Notionとメール受信トリガーを連携して、お問い合わせメールを受信したら情報を抽出してNotionに集約する方法

ステップ1：メール受信トリガーとNotionをマイアプリ連携

最初に、Notion、Gmail、SlackをYoomに接続するため、マイアプリ登録を行いましょう。
マイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。

まず、Notionのマイアプリ登録をしましょう。
はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の「新規接続」ボタンをクリックします。

↓

検索窓に「Notion」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
下記画面でNotionにログインすると、マイアプリにNotionが追加されます。これでNotionの登録は完了です。

同様に、GmailとSlackも登録してみましょう。

‍

↓

先ほどのYoomの画面で「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「Gmail」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。

下記の画面でログインをすれば、Gmailのアプリ登録も完了です。

↓

また、同様にYoomの画面で「新規接続」ボタンをクリックし、検索窓に「Slack」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
下記の画面でログインをすれば、Slackのアプリ登録も完了です。

‍

ステップ2：テンプレートのコピー

マイアプリが登録できたら、次にテンプレートをコピーします。
下記の「お問い合わせメールを受信したら情報を抽出してNotionに集約する」と書かれているバーの右に表示されている「試してみる」をクリックします。

クリックすると、テンプレートのコピーが完了します。
もしこれができない場合、Yoomのログインができていないかもしれません。

Yoomをまだ利用したことがない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

ステップ3：トリガー設定

次に、トリガーの設定を行います。
まずは下記画面で赤枠部分をクリックしましょう。

↓

次に表示される下記画面では、「受信用アドレスの作成」を行います。
空欄部分に任意で記載し、「次へ」をクリックしましょう。

↓

次に、条件に合致するメールを先ほど設定したアドレスに送信した上で、テストをクリックしてください。
「テスト完了」となったらこのステップは完了です。

「保存する」をクリックして次に進みましょう。

‍

ステップ4：データの抽出設定

次に、AIのデータ抽出設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。

※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
‍

↓

ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。

‍

↓

次に、データ抽出する対象のテキストを入力します。
下記画面のように、欄をクリックすると選択メニューが出てくるので、お問い合わせメールの情報から該当するものをクリックして記載してください。

↓

次に、「抽出したい項目」を入力します。
後にNotionに集約したい情報を、下記の方法で記載してください。

↓

最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。

ステップ5：Gmailの設定

次に、Gmailで1次返信をする設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックします。

↓

ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、次に進みます。

↓

次に、「メール内容」を入力します。

下記画面のように、欄をクリックすると選択メニューが出てきます。
前のステップの取得情報から該当するものをクリックして記載します。

↓

「メール本文」については、取得情報のアウトプットや任意記載の文章を組み合わせて記載をします。
各項目で入力が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。

↓

次に表示される画面では、メールの内容を確認しましょう。

確認完了後、青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。

ステップ6：Notionの設定

次に、Notionの設定でデータベースへの情報集約を設定します。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。

↓

ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、次に進みます。

↓

次に、連携するデータベースのIDを入力します。
欄をクリックすると下記のように選択メニューが出てくるので該当するものをクリックしてください。

入力完了後、「次へ」をクリックして進みましょう。

↓

次に「追加するレコードの値」を入力していきます。
下記画面のように、該当する項目にそれぞれデータ情報をクリックして記載しましょう。

↓

最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。

ステップ7：Slackの設定

最後に、Slackとの連携を設定しましょう。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしてください。

↓

ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。

‍

↓

次に、投稿先のSlackのチャンネルIDを入力します。
※事前に該当のチャンネルの「インテグレーション」部分でYoomを追加してください。チャンネルIDは例えば「C02U49NMLQ4」などとなります。

↓

「メッセージ」には、下記画面のように、取得した情報からの入力と任意の文章を組み合わせて入力します。

↓

次に、青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
↓

最後に下記画面で「トリガーをON」をクリックします。
以上ですべてのステップは完了です。

‍

その他のNotionを使った自動化の例

他にもNotionを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1. Notionデータベースの情報を用いて、Gmailでメールを自動で送付するテンプレート

このフローを導入することで、Notionデータベースの情報をトリガーとしてGmailが作成・送信されます。手作業によるメール作成・送信作業を行うことなく、貴重な時間を他の業務に充てることができます。また、自動化によって送信ミスや情報漏洩のリスクも軽減されて、正確かつ効率的な情報共有が可能です。

‍

2. Notionデータベースの情報で請求書を作成しGmailでメールを送信するテンプレート

帳票作成に関する手間や時間を短縮させたいと考える方にこのフローは適しています。このフローを活用すると、Notionに登録されている情報を基にしてGoogle スプレッドシートの雛形を使用して自動で請求書を作成しメールで送付します。請求書の関連業務を自動化することで、チーム全体の業務進行の円滑化が期待できます。

3. Wixでフォームが送信されたらNotionに追加しSlackに通知するテンプレート

このテンプレートを使用することで、フォームから送信された情報を自動でNotionに追加することができるため、手動による誤入力やデータの記載漏れを防ぐことができ、業務の効率化を図ることができます。また、Notionへのデータ追加が自動化されるため、データの集計や分析にかかる時間を短縮することが可能です。

まとめ

以上、お問い合わせメールを受信したら情報を抽出してNotionに集約する方法をご紹介しました。

ビジネスにおけるお問い合わせ対応は、顧客満足度を左右する重要な要素です。しかし、メールで受信したお問い合わせ内容を手動で整理し、管理ツールに転記する作業は時間と手間がかかってしまうでしょう。

こういった課題は、Notionやメール受信トリガーを連携することで解決が期待できます。この連携により、手動での情報転記や整理に費やす時間を削減し、漏れのない正確な対応が見込めます。その結果、顧客満足度の向上や業務品質の改善にもつながるでしょう。

ぜひ試してみてください。