kintoneとChatworkを連携して、kintoneのコメントで自分がメンションされたらChatworkに通知する方法

複数のツールを併用している場合、必要な通知を見落としたり、確認作業に手間がかかることはありませんか？
そこで活躍するのが「kintone」と「Chatwork」の連携です。
この仕組みを活用することで、kintoneでのメンション通知をChatworkに自動送信できるようになり、重要な情報をリアルタイムで受け取れる環境を構築できます。
本記事では、kintoneとChatworkを連携することの具体的なメリットと連携方法を紹介します。

こんな方におすすめ

重要なタスクやコメントを確実に把握し、迅速に対応したい方
kintoneとChatworkの両方を日常的に利用しており、ツール間の行き来に時間を取られたくない方
オフィスにいない状況でも、スマホやタブレットで通知を受け取り、迅速に対応したい営業担当者

kintoneとChatworkの連携メリットと具体例

メリット1：重要な通知を見逃さない

業務を進める中で複数のツールを使用していると、重要なコメントを見落としたことはありませんか？
そんな時は、kintoneでメンションされた際にChatworkへ通知が送られる仕組みを構築すれば、この問題を解消できるでしょう。
Chatworkは日常的に確認するツールであるため、即座に通知を受け取ることができます。
例えば、顧客対応で「次の対応をお願いします」といったメンションがkintone上で行われた場合、通知を見逃さず迅速に対応できるでしょう。特に、プロジェクトが複数進行中の状況では、この仕組みがあることで業務の抜けや漏れの防止が期待できます。また、通知にタイムスタンプが残るため、「いつ」「誰から」指示があったかも明確に確認できる点は、業務を正確に進める上で大きなメリットと言えるでしょう。

メリット2：情報の一元化による効率向上

kintoneとChatworkの連携をすることで、kintoneの情報をChatworkに一元化できます。
通常、kintoneでのコメントを確認するために都度ログインする必要がありますが、連携によって重要な通知をChatworkで一括して確認できるため、複数のツールを行き来する手間が削減できます。
例えば、営業チームが案件ごとの進捗状況をkintoneで管理しつつ、全体のコミュニケーションをChatworkで行っている場合、案件に関する質問や追加情報の確認依頼などのコメントがkintone上で行われた際、それがすぐにChatworkに通知されることで、営業担当者は効率よく業務を進めることができるでしょう。ログインや確認作業の時間が削減されるだけでなく、通知をもとに優先順位を迅速に判断できるため、業務効率の向上が期待できます。

メリット3：リモートワークでの即時対応が可能

リモートワークの環境でも、リアルタイムで必要な情報を共有したいですよね？
kintoneでのコメントをChatworkに通知する設定を行うことで、外出先や在宅勤務中でも即座に対応可能な仕組みが整うでしょう。特に、スマートフォンやタブレットでChatworkを利用すれば、PCを起動せずとも簡単に通知を確認し、状況に応じた対応をしやすくなります。
例えば、リモートでプロジェクトを進めているチームメンバーが外出中に重要なタスクの進捗確認依頼を受けた場合、kintoneにアクセスせずともChatworkで通知を受け取り、スマホから迅速に返信できます。このように、リモートワーク中の「即時対応力」が向上することで、物理的な距離に関係なくスムーズなチーム運営が可能になるでしょう。

それではここからノーコードツールYoomを使って、kintoneのコメントで自分がメンションされたらChatworkに通知する方法を説明します。

[Yoomとは]

kintoneのコメントで自分がメンションされたらChatworkに通知する方法

kintoneとChatworkを連携することで、kintoneで自分がメンションされた際に、Chatworkで自動的に通知されます。これにより、kintoneを開かずにChatworkで情報を確認できます。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

kintoneとChatworkのマイアプリ登録
kintoneと連携して、コメントが書き込まれた際の設定をする
分岐を活用して、自分の名前がコメントに含まれていないか精査する
Chatworkと連携して、メッセージを送る

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。

すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1：kintoneとChatworkをマイアプリ連携

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、kintoneをクリックします。
(3)kintoneの新規登録画面が出るので、サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットの3箇所を入力し、追加をクリックします。
※サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットの確認方法は下記のサイトをご確認ください。

kintoneマイアプリ登録方法

kintoneのマイアプリ登録ができない主な原因と対応方法について

(4)以下の内容が出るので、確認して問題なければ許可をクリックしましょう。

(5)次はChatworkをマイアプリに登録します。同様にYoomの新規接続一覧の中からChatworkをクリックします。
(6)お持ちのアカウントでログインをします。
(7)以下のような画像がでるので、「許可」をクリックします。

連携が完了するとYoomのマイアプリにkintoneとChatworkが登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：kintoneと連携して、コメントが書き込まれた際の設定をする

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。

アプリトリガーの「コメントが書き込まれたら」をクリックします。

(2)kintoneの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、kintoneと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「コメントが書き込まれたら（Webhook起動）」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「アプリトリガーのWebhookイベント受信設定」画面から、WebhookURLをコピーし、kintoneの管理画面で設定を行なってください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
詳しい設定方法は下記のサイトを参照ください。‍

kintoneでWebhook設定を行う

ステップ3：分岐を活用して、自分の名前がコメントに含まれていないか精査する

(1)次に分岐を活用して、自分の名前がコメントに含まれていないかを精査します。
「自分の名前がコメントに含まれていない場合は分岐」をクリックします。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

(2)「分岐条件を指定」画面から、分岐対象のアウトプットをプルダウンから選択します。

オペレーション：コメントが書き込まれたら
アウトプット：コメント

分岐条件は「値を含まない」をプルダウンから選択し、下記画像の「kintone上でのユーザー名を設定」と記載されている部分には、kintoneのユーザー名を直接入力してください。これにより、特定のユーザー宛てのコメントのみを検知して、メッセージを送信できます。

入力が完了したら、「保存する」をクリックします。

ステップ4：Chatworkと連携して、メッセージを送る

(1)次にChatworkと連携して、メッセージを送ります。
「メッセージを送る」をクリックします。

(2)Chatworkの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Chatworkと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「メッセージを送る」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、ルームIDを候補から選択します。

下へ進み、メッセージ内容に入力した内容がChatworkに反映されます。
画像のように文中にアウトプットを含めることで、kintoneの情報を引用できます。

入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「kintoneのコメントで自分がメンションされたらChatworkに通知」フローボットの完成です。

kintone・Chatworkを使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもkintoneとChatworkを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。

1.Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しChatworkに通知する

契約書を自動でデータ化し、kintoneに追加することで手動入力を減らすことが期待できます。また、手動入力を減らすことで入力ミスが減少し、正確なデータ管理が実現するでしょう。この自動化フローは、営業担当者や法務担当者に特におすすめです。

2.Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しChatworkに通知する

OCR機能を活用し、契約書を読み取ることで手動入力の手間を省くことができます。これにより入力ミスを減らし、正確なデータ管理が期待できます。さらに、Chatworkで自動通知されることで情報共有がスムーズになるでしょう。

3.問い合わせフォームに入力された内容をkintoneのアプリに追加して、その旨をChatworkに通知する

Yoomの問い合わせフォームを活用し、入力された内容をkintoneに自動で追加し、Chatworkで通知できます。これにより、システムを行き来する手間を省き、Chatworkに情報を一元化できます。このフローはカスタマーサポートの方に特におすすめです。

さらに、kintoneとChatworkを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

kintoneを使用したフローボットテンプレート一覧

Chatworkを使用したフローボットテンプレート一覧

まとめ

kintoneとChatworkを連携することで、情報の見逃しを防ぎ、チーム内での円滑なコミュニケーションと業務効率化を実現できるでしょう。特に、メンション通知をChatworkで受け取れる仕組みを導入すれば、重要なタスクへの即時対応がしやすくなり、時間や労力を削減できるでしょう。
この連携は、プロジェクト管理や情報共有をスムーズに行いたい方に最適です。
ぜひ、kintoneとChatworkを組み合わせて、より生産性の高い業務環境を構築してみてください。