SmartHR・Google ドキュメント・Slackを連携して、SmartHRの情報で在籍証明書を発行しSlackに通知する方法

人事や労務の担当者にとって、書類発行は日常の業務で頻繁に発生します。しかし、雛形があるとはいえ手作業での書類発行は手間も時間もかかりますよね。特に、依頼者が急いでいる場合は、他のタスクの進行を停止して書類の作成を優先しなければならず、生産性の低下につながるかもしれません。そんな時、書類の発行や送付を自動で完了してくれる仕組みがあれば、業務進行を円滑化できると思いませんか？
この記事では、SmartHR・Google ドキュメント・Slackを連携して、在籍証明書を自動で発行し、通知を送る方法をご紹介します。手動での書類作成にかかっていた時間と労力を削減し、業務効率化を実現できるかもしれません。どのような方法で自動化できるのか、最後までお付き合いくださいね。

こんな方におすすめ

今回の連携をおすすめしたいのは、以下のような方々です！

SmartHR、Google ドキュメント、Slackを業務に活用している方
SmartHRを使用した在籍証明書発行をスムーズに行いたい人事担当者
書類発行業務の正確性とスピードを向上したい人事労務担当者
迅速な証明書発行プロセスを検討している企業の管理者
海外ビザ申請や住宅ローン手続きなど、急な書類対応を強化したい担当者

SmartHR・Google ドキュメント・Slackの連携メリットと具体例

労働時間の大幅な削減

在籍証明書の発行において、人事部が申請内容を確認し、手動で書類を作成・送付する必要があります。このプロセスをSmartHRとSlackの連携により自動化することで、申請から発行までの時間を短縮することができるでしょう。
例えば、住宅ローン申請時に必要な在籍証明書発行の依頼があったら、フローを起動するだけで自動で発行・送付が完了し、スムーズに在籍証明書を入手できます。必要書類を申請した従業員も、人事部も作業に費やす時間を大幅に削減することが期待できます。その結果、社員はより付加価値の高い業務に集中できる環境が整うでしょう。

ミスの削減と業務の正確性向上

手作業による入力ミスなどのヒューマンエラーは、証明書発行業務の課題です。SmartHRとSlackを連携することで、事前に登録された従業員情報を基に在籍証明書が自動生成されるため、作成時に発生リスクのあるエラーを大幅に減らせるでしょう。
例えば、海外ビザ申請に必要な在籍証明書を発行する際、自動生成された内容で作成することによって正確な内容での発行が可能となるでしょう。正確性の高い書類を発行することで、企業としての信頼性向上が期待できます。

従業員満足度の向上

SmartHRとSlackの連携によって、迅速な書類発行を実現できるでしょう。在籍証明書が必要な場面は急を要するケースが多いため、迅速な対応によって従業員の満足度を向上へとつながるかもしれません。Slackへの自動送付により発行書類を迅速に受けとることで、従業員は安心して書類提出後の手続きを進められるでしょう。
例えば、突然の転勤命令に伴い在籍証明書が必要な場合、Slack経由ですぐに書類を受け取ることでスムーズに、関連する準備を迅速に完了できるかもしれません。必要書類がスムーズに入手できる環境を整えることで、従業員の企業に対する信頼感を向上させることにつながるでしょう。

それではここからノーコードツールYoomを使って、SmartHRの情報で在籍証明書を発行しSlackに通知する方法をご説明します。

[Yoomとは]

SmartHRの情報で在籍証明書を発行しSlackに通知する方法

SmartHRの従業員詳細ページからAPIを利用してフローを起動し、Google ドキュメントの提供するAPIを用いて、Google ドキュメントの雛形で取得した項目にSmartHRの従業員情報を追加することで実現可能です。
また、Slackが提供するAPIを用いることで、更にGoogleドキュメントで発行した書類をチャンネルに送付することもできます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成を進めます。

SmartHR・Google ドキュメント・Slackをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
フローの起点となるSmartHRのトリガー設定と、その後に続くGoogle ドキュメント・Slackのオペレーション設定
トリガーボタンをONにして、SmartHR・Google ドキュメント・Slackの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

ステップ1：SmartHR・Google ドキュメント・Slackをマイアプリ連携

はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくと、フローの設定がスムーズになりますよ。

【SmartHRのマイアプリ登録】
まず、Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

次に検索窓にSmartHRと入力して、表示された候補から「SmartHR」を選択します。
以下の画面が表示されたら、アカウント名とアクセストークンを入力して「追加」をクリックしましょう。
※詳しい登録方法はこちらを参考にしてください。

【Google ドキュメントのマイアプリ登録】
検索窓にGoogle ドキュメントと入力し、表示された候補から「Google ドキュメント」を選択します。
すると以下の画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックしましょう。

連携するアカウントを選択しましょう。

内容を確認し、「次へ」をクリックしましょう。

連携するアカウントと表示内容を確認して、「続行」をクリックしましょう。

【Slackのマイアプリ登録】
検索窓にSlackと入力し、表示された候補から「Slack」を選択します。
以下の画面が表示されたら、投稿先のチャンネルを候補から選択し、「許可する」をクリックしましょう。

マイアプリにSmartHR・Google ドキュメント・Slackが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：SmartHR「従業員ページから起動」のトリガーを設定

いよいよここから、自動化の設定を行っていきます！
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。

クリックすると以下のような画像が出てくるのでOKを押します。

以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。

今回のトリガーはChrome拡張機能を使用しているため、最初にChrome拡張機能をインストールを行いましょう。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、SmartHR上から直接トリガーを起動させることができます。
※Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。

Chrome拡張機能のインストールが完了したら、SmartHRの設定を行いましょう。
「従業員ページから起動」をクリックしたら下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「SmartHRと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→従業員ページから起動

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

以下の画面が表示されたら、「起動ページのURLサンプル」の欄にテストを実施するSmartHRの従業員ページのURLを入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」を実行して、成功したら「保存する」をクリックします。
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ステップ3：Google ドキュメント「書類を発行する」、Slack「ファイルを送る」のアクションを設定

次に Google ドキュメントで在籍証明書の発行を行います。
あらかじめ、在籍証明書の雛形をGoogle ドキュメントで用意するようにしましょう。
今回は以下のようなフォーマットで雛形を用意しました。
右側の欄の{}で囲われている項目を設定することが重要です！
後ほどこの項目を自動で取得し、値を入れることで在籍証明書の発行を自動で行うことができるので、必ず{}をつけた形で設定をしましょう。
※詳しい設定方法はこちらを参考にしてください。

Yoomに戻って、設定を進めましょう。
「書類を発行する」をクリックし、下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Google ドキュメントと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認

設定が完了したら、画面をスクロールして進めます。

先ほど作成した雛形のファイルIDを候補から入力しましょう。

発行した書類の格納先を指定します。
候補から選択しましょう。

書類を発行時の出力名を設定します。
今回は対象者の名前を表示できるように以下のように設定しました。
フローを起動するごとに名前は変動するため、名前の箇所はアウトプットを使用しています。
アウトプットを使用すると、フロー起動ごとに値を変動できますよ。
定型的な箇所は直接入力で入力し、アウトプットとの合わせて使用することもできます。
また、日付のアウトプットもあるので、ご自身の使い勝手に合わせた内容で設定してみてくださいね。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。

設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。

雛形書類で指定した文字列を取得し、取得した項目に入力する値を設定していきましょう。

雛形で{}で囲われた項目が「置換対象の文字列」として取得できます。
「置換後の文字列」にそれぞれの項目に合ったアウトプットを入力しましょう。

設定が完了したら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

Slackで、発行した書類を送る設定を行いましょう。
「ファイルを送る」をクリックし、下記の設定をします。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Slackと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→ファイルを送る

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

API接続設定を行いましょう。
まず、投稿先のチャンネルを指定します。
連携するアカウントから候補が表示されるので、選択し入力しましょう。

送信するメッセージの設定を行います。
今回は以下のように設定をしました。
内容は任意で設定してくださいね！

ファイルの添付方法を選択しましょう。
発行した書類がアウトプットとして使用できるため、「アウトプットを使用する」と「発行した書類」と設定します。
設定が完了したら、「テスト」を実行して成功したら「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：SmartHR・Google ドキュメント・Slackの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するかどうかを確認しましょう。

設定おつかれ様でした！

SmartHRを使ったその他の自動化例

他にもSmartHRを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.SmartHRに従業員が登録されたら、Slackに通知する

まず最初に紹介するのは、従業員の登録を通知するフローです。自動化することで、新しい社員の入社をチームに周知する手間を省くことができます。

2.Slackに投稿された内容でSmartHRを検索し、従業員情報をSlackに通知する

次に紹介するのは、Slackを使用して自動で従業員情報を検索するフローです。従業員情報を検索する際に、わざわざ自分でSmartHRを立ち上げなくても、自動でSlackで回答を得ることができるため、検索にかかる時間を短縮できるでしょう。

3.freee人事労務で従業員が登録されたらSmartHRの従業員管理表にも追加する

最後に紹介するのは、freee人事労務との連携フローです。異なる2つのアプリで従業員情報の管理を行う場合でも、自動化により手入力を省き、データの整合性を保てるでしょう。

まとめ

SmartHR、Google ドキュメント、Slackの連携による在籍証明書発行の自動化は、人事担当者と従業員双方に大きなメリットをもたらすでしょう。手作業の削減やミスの防止、迅速な対応により、業務効率や従業員満足度の向上が期待できます。これまで書類作成にかかっていた時間を他の業務に充てられるため、生産性向上へとつながるかもしれません。
ぜひこの記事の手順を参考に、Yoomを使った自動化を取り入れてみませんか？導入によって、自社の業務プロセスの見直しができ、効率化が実現するかもしれませんよ。