Zoomとkintoneを連携して、指定の日時になったらZoomにミーティングを作成し、ミーティング情報をkintoneに登録する方法

ステップ１：Zoomとkintoneをマイアプリ登録

まずは、 ZoomとkintoneをYoomに接続するための、マイアプリ登録を行います。
Yoomに新規登録（ログイン）後、左側メニューの「マイアプリ」を選択してください。

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次に、右上にある「新規接続」ボタンをクリックします。

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検索ボックスに連携するアプリ名を入力しましょう。

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ZoomとYoomの連携方法

Zoomのマイアプリ連携には「Client ID」と「Client secret」の入力が必要です。
「Client ID」と「Client secret」を取得していきます。

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最初に、Zoom App Marketplaceにアクセスし、ログインします。
そして、右上の「Develop」というメニューから「Build App」を選びます。

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「General App」を選び、「Create」をクリックします。

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クリックすると、設定画面に移動するため、左上の鉛筆マークから、任意のアプリ名を設定してください。
次は、同じ画面上にある「Select how the app is managed」という項目内を変更します。
以下のリンクを参考に変更作業を行ってください。

Zoom(OAuth)およびZoom Phoneのマイアプリ登録方法

設定完了後、取得した「Client ID」と「Client secret」をYoomに画面に入力し、マイアプリ登録を行ってください。

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kintoneとYoomの連携方法

kintoneのアプリを検索すると、「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」の入力を求められます。
これら３つの情報を入力し「追加」ボタンをクリックすると、アプリ登録完了です。
下記のリンクでも詳しい登録方法が記載されているため、ご参考にしてください。

kintoneマイアプリ登録方法

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ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーします。

1. 上のバナーの「試してみる」を押す。
2. 移行したページの「このテンプレートを試す」を押す。
3. Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う。

※すでに登録が完了している場合は、ログインしてください。

テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。

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ステップ3：スケジュールトリガーを起動する設定

1. コピーしたテンプレートを開く

左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。

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2. アプリトリガーを選択する

「月初に起動」をクリックします。
実行時間の指定を行うことができる画面が出てきます。

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3. トリガーの設定を行う

フローボットを起動したいタイミングを設定します。
画像では、毎月1日午前9時に起動する設定となっていますが、日付での指定だけでなく、毎週◯曜日に起動するなどの「曜日指定」も可能です。
設定が完了したら、保存を押します。
※「Cronの設定」では、1日のうちに何度も起動したい場合や、曜日によって別の時間帯に起動したいなどの細かな設定が可能です。
設定の詳しい設定方法はこちらをご確認ください。

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ステップ4：担当者へ対応依頼通知の設定をする

「MTG日時を指定」をクリックします。

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先ほど設定した日時に、誰に対してどのような通知を行うのか設定をします。
詳しい設定方法はこちらをご確認ください。

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ステップ5：Zoomのミーティングを作成する設定

1. アプリと連携をする

「ミーティングを作成する」をクリックします。

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2. Zoomと連携するアカウント情報を入力する

「Zoomと連携をするアカウント情報」が合っているか確認しましょう。
なお「タイトル」は任意で入力してください。

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3. アクション内容を選択する

全ての項目の入力が終了したら「次へ」を押します。

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4. API接続設定を行う

「メールアドレス」や「トピック」など、必要事項を入力していきます。
パスワードを設定する場合は、忘れずに、パスワードも入力しましょう。

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会議の日付、開始時刻、会議時間などは、アウトプット欄から設定可能です。

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全ての項目に入力が終了したら、「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示されれば、「保存」をクリックしてください。

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ステップ6：kintoneで情報を管理するための設定

1. アプリと連携する

「レコードを追加する」をクリックします。

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2. データベースと連携する

「タイトル」は必要に応じて、変更が可能です。
「実行アクション」は「レコードを追加する」を選択します。

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3. kintoneにおける追加するアプリを選択する

連携したいkintoneのアプリIDを入力します。
アプリは、あらかじめZoomの管理したい情報に合わせて項目に合わせて設定しておきましょう。

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4. 追加するレコードの値を設定する

kintoneアプリで設定した項目に、Zoomで取得したアウトプットを設定していきます。
設定完了後は「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ7：Zoomとkintoneの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。
設定、お疲れ様でした！

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今回使用したテンプレートはこちらです。

その他のZoomとkintoneを使った自動化の例

他にもZoomとkintoneを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.kintoneにレコードの登録があったら、自動でZoomでミーティングを作成し、メールを送るフローです。‍

kintoneの登録内容から自動で、Zoomのミーティング作成やメール送付を行うことができるため、効率的に行えるだけでなく、手入力ミスを減少させることができます。

2.メールを受信したら、kintoneでレコードを作成し、Zoomでミーティングを作成するフローです。

‍メールの内容を自動でkintoneに登録することで、入力ミスなどの人的ミスの削減に繋がります。
また、一連の流れが自動で完結するため、日頃の会議管理を負担に感じている方にオススメです。

3.Zoomでミーティングは終了したら、議事録の文字起こしと要約を行い、kintoneに格納するフローです。‍

議事録を作成するのは、担当者にとって負担の大きい作業だと言えます。
自動化による業務の効率化と自動要約機能の活用で、会議の内容を素早くチームメンバーが確認できるメリットもあります。

まとめ

Zoomとkintoneを連携させることで、Zoomのミーティングの作成から管理までを自動化し、業務効率を向上させることが可能です。
自動化させることは、手作業で行っていた事務処理を減らすだけでなく、情報伝達ミスや漏れを防ぐことが期待できます。
さらに、kintone上で情報を一元管理することで、チーム内での情報共有がスムーズになり、会社全体における業務の透明性や効率性の向上にも繋がります。
日々の業務を効率化し、さらに生産性を高めたいと考えている企業にYoomの仕組みがピッタリではないでしょうか。

この情報が皆さまの業務改善に役立つことを願っています。