での作業時間を削ることができ、より業務効率の向上が期待できそうです。

3.データベースに従業員情報が登録されたら自動でカオナビに情報を追加してslackに通知

Yoomのデータベースに従業員情報が登録されたら、その情報を自動でカオナビに登録して、Slackに通知するフローです。
一連の作業は工数が多くとても時間がかかりますが、Yoomを活用して自動化することで、登録・通知の手作業の手間が省け、業務効率が上がるとともに、社内連携の円滑化にも期待できます。

まとめ

カオナビとChatworkの連携により、データベースに従業員情報が新規登録される度に、自動でシステムへの反映・通知が行われるため、従業員情報の管理や共有が効率化され、業務の正確性の向上が期待できます。また、自動化することで手動での作業によるヒューマンエラーを防ぎ、修正作業の手間が省けるため、従業員のリソースを節約することにもつながります。
これにより、担当者はより重要な業務に集中することができ、企業全体の業務効率の向上を図ることができそうです。
ぜひ本記事の手順を参考に、Yoomを活用して自動化を実現することで、どれだけ手間を省け、業務効率が改善されるのか、体感してみてくださいね。