NotionとZoomを連携して、Notionから会議相手を選択してZoomの会議URLを作成する方法

ステップ1：NotionとZoomをマイアプリ連携

NotionとZoomをYoomに接続するため、マイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。

まず、Notionのマイアプリ登録をしましょう。
はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の「新規接続」ボタンをクリックします。

検索窓に「Notion」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。

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Notionにログインすると、マイアプリにNotionが追加されます。これでNotionの登録は完了です。
同様に、Zoomも登録してみましょう。

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先ほどのYoomの画面で「新規接続」ボタンをクリックします。

検索窓に「Zoom」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
下記の画面でログインをすれば、Zoomのアプリ登録も完了です。

※登録方法が不明な場合は下記の赤枠部分をクリックして確認してください。

ステップ2：トリガーを設定

マイアプリが登録できたら、次にテンプレートをコピーします。
下記の「Notionから会議相手を選択してZoomの会議URLを作成する」と書かれているバーの右に表示されている「試してみる」をクリックします。

クリックすると、テンプレートのコピーが完了します。
もしこれができない場合、Yoomのログインができていないかもしれません。

Yoomをまだ利用したことがない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

ステップ3：データベースの準備

次に、Notion上で会議作成に必要な情報をデータベースに格納します。
下記画面のような形で作成しましょう。

※このあとのステップで「トピック(タイトル)」「日付」「開始時刻」「会議時間」の情報が必要になるため、この4項目は必須で入力します。

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ステップ4：トリガーの設定

次にトリガーの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。

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次に、Chromeome拡張機能をこちらからインストールし、アプリのWebページを開いた状態で拡張機能からYoomのフローボットを起動します。
※Google Chromeでのみご利用いただけます。詳しい設定方法はこちらをご確認ください。

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次の下記画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。

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次に、「起動ページのURLサンプル」を入力します。
下記の欄に先ほど準備したデータベースのURLを記載してください。

最後に「保存する」をクリックして次に進みましょう。

ステップ5：Notionの設定

次に、Notionの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしてください。

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ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、次に進みます。

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次に「データベースのID」を入力します。
データベースのURL内の「notion.so/[ドメイン名]/●●●?」または「notion.so/●●●?」の「●●●」部分がデータベースIDとなります。

入力完了後、「次へ」のボタンをクリックしましょう。

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その後、「取得したいレコードの条件」を下記画面のように設定します。
右側の欄は、クリックすると選択メニューが出てくるので、前のステップで取得した情報から該当するものをクリックして入力します。

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最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。

ステップ6：Zoomの設定

次に、Zoomの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしてください。

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ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。

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次に、「メールアドレス」の項目にZoomアカウントのメールアドレスを入力してください。

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以下の項目では、下記画面のようにNotionからの情報取得したものをクリックするか、任意での記載をして入力していきます。

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次に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。

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最後に下記画面で「トリガーをON」をクリックします。
以上ですべてのステップは完了です。

その他のNotionとZoomを使った自動化の例

他にもNotionとZoomを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつかご紹介します。

1. Notionでリードが登録されたらZoomで会議を作成しメールで会議情報を先方に送信するテンプレート

このフローでは、Notionでリードが登録されるとZoomで会議を作成し、会議情報をメールで送信することができます。Notionに登録された情報を元にZoom会議の作成とメールの送信を自動化できるため、手動作業を効率化することが可能です。複数のツールを利用する煩雑さを解消し、スムーズに業務を進めることができるでしょう。

2. Notionでリードが登録されたらZoomで会議を作成しGmailで会議情報を先方に送信するテンプレート

このフローはリードが登録されたらZoomでミーティングを自動で作成し、発行されたリンクを自動で相手へ送付することで、手作業を削減できます。手作業を省くことで人的ミスのリスクを回避することができ、正確にミーティングの設定やメール送付を完了できます。また、一連の業務の時間を他の業務に使用することで、業務全体の円滑化に繋げることができるでしょう。

3. Notionでリードが登録されたらZoomで会議を作成しOutlookで会議情報を先方に送信するテンプレート

このフローを使用すると、リードが登録されたら会議の作成や発行されたリンクの送付を自動で行い、作業時間を削減できます。これまで手作業で起きていた人的ミスの回避や時間の短縮を行うことで、業務の効率化が期待できます。迅速な会議設定や連絡によって、先方企業の信頼獲得にも繋げることができるでしょう。

まとめ

以上、Notionから会議相手を選択してZoomの会議URLを作成する方法をご紹介しました。

オンラインでの会議を設定する際、逐一オンライン会議室をつくり、URLを共有するのは手間がかかり、作業効率が落ちてしまいます。

こういった課題は、NotionとZoomの連携で対策可能です。会議設定の効率化やヒューマンエラーの削減、情報管理の一元化など、多くのメリットが期待できます。特にリモートワークが主流となった現代において、これらのツールを活用した業務自動化は、生産性向上につながるでしょう。

本記事を参考に、ぜひお試しください。