昨今、ペーパーレスや保管場所の観点、そして2022年に改正された電子帳簿保存法の改正によって、書類を画像やPDF形式でデータとして保存しておく機会が大幅に増えています。
またAI技術の発展により、従来のOCRでは認識しにくかった手書き文字や流動的なフォーマットに対しても読み取りができるようになりました。
AI-OCRの普及により、さらにOCR技術が注目されています。
便利なツールや技術は積極的に業務に取り入れたいですよね。
Yoomを活用してAI-OCRとGmailを連携すれば、資料内容を自動的に抽出できるようになります。
読み取った内容をGmailで送付することで、複数のツールにアクセスすることなく情報を確認できるようになり、資料データを効率的に管理できるようになるかもしれません。
今回は、画像データやPDFをOCR技術を用いて自動化するメリットと自動化例をご紹介します！
こんな方におすすめ
- AI-OCRを活用して、業務を効率化したいと考えている方
- AI-OCRとGmailを連携して、データ整理の作業スピードを上げたい方
- AI-OCRとGmailを連携して、手動作業を省略したいと考えている方
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
JPG形式やPDF形式の資料を、AIでテキストを抽出し内容をメールで送付する
試してみる
JPG形式やPDF形式の資料をメールで受信したら、AIでテキストを抽出し内容をメールで送付するフローです。
[Yoomとは]
画像データ・PDFをOCRで自動化するフローの作り方
まず、メールで受信した添付ファイル（JPEG、PDF）よりテキストデータを抽出し、その内容をGmailへ送付するフローを作成していきます。
STEP1 Gmailをマイアプリに追加
1.Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」を選択してください。
2.マイアプリの新規接続一覧の中から、今回使用する「Gmail」を選択し、アプリを連携して下さい。アプリ名で検索も可能です。
3.「Sign in with Google」を選択します。
4.連携するGoogleアカウントを選択します。
5.「次へ」を選択します。次の画面でも、「続行」を選択してください。
6.連携が完了したら、フローボットを作成していきます。左欄のプロジェクト一覧から任意のプロジェクトを選択し、「＋新規作成」をクリックします。
7.任意のタイトルを入力しますSTEP2 特定のメールを受信したら起動するトリガーを設定
1.「特定のメールを受信したとき」選択します。
2.受信用アドレスを設定します。受信メールをここで入力したアドレスに転送することで、メールトリガーが起動します。
次に、検索条件を設定します。今回は件名に「写真」というワードが入っていた場合を条件に設定していますが、本文もしくは送信者を条件にすることも可能です。
入力後、「次へ」を選択します。
3.先ほど入力したメールアドレス宛に、設定した条件に合致するメールを送付します。
（PDF等のファイルも添付してください。今回は名刺のPDFファイルを添付しました。）
送信完了後、「テスト」を選択します。
※メール送信後、受信まで少し時間がかかることがあります。また、テスト失敗となった場合は、条件を再度確認してください。
テストが成功したら、「保存する」を選択します。
STEP3 画像・PDFから文字を読み取るアクションを設定
1.先ほど追加したアプリトリガーの下の「＋」マークを選択します。
2.オペレーションは、「画像・PDFから文字を読み取る」を選択します。
3.「任意のPDFや画像ファイルから文字情報（6500文字以内）を読み取る」を選択し、「次へ」を選択します。
4.詳細を設定します。ファイルの添付方法では、STEP2にて送付したメールの添付ファイルを使用するため、「取得した値を使用」「添付ファイル1」を選択します。
文字データを抽出したい項目を入力します。（STEP2で名刺データを添付したため、「名前」「会社名」「メールアドレス」を設定しました。） 入力後、「テスト」を選択します。
テストが成功すると、アウトプットに読み取った内容が表示されます。
正確に読み取りが行われたかを確認し、「保存する」を選択します。
画像・PDFから文字情報を読み取るオペレーションについては、こちらのページもご確認ください。
・「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
STEP4 読み取りしたテキストをGmailで送信するアクションを設定
1.先ほど追加したオペレーションの下の「＋」マークを選択します。
2.オペレーションを選択します。Gmailへメールを送信するため、「メールを送る」を選択します。
3.「Gmail」を選択します。
4.メールの設定を行います。「Gmailと連携するアカウント情報」を選択します。
5.メールの内容を設定します。「To」に送信先のメールアドレスを入力します。（Cc、Bccも設定可能です。）
「件名」を入力します。「本文」には、STEP3で抽出したアウトプットを設定します。
入力後、「次へ」を選択します。
6.メール送信のテストを行います。「テスト」を選択してください。テストが成功したら、「保存する」を選択します。
7.最後に、トリガーを「ON」にして完了です。
JPG形式やPDF形式の資料を、AIでテキストを抽出し内容をメールで送付する
試してみる
JPG形式やPDF形式の資料をメールで受信したら、AIでテキストを抽出し内容をメールで送付するフローです。
AI-OCRとGmailのその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもAI-OCRとGmailのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取りデータベースツールに追加するフローボットです。
自動で情報を登録するので、ツールを行き来する手間をなくせる可能性があります。
Gmailで受信した領収書をOCRで読み取り、Notionのデータベースに登録する
試してみる
■概要
Gmailで受信した領収書をOCRで読み取り、Notionのデータベースに登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・毎月多数の経費精算を行う必要があり、Gmailで受信した領収書のデータ入力に時間を取られている方
・複数のプロジェクトや顧客との取引があり、経費を分類して管理する必要がある方
・領収書のデジタル化を進めているが、データの整理や検索に手間がかかっている方
・Notionを経費管理ツールとして活用しているチームや企業の方
・領収書の情報の一元管理を目指す方
■注意事項
・Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Boxに自動保存する
試してみる
■概要
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Boxに自動保存するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailの添付ファイルをBoxで仕分けして管理している方
・添付ファイルの確認作業やBoxへのファイル保存を効率化したい方
・Boxへの添付ファイルの保存作業の漏れを防止したい方
■注意事項
・Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
「Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに追加する」ワークフローは転記作業の負担軽減に寄与します。
自動化により手作業で行う業務がへるため、入力ミスなどの人的エラーが軽減するでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・毎日多くの添付ファイルを受信するが、手動で内容を確認するのに手間を感じている方
・添付ファイルの情報を効率的に管理し、必要に応じてMicrosoft Excelにデータを反映させたい方
・データ管理を効率化したい企業
・Microsoft Excelを日常的に使用し、データの集計や分析を行っている方
・手作業でのデータ入力に時間がかかり、より自動化されたワークフローを実現したい方
■注意事項
・GmailとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取り後、ファイル名を更新しストレージサービスに格納するフローボットです。
書類データの確認やファイルの格納作業を削減できるかもしれません。
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しBoxに格納する
試してみる
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しBoxに格納するフローです。
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しDropboxに格納する
試してみる
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しDropboxに格納するフローです。
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しOneDriveに格納する
試してみる
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しOneDriveに格納するフローです。
Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、情報管理ツールにデータを追加して、メールツールでお礼メールを送信するフローボットです。
自動化フローにより、フォローアップの迅速化が期待できます。
Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録しGmailでお礼メールを送信する
試してみる
Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録しGmailでお礼メールを送信するフローです。
■注意事項
・Gmail、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上、SalesforceおよびAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。その他のプランでは設定したフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録しOutlookでお礼メールを送信する
試してみる
Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録しOutlookでお礼メールを送信するフローです。
■注意事項
・Gmail、Salesforce、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上、SalesforceおよびAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。その他のプランでは設定したフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを追加しOutlookでお礼メールを送信する
試してみる
Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを追加しOutlookでお礼メールを送信するフローです。
■注意事項
・Gmail、kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取り後、kintoneへ追加しチャットツールに通知するフローボットです。
契約書の受信とデータの登録をメッセージから確認できるようになるでしょう。
[[132236,132233,132221]画像データ・PDFをOCRで自動化するメリット
画像データやPDFファイルをOCRで自動化すると、どのようなメリットがあるのでしょうか？
1.ドキュメントのデジタル化
画像やPDFとして保存していたデータをテキストデータへ変換することで、このようなデータもドキュメントデータとしてデジタル化が実現します。
結果、ドキュメント管理が飛躍的に効率化するかもしれません。
2. 情報検索が手軽に
OCRでテキストデータへ変換されるため、キーワード検索やフィルタリングが容易になり、検索の効率が大幅にアップすることが予想されます。
3. データ入力の効率化
紙の書類を自動的にデジタルデータへ変換することで、従来手動で行っていたデータ入力が不要となり入力作業の負担を軽減できるかもしれません。
また、OCRを利用することで大量の書類を短時間でデータ化でき、データ入力にかかる時間と労力を大きく削減できるはずです。
4.他システムとの連携
書類をデジタル化することで、ワークフローを自動化したり、既存のシステムとの連携も可能となり、他システムでデータを活用することができます。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
画像データやPDFファイルのOCRによる自動化によって、様々な業務の効率化や精度アップが実現します。
ドキュメントのデジタルデータ化は電子帳簿保存法の観点も含め、ビジネスシーンで重要な役割を果たすでしょう。
先ほどご紹介した応用フローも含め、使い方は無限大です！
