Googleフォームで送信された情報をもとにカオナビに従業員を登録し部署情報に応じてGoogle Chatのスペースに招待する方法

ステップ1：Googleフォーム、カオナビ、Google Chatをマイアプリ連携

まずは、今回使用する3つのアプリのマイアプリ登録を行います。
マイアプリを登録することで、今後の設定を効率よく行えます。

【Googleフォーム】

最初に管理画面の左にあるマイメニューをクリックして、「＋新規接続」タブをクリックします。

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下記の連携可能なアプリ一覧から、Googleフォームを選びましょう。

そして、「Sign in with Google」のタブをクリックして下さい。

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Yoomと連携したいGoogleアカウントを選びましょう。

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ログイン後、連携するアカウントと内容を確認し、不備がなければ「続行」をクリックして接続完了です。

【カオナビ】

検索スペースの中で候補が表示されたら「カオナビ」を選びましょう。
「カオナビの新規登録」画面が表示されたら、「アカウント名」と「APIトークン」を設定します。
※カオナビのマイアプリ登録についてはこちらで詳細な説明を記載しています。

設定が完了し、「追加」のタブをクリックすれば接続完了です。

【Google Chat】

「Googleフォーム」の連携時と同じように管理画面の左にあるマイメニューをクリックして、「＋新規接続」タブをクリックします。

次も同じく、アプリ一覧と検索スペースが表示されたら、いずれかで「Google Chat（OAuth）」を選択して下さい。

※【Googleフォーム】の連携時の画像をご参照下さい。

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画面が表示されたら、お使いのGoogleアカウントでログインしてください。

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ログインができ、連携するアカウント、内容を確認して不備がなければ、「続行」をクリックして接続完了です。

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赤字の必須項目に「Client ID」「Client Secret」をそれぞれ入力し、「登録する」をクリックします。

参照：Google Chat（OAuth）のマイアプリ登録方法

以上で、Google Chatのマイアプリ登録の完了です。

ステップ2：トリガーを設定

次は自動化のためのトリガー設定です。

以下のリンクをクリックすることで設定のためのフローボットをコピーできます。

https://yoom.fun/timetech_recipe/workflow_templates/131745/edit

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下記の画面が表示されるので、連携したいアプリ、行いたい作業の自動化であるかを確認して下さい。

上から順に設定を進めていくので、まずは「ファームに回答が送信されたら」のタブをクリックしましょう。

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以下の画面が表示されたら、下記の通り設定してみましょう。

・タイトル→必要に応じて変更可能
・Googleフォームと連携するアカウント情報→Googleアカウントが合っているか確認
・トリガーアクション→フォームに回答が送信されたら

設定が完了したら、次へ進みます。

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次は、API接続設定です。

まずは、トリガーの起動間隔を設定します。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分がありますが、プランごとに最短の起動間隔が変わりますので、ご注意ください。

また、あらかじめ実際に使用するGoogleフォームを準備しておくことを推奨します。

フォームIDは使用するフォームのURLから取得し、設定します。

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フォームに回答を送信したら、いよいよ管理画面上で「テスト」の実行です。

テストが成功すると、アカウント上でアウトプットが取得されます。

※アウトプットについて詳しくはこちら

※詳しい取得方法はこちら

最後にスクロールして「保存する」のタブをクリックすれば、テスト完了です。

ステップ3：アクションを設定

カオナビの設定を行うので、「メンバーを登録」をクリックして、以下の画面が表示されたら下記の設定をしましょう。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「カオナビと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→メンバーを登録

設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。

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API接続設定を行うにあたり、「社員番号」「氏名」を入力します。

入力欄で表示された候補を選択、入力します。

入力後に「テスト」を実行し、成功すれば「保存する」タブをクリックしてAPI接続完了です。

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次はGoogle Chatの連携アカウントとアクションを選択します。

「タイトル」→必要に合わせて選択

「アプリ」→Google Chat(OAuth)
「 Google Chat(OAuth)と連携するアカウント情報」→使用するアカウント
「アクション」→スペースにメンバーを招待

を選択したら、「次へ」のタブをクリックします。

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下記がそれぞれ入力されていることを確認して、テストを行います。

「スペースのリソース名」→回答ID

「招待するメールアドレス」→回答者のメールアドレス

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ステップ4：トリガー設定をONにして、自動化設定の完了

テストが問題なく完了したら、「トリガーをON」をクリックして、正常にフローボットが起動して自動化できることが確認できれば完了です。

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Googleフォーム・カオナビ・Google Chatを使ったその他の自動化例

他にもGoogleフォーム・カオナビ・Google Chatを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.カオナビで従業員が登録されたら、Google Chatに通知する

手動で通知を出す必要がなくなるため、ヒューマンエラーの発生を防止することができ、円滑に業務を進めることができます。
通知内容をカスタマイズすることで、従業員情報の登録後に発生する作業も併せて連携できるため、業務効率も向上します。

2.Googleフォームで送信された情報をもとにカオナビに従業員を登録し部署情報に応じてdirectのグループトークに招待する

Googleフォームで送信された情報からカオナビへの登録とdirectのグループトークへの招待を自動化することができ、手動作業を短縮します。
対象となる社員が多い場合でも、カオナビとdirectの操作を自動化できるため、作業漏れを防止でき、業務の正確性を高めることが可能です。

3.GoogleフォームとGoogle Chatを連携して、Googleフォームに回答されたらGoogle Chatに自動通知する方法

Googleフォームに新しい回答が送信された直後にGoogle Chatに通知が届くため、迅速な情報共有が可能になります。
回答内容をGoogle Chatで共有することで、チームメンバー間での情報連携がスムーズになり、効率的な対応に繋がります。

まとめ

本記事では、Googleフォームを活用して従業員情報を効率的に管理し、カオナビとGoogle Chatと連携する方法をご紹介しました。この自動化により、情報管理の効率化だけでなく、データ入力の手間やミスを減らし、情報セキュリティの向上にも寄与します。また、新入社員や異動者のオンボーディング最適化にも繋がります。特に入社者や組織変更が多い企業の方は、Yoomを活用して、ぜひこの方法を取り入れてみてください。