Gmailの連携イメージ
AIオペレーションの活用方法

2024/07/12

JPG形式やPDF形式の資料を、AIでテキストを抽出し内容をメールで送付する方法

m.sekiguchi

昨今、ペーパーレスや保管場所の観点、そして2022年に改正された電子帳簿保存法の改正によって、書類を画像やPDF形式でデータとして保存しておく機会が大幅に増えています。
またAI技術の発展により、従来のOCRでは認識しにくかった手書き文字や流動的なフォーマットに対しても読み取りができるようになりました。
AI-OCRの普及により、さらにOCR技術が注目されています。
便利なツールや技術は積極的に業務に取り入れたいですよね。

Yoomを活用してAI-OCRとGmailを連携すれば、資料内容を自動的に抽出できるようになります。
読み取った内容をGmailで送付することで、複数のツールにアクセスすることなく情報を確認できるようになり、資料データを効率的に管理できるようになるかもしれません。

今回は、画像データやPDFをOCR技術を用いて自動化するメリットと自動化例をご紹介します!

こんな方におすすめ

  • AI-OCRを活用して、業務を効率化したいと考えている方
  • AI-OCRとGmailを連携して、データ整理の作業スピードを上げたい方
  • AI-OCRとGmailを連携して、手動作業を省略したいと考えている方

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください!

[Yoomとは]

画像データ・PDFをOCRで自動化するフローの作り方

まず、メールで受信した添付ファイル(JPEG、PDF)よりテキストデータを抽出し、その内容をGmailへ送付するフローを作成していきます。

STEP1 Gmailをマイアプリに追加

1.Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「+新規接続」を選択してください。

2.マイアプリの新規接続一覧の中から、今回使用する「Gmail」を選択し、アプリを連携して下さい。アプリ名で検索も可能です。


3.「Sign in with Google」を選択します。

4.連携するGoogleアカウントを選択します。

5.「次へ」を選択します。次の画面でも、「続行」を選択してください。

6.連携が完了したら、フローボットを作成していきます。左欄のプロジェクト一覧から任意のプロジェクトを選択し、「+新規作成」をクリックします。

7.任意のタイトルを入力します。

STEP2 特定のメールを受信したら起動するトリガーを設定

1.「特定のメールを受信したとき」選択します。

2.受信用アドレスを設定します。受信メールをここで入力したアドレスに転送することで、メールトリガーが起動します。
   次に、検索条件を設定します。今回は件名に「写真」というワードが入っていた場合を条件に設定していますが、本文もしくは送信者を条件にすることも可能です。
   入力後、「次へ」を選択します。 

 

3.先ほど入力したメールアドレス宛に、設定した条件に合致するメールを送付します。
   (PDF等のファイルも添付してください。今回は名刺のPDFファイルを添付しました。)
   送信完了後、「テスト」を選択します。
   ※メール送信後、受信まで少し時間がかかることがあります。また、テスト失敗となった場合は、条件を再度確認してください。
   テストが成功したら、「保存する」を選択します。

STEP3 画像・PDFから文字を読み取るアクションを設定

1.先ほど追加したアプリトリガーの下の「+」マークを選択します。

2.オペレーションは、「画像・PDFから文字を読み取る」を選択します。

3.「任意のPDFや画像ファイルから文字情報(6500文字以内)を読み取る」を選択し、「次へ」を選択します。

4.詳細を設定します。ファイルの添付方法では、STEP2にて送付したメールの添付ファイルを使用するため、「取得した値を使用」「添付ファイル1」を選択します。
   文字データを抽出したい項目を入力します。(STEP2で名刺データを添付したため、「名前」「会社名」「メールアドレス」を設定しました。)入力後
  入力後、「テスト」を選択します。


  テストが成功すると、アウトプットに読み取った内容が表示されます。
  正確に読み取りが行われたかを確認し、「保存する」を選択します。 

画像・PDFから文字情報を読み取るオペレーションについては、こちらのページもご確認ください。

・「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。

STEP4 読み取りしたテキストをGmailで送信するアクションを設定

1.先ほど追加したオペレーションの下の「+」マークを選択します。

2.オペレーションを選択します。Gmailへメールを送信するため、「メールを送る」を選択します。

3.「Gmail」を選択します。

4.メールの設定を行います。「Gmailと連携するアカウント情報」を選択します。

5.メールの内容を設定します。「To」に送信先のメールアドレスを入力します。(Cc、Bccも設定可能です。)
   「件名」を入力します。「本文」には、STEP3で抽出したアウトプットを設定します。


 

入力後、「次へ」を選択します。

6.メール送信のテストを行います。「テスト」を選択してください。テストが成功したら、「保存する」を選択します。

7.最後に、トリガーを「ON」にして完了です。

AI-OCRとGmailのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもAI-OCRとGmailのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください!

Gmailの添付ファイルをOCRで読み取りデータベースツールに追加するフローボットです。
自動で情報を登録するので、ツールを行き来する手間をなくせる可能性があります。

Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取り後、ファイル名を更新しストレージサービスに格納するフローボットです。
書類データの確認やファイルの格納作業を削減できるかもしれません。

Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、情報管理ツールにデータを追加して、メールツールでお礼メールを送信するフローボットです。
自動化フローにより、フォローアップの迅速化が期待できます。

Gmailで受信した契約書をOCRで読み取り後、kintoneへ追加しチャットツールに通知するフローボットです。
契約書の受信とデータの登録をメッセージから確認できるようになるでしょう。

画像データ・PDFをOCRで自動化するメリット

画像データやPDFファイルをOCRで自動化すると、どのようなメリットがあるのでしょうか?

1.ドキュメントのデジタル化

画像やPDFとして保存していたデータをテキストデータへ変換することで、このようなデータもドキュメントデータとしてデジタル化が実現します。
結果、ドキュメント管理が飛躍的に効率化するかもしれません。

2. 情報検索が手軽に

OCRでテキストデータへ変換されるため、キーワード検索やフィルタリングが容易になり、検索の効率が大幅にアップすることが予想されます。

3. データ入力の効率化

紙の書類を自動的にデジタルデータへ変換することで、従来手動で行っていたデータ入力が不要となり入力作業の負担を軽減できるかもしれません。
また、OCRを利用することで大量の書類を短時間でデータ化でき、データ入力にかかる時間と労力を大きく削減できるはずです。

4.他システムとの連携

書類をデジタル化することで、ワークフローを自動化したり、既存のシステムとの連携も可能となり、他システムでデータを活用することができます。

まとめ

いかがでしたでしょうか?
画像データやPDFファイルのOCRによる自動化によって、様々な業務の効率化や精度アップが実現します。
ドキュメントのデジタルデータ化は電子帳簿保存法の観点も含め、ビジネスシーンで重要な役割を果たすでしょう。

先ほどご紹介した応用フローも含め、使い方は無限大です!

この記事を書いた人
m.sekiguchi
Yoomを通じて、業務効率アップのヒントを日々勉強中です。 北の大地より、お役立ち情報を発信していきます。
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Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
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