kintoneとGmailを連携して、kintoneのレコード情報を使ってGmailからメールを自動送信し、その送信履歴を自動で記録する方法

ステップ1：kintoneとGmailをマイアプリ連携

はじめに使用するアプリをマイアプリ登録します。
事前にマイアプリ登録を行うことで、その後の自動化フローの設定がスムーズに進められます。

マイアプリ登録は、Yoomの画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「+新規接続」をクリックします。

【kintoneのマイアプリ登録】

検索窓にkintoneと入力し、表示された候補からkintoneを選択します。
下記の画面に遷移したら、赤枠内の設定を行いましょう。
※kintoneとすでに連携している場合は、自動で設定が完了します。
※kintoneのマイアプリ登録の方法について、詳しくはこちらを確認してください。

【Gmailのマイアプリ登録】

検索窓にGmailと入力し、表示された候補からGmailを選択します。
下記の画面に遷移したら、「Sign in with Google」をクリックして、連携したいGmailアカウントにログインしましょう。

マイアプリにkintoneとGmailが表示されていたら登録完了です！

下記のバナーからテンプレートをコピーして、自動化フローの設定を進めましょう。「試してみる」をクリックすると、コピーすることができます。

ステップ2：kintoneのトリガー設定

それでは早速、自動化フローの設定を進めていきましょう！

まずはkintoneのトリガー設定を行います。
下記の「レコード詳細ページから起動」をクリックしてください。

はじめにChrome拡張機能をこちらからインストールしておき、アプリのWebページを開いた状態で拡張機能からYoomのフローボットが起動されるようにしておきましょう。
※Chrome拡張機能はGoogle Chromeでのみご利用いただけます。詳しくはこちらをご確認ください。

Chrome拡張機能の設定が完了したら、下記の画面から以下の設定を行い、「次へ」をクリックします。
・タイトル：必要に応じて変更が可能です
・アプリ：kintoneを選択します
・連携するアカウント情報：連携したいアカウントを選択します
・アクション：「レコード詳細ページから起動」を選択します

次に起動ページのURLサンプルの設定を行います。
メールを自動作成をする際に使用する、kintoneのアプリページを開きます。今回は下記のようなアプリを使用してみました。

下記のようなレコードの詳細ページを開いた状態で、Yoomの設定画面に戻ります。

Yoomの下記の設定画面から、「起動ページのURLサンプル欄」に、先ほど用意したkintoneのレコード詳細ページのURLを入力します。

設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存」しましょう。

続いて、データベースの設定を行います。
下記の「レコードを取得する」をクリックしてください。

下記の画面に遷移したら、以下の設定を行います。
・タイトル：必要に応じて変更が可能です
・データベースのアプリ：kintoneを選択します
・連携するアカウント情報：連携したいアカウントを選択します
・実行アクション：「レコードを取得する」を選択します
・アプリID：先ほど用意したkintoneのアプリIDを入力します
※kintoneのアプリページを開いた時の、URLの「〜/k/●●●/」の●●●部分がアプリIDになります。

次に、取得したいレコードの条件指定を行います。
今回情報を取得したいレコードは、「フローを起動した詳細ページ」の情報になるため、アウトプットから引用して、レコードIDを指定します。
アウトプットから引用することで、フローを起動するごとに値を変動させることができます。
※アウトプットについて、詳しくはこちらをご参照ください。

設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存」しましょう。

ステップ3：メール送信と送信履歴記録のアクション設定

続いて、自動作成するGmailの内容について設定を行います。
下記の「メールを送る」をクリックしてください。

下記の画面に遷移したら、以下の設定を行います。
・タイトル：必要に応じて変更が可能です
・アプリ：Gmailを選択します
・連携するアカウント情報：連携したいアカウントを選択します

続いて、自動送信するメールの内容について、設定を行います。
下記の内容でテンプレートが設定されていますので、必要に応じて変更してください。
資料などファイルを添付したい場合は、「＋添付ファイルを追加」から添付するか、本文中にURLを貼付することで添付できます。

定型文とkintoneのレコードから取得したアウトプットを引用することで、顧客ごとに合わせた内容でメールを作成することが可能です。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。

先ほど設定したメールの内容が表示されるので、内容を確認して「テスト」を実行します。テストが成功したら「保存」しましょう。

続いて、kintoneのレコードにメール送信の履歴を記録する設定を行います。
下記の「レコードを更新する」をクリックします。

下記の画面に遷移したら、以下の設定を行い「次へ」をクリックします。
・タイトル：必要に応じて変更が可能です
・データベースのアプリ：kintone
・連携するアカウント情報：連携したいアカウントを選択します
・実行アクション：「レコードを更新する」を選択します
・アプリID：「レコードを取得する」設定をした時と同様のアプリIDを入力します

次に、更新したいレコードの条件指定を行います。
「レコードを取得する」設定を行った時と同様に設定します。

次に、更新後のレコードの値について設定を行います。
今回kintoneのレコードを更新する目的は「メール送信日時の履歴を記録すること」なので、「メール送信履歴」欄に「メールを送る」アクションで取得したアウトプットを引用して設定しましょう。

設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存」しましょう。

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ステップ4：トリガーをONにして動作確認

これで全ての設定が完了しました。トリガーを「ON」にして、動作確認をしましょう。

設定お疲れ様でした！

今回使用したフローボットのテンプレートはこちら。
ぜひ、実際の業務に導入して、業務の効率化と生産性の向上を体感してみてくださいね！

kintoneとGmailの連携を活用したその他の自動化例

他にもkintoneとGmailの連携を活用した自動化例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Gmailで受け取ったアンケート結果をkintoneに格納する

Gmailで受け取ったアンケート結果は自動でkintoneに格納するフローです。
手動でアンケート結果を入力するのはとても時間がかかり、入力ミスも発生しやすいですよね。一連のプロセスを自動化することにより、手入力の手間が省けるだけでなく、データの抜け漏れ防止もでき、データの正確性向上につながりそうですね。また、自動でアンケート結果を反映できるため、手入力よりも早く結果を入力でき、スピーディーなデータ分析にも役立ちます。

2. Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを追加する

Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを自動追加するフローです。
名刺交換を行う機会が多い、忙しいビジネスパーソンの方々は、名刺情報のデータ処理が負担になっていませんか？この自動化フローは、名刺を撮影するかスキャンしてメールで送信するだけで、名刺情報がデジタル化され、kintoneに自動でデータが追加されるため、名刺情報のデータ処理が簡略化できそうです。

3.Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しChatworkに通知する

Gmailで受信した契約書をOCRで読み取り、自動でkintoneに追加し、Chatworkに自動通知するフローです。
契約書の情報を手入力する作業は、入力ミスや入力漏れなどのヒューマンエラーが発生しやすいですが、OCR技術を使うことで入力ミスを削減し、正確なデータ管理に期待できます。更にChatworkにも自動通知が送られるため、社内共有の円滑化にもつながります。

kintoneとGmailを連携するメリットと具体例

メリット1: 業務の可視化

送信履歴を記録することで、誰がいつ、どのメールを誰に送ったかを容易に追跡できます。
これにより、業務の進行状況を正確に可視化でき、進行管理がスムーズになることで、社内連携の円滑化にもつながりそうです。
また、過去のやり取りを遡って確認できるため、対応内容を簡単に調べることができ、次回対応時に疑問や不明点が出た際の効率的な問題解決が期待できます。
自動登録された履歴を参考にすることで、疑問などの自己解決にもつながり、結果的に社内全体の業務効率化につながりそうです。

メリット2: 正確な情報管理

自動化されたメール送信履歴の保存により、送信された内容やタイミングに関する詳細な記録が残ります。このデータは法的要件や社内のコンプライアンス遵守のために役立ち、後々のトラブル回避に繋がります。特に、金融業界や医療業界など、厳格な規制が求められる業種においては、信頼性の高い記録管理が重要なポイントになりますよね。
手動での履歴登録は時間がかかり、ヒューマンエラーが発生しやすいです。履歴登録を自動化することで、正確な情報を抜け漏れなく登録することができ、情報管理の精度が向上されることが期待できます。

メリット2: 業務効率化とミスコミュニケーションの防止

kintoneの情報をもとに手動でメールを作成し、送信履歴を記録するのは時間と労力がかかります。一連の作業に時間がとられると、他の重要な業務に着手するのが遅くなり、非効率的です。また、手動での作業には、情報の誤入力や送信漏れ、記録漏れなどヒューマンエラー発生のリスクがあります。
kintoneの情報をもとに自動でメールを作成することで、正確な情報でメールを作成することができ、ミスコミュニケーションの防止につながりそうです。また、送信履歴が自動で漏れなく記録されるため、記録漏れなどのヒューマンエラーも防止されることに期待ができます。
一連のプロセスが自動化されると手作業の手間が省けるため、他の業務へのリソースが増え、業務の効率化を図ることができるでしょう。

まとめ

kintoneの情報をもとにメールを作成して送信履歴を記録する一連の作業は、手動で行うと時間がかかり、業務効率が低下するかもしれません。さらに、情報の誤入力や記録漏れなどのミスが発生すると、企業信頼度の低下を招くリスクもあります。
こうした課題において、kintoneとGmailを連携して一連のプロセスを自動化することは、課題解決の有効な手段となるでしょう。
自動化と聞くと、「設定が難しそう」「プログラミング知識がないからできない」と感じる方も多いと思います。Yoomを活用することで、難しいプログラミング知識は不要で、ノーコードで簡単に自動化の設定が可能になります。
本記事を参考に、どれだけ簡単に自動化設定ができ、一連のプロセスを自動化することで、どれだけ業務効率が改善されるのか、ぜひ体感してみてください。