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「ステータスが更新されない…」「毎日『進捗いかがですか？』と個別に確認するのに疲れた…」と悩んでいませんか？
日々催促の連絡をするのは精神的負担が大きく、確認が漏れると隠れ遅延が発生し、プロジェクト全体が遅れてしまいます。
既存のタスク管理ツールは便利ですが、結局は「人が確認し連絡する」という手作業の限界があり、マネージャーの負担は減りません。
この状況を打破する解決策が、AIエージェントによるタスク管理の自動化です。
AIが自動で未完了タスクを抽出し、担当者へ配慮あるリマインドを送ってくれます。
本記事では、進捗確認の手間と心理的負担をゼロにするAIエージェントの活用法や、自動化の具体的手順をご紹介します。本来の業務に集中できる環境を手に入れましょう。
「毎朝10時になったら、自動でAsanaのタスクを確認し、Slackでリマインドを送る」といった一連の流れを自動化できます。
人が介入しなくてもスケジュールに合わせてAIが稼働するため、日々の進捗確認というルーティンワークを手放したい方にぴったりのフローボットテンプレートです。
プロジェクトマネージャー（PM）や進行管理担当者にとって、毎日の進捗確認は欠かせない業務の一つです。
しかし、メンバー一人ひとりにタスクの状況を確認し、リマインドを送る作業には想像以上の時間と手間がかかります。「急かしているように思われないか」「相手の機嫌を損ねないか」といった心理的な負担を感じている方も多いのではないでしょうか。
AIエージェントを活用することで、このような手作業や精神的なストレスから解放され、より本質的なプロジェクト運用に集中できるようになります。
毎朝タスク管理ツールを開いて期限切れのタスクを探し担当者へ個別にメッセージを作成して送信する一連の作業をAIエージェントに任せることで、手作業による確認漏れや送信忘れを防ぐことができます。
また、リマインドを「AIが自動で送っている」という仕組みにすることで、マネージャー自身が催促する際の心理的なハードルを下げることが可能です。
単なる機械的な通知ではなく、AIを活用することで状況に合わせた配慮のあるメッセージを生成できます。
たとえば、「お疲れ様です！〇〇のタスクについて、もしお困りのことがあればサポートしますので教えてくださいね」といった温かみのある文面をAIが自動で作成します。
これにより、メンバー側もプレッシャーを感じにくく、前向きなコミュニケーションが生まれやすくなります。
ここからは、進捗管理をAIエージェントで自動化するフローボットの作成手順を紹介します。
Yoomの「AIワーカー」という機能を使えば、AIが進捗管理に関わる一連の業務を担ってくれます！
※今回連携するアプリの公式サイト： Asana ／Slack
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
トリガー設定
「スケジュールトリガー」を選択します。
フローボットを起動するスケジュールを設定しましょう。
「日付指定」「曜日指定」「Cron設定」が可能です。
【Tips】
スケジュールトリガーについて
デフォルトで毎日9時に起動するように設定してあります。ニーズに合わせて、スケジュールを設定してくださいね。
設定できたら完了を選択しましょう。
次に、AIワーカーの設定を行います。
「タスク進捗サポート担当」をクリックしましょう。
AIワーカーの設定画面が表示されます。
AIワーカー自体の設定を行うため、画面右側にある鉛筆マークをクリックしましょう。
Asanaからのタスク取得、ユーザー情報の検索、Slackでのメッセージ送信まで自動で行う設定を行います。
以下のようなAIワーカーの設定画面が表示されます。
AIワーカーに名前と役割を与えましょう。
基本的な内容はあらかじめテンプレートで設定してあります。すでに設定してある内容をそのまま使ってもOKです！
詳しくは、【AIワーカー】基本的な設定方法をご覧ください。
AIワーカーのマニュアルの設定を行います。
マニュアルとは、AIワーカーが実際に処理をするための手順書のことです。
AIワーカーの処理精度に関わります。
「タスク進捗確認メッセージの自動送信」の歯車マークをクリックするとマニュアルを編集できます。
マニュアル名はデフォルトのままでも、変更してもOKです。
内容は処理精度を決める肝となります。なるべく具体的に記載しましょう。
各手順でやるべきことや注意点などを細かく記載することで、AIワーカーの精度を高められます。
具体的には、手順をなるべく細かく切り分け、それぞれの手順についてできる限り詳細に説明するのがおすすめです。
普段自分がやっている業務を思い浮かべながら、「どのような手順を踏んでいるか」「何に気をつけているか」といったことを整理し、マニュアルに落とし込むイメージです。
マニュアルの作り方については、【AIワーカー】マニュアルの作成方法で詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。
デフォルトのマニュアルは以下のように設定してあります。
ニーズに合わせたマニュアルを作成してくださいね。
マニュアルの設定が完了したら保存するを選択しましょう。
ここで設定したツールを使ってAIワーカーが処理を行います。
今回はAsanaとSlackをツールとして使用します。
まずは、Asanaの歯車マークを選択します。
以下の画面が表示されたら、連携アカウントを追加をクリックしましょう。
Asanaの連携アカウントの追加方法については下記のナビをご覧ください。
※連携アカウントを追加をクリックして以降の手順を参考にしてくださいね。
「Asanaと連携するアカウント情報」にアカウントが表示されていればマイアプリ連携は完了です。
次の設定に進みましょう。「タスクを検索」をクリックします。
今回は例として、プロジェクトを指定して未完了タスクを検索するように設定しています。
今回は未完了のタスクを通知するフローですので、デフォルトで完了済みかどうかの項目に未完了と設定してあります。
保存を選択しましょう。
次に、「ユーザー情報を取得」にチェックが入っているかを確認しましょう。
今回はAIが自動で判断する設定にしているので、特に設定の必要はありません。保存を選択しましょう。
Slackの歯車マークを選択します。
Slackの連携アカウントの追加方法については下記のナビをご覧ください。
※連携アカウントを追加をクリックして以降の手順を参考にしてくださいね。
「Slackと連携するアカウント情報」にアカウントが表示されていればマイアプリ連携は完了です。
次の設定に進みましょう。「チャンネルにメッセージを送る」をクリックします。
テンプレートでは以下のように、どのチャンネルにメッセージを送信するか設定されていない状態です。
トグルをクリックすることで、投稿先のチャンネルを候補から設定できます。
毎回同じチャンネルにメッセージを送りたい場合はここで設定しておいてくださいね。
設定できたら保存を選択しましょう。
次に、「メールアドレスでユーザーを検索」にチェックが入っているかを確認しましょう。
特に設定の必要はないので、確認できたら保存を選択します。
AIワーカーの設定が完了したら、閉じるをクリックします。
※今回使用するAsanaのプロジェクトには以下のタスクが追加されています。
今回のフローで使用するAIモデルを指定しましょう。
Gemini・ChatGPT・Claudeのモデルをプルダウンで選択できるので、適したものを選んでくださいね。
おすすめは「Gemini 3 Flash」です。処理精度が高いうえタスク消費が少ないです。
迷ったらGemini 3 Flashを選ぶと良いでしょう。今回は、Gemini 3 Flashを選択しています。
今回は例として、以下のように入力してテストを行います。
設定が完了したら「テスト」をクリックします。
テストの際もタスクを消費しますのでご注意ください。
使用したタスクは、テスト実行後「再テスト」の左側に表示されます。
テストに成功すると取得した値にテストで取得した情報が反映されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、テストを実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
完了を選択しましょう。
Slackにメッセージが送信されているか、確認してみてくださいね。
トリガーON
すべての設定が終わったら、フローのトリガーを「ON」にします。
これで、明日から毎朝自動でAIがタスクの進捗を確認し、配慮のあるリマインドを届けてくれるようになります。
実務で役立つ！さらに便利にするカスタマイズ例
チームの規模やプロジェクトの特性に合わせて、AIワーカーの動きをさらにカスタマイズすることで、より実務にフィットした運用が可能になります。
遅延日数に応じてAIのメッセージ内容（トーン）を自動で変える
タスクの遅れが1日の場合と、1週間以上遅れている場合とでは、取るべき対応が変わります。
AIワーカーのマニュアル設定を調整し、「遅延が3日以内の場合はサポートを申し出る優しいトーン」「5日以上の場合は早急な状況報告を求めるフォーマルなトーン」など、日数によってメッセージのトーンを自動で変えることが可能です。
これにより、心理的負担を減らしつつ、深刻な遅延に対しては早期介入を促すことができます。
手順
鉛筆マークをクリックしましょう。
マニュアルの内容を調整します。「タスク進捗確認メッセージの自動送信」をクリックしましょう。
日数によってメッセージのトーンを変えるマニュアルに変更しましょう。
変更できたら保存を選択しましょう。
※Asanaのプロジェクトには以下のタスクが追加されています。
テストを行いましょう。
テストに成功すると以下のような画面が表示されます。
マニュアルに沿ったメッセージがSlackに送信されているか、確認してみてくださいね。
多数のメンバーを抱える進行管理担当者にとって、朝一番にプロジェクト全体のボトルネックをすばやく把握することは重要です。
担当者への個別リマインドとは別に、AIに「本日の遅延タスク一覧」を要約させ、マネージャー専用のSlackチャンネルへ投稿してみてはいかがでしょうか。
これにより、どのタスクが滞っているのかを一目で確認し、その日のサポートの優先順位を決めやすくなります。
手順
AIワーカー自体の設定を行います。鉛筆マークをクリックしましょう。
AIワーカーの説明と役割を変更しておきましょう。
マニュアルを設定します。
以下のマニュアルに変更しました！変更できたら保存しましょう。
Asanaの設定を行います。Asanaの歯車マークをクリックしましょう。
タスクを検索をクリックしましょう。
今回は例として、特定のプロジェクトの期限超過タスクを通知する設定を行います。
プロジェクトIDを候補から選択しましょう。
完了済みかどうかの項目が未完了に設定されていることを確認して保存をクリックします。
今回は個別の通知ではないため、ユーザー情報を検索しなくてOKです。
「ユーザー情報を取得」のチェックを外して保存しましょう。
Slackの設定を行います。
Slackの歯車マークをクリックしましょう。
「チャンネルにメッセージを送る」を選択しましょう。
メッセージを送信したいチャンネルを指定しましょう。
指定できたら保存してくださいね。
今回は個別にメッセージを送信しないので、ユーザー情報を取得する必要はありません。
「ユーザー情報を取得する」のチェックを外しておきましょう。
保存を選択します。
設定できたら閉じるを選択しましょう。
AIワーカーへの指示内容を入力します。
※Asanaの指定したプロジェクトには以下のようにタスクが追加されています。
入力できたらテストを行いましょう。
テストに成功すると以下の画面が表示されます。
Slackの指定のチャンネルにメッセージが送信されています！
メンバーの「タスク抱え込み（オーバーワーク）」をAIが判定して警告する
特定のメンバーにタスクが集中してしまうと、個人の進捗が遅れるだけでなくプロジェクト全体のボトルネックになります。
特定のメンバーのタスク数が一定の基準（例：7個以上）を超えている場合、進行管理担当者専用のSlackチャンネルに通知するよう設定すれば、より高度なマネジメント支援が可能になります。
手順
AIワーカー自体の設定を行います。鉛筆マークをクリックしましょう。
AIワーカーの説明と役割を変更しておきましょう。
マニュアルを設定します。
以下のマニュアルに変更しました！変更できたら保存しましょう。
Asanaの設定を行います。Asanaの歯車マークをクリックしましょう。
タスクを検索をクリックしましょう。
今回は例として、特定のプロジェクトでの未完了タスクを検索します。
プロジェクトIDを候補から選択しましょう。
未完了に設定されていることを確認して保存をクリックします。
Asanaの設定が完了したら、Slackの設定を行います。
Slackの歯車マークをクリックしましょう。
「チャンネルにメッセージを送る」を選択しましょう。
メッセージを送信したいチャンネルを指定しましょう。
指定できたら保存してくださいね。
AIワーカーへの指示内容を入力します。
※Asanaでは以下のようにタスクが登録されています。
入力できたらテストを行いましょう。
テストに成功すると以下の画面が表示されます。
Slackにメッセージが送信されているか確認してみてくださいね。
AIエージェントは非常に強力なツールですが、実業務に組み込む際にはいくつかのポイントを押さえておく必要があります。
進捗管理においてAIは「現状の把握」や「一次ヒアリング」には優れていますが、遅延の根本原因の解決やリソース調整までを行うことはできないため、最終的なフォローは人間が行う必要があります。
メンバーから「別の急ぎの対応が入って遅れています」といったヘルプの返信があった場合は、人間が直接介入してタスクの再配分を行うなど、AIをあくまで「きっかけ作り（トリガーツール）」として活用するルールをチーム内で共有しておきましょう。
AIは指示（プロンプト）の解釈によって、時に想定外の冷たい表現を使ってしまったり、存在しないタスク情報を捏造（ハルシネーション）してしまったりする可能性があるため、導入直後から完全自動化することには注意が必要です。 最初の1〜2週間はテスト期間として、メンバーに直接送信する前にマネージャーの専用チャンネルに下書きを送る設定にし、内容を確認してから手動で送るなどの運用をおすすめします。また、 マニュアル内で「Asanaのタスク情報は必ず一言一句そのまま引用すること」など、明確な制約を設けることも効果的です。
進捗管理の自動化は、タスクの漏れを防ぐだけでなく、プロジェクトマネージャーの心理的な負担を軽減してくれます。AIの配慮あるメッセージを活用することで、チーム内のコミュニケーションもより円滑になるはずです。
まずはYoomのAIワーカーを活用して、毎日の進捗確認という手作業を手放す第一歩を踏み出してみませんか。ぜひ、ご自身の業務に合ったテンプレートで無料トライアルをお試しください。
Q：特定のタグが付いたタスクだけを対象にできる？
A：
はい、可能です！AIワーカーで、Asanaの設定を行う際にタグを指定しましょう。
使用ツール・Asana＞タスクを検索と進み、タグIDを指定してくださいね。以下の画像では、testというタグが付いたタスクに絞りこんでいます。
Q：土日祝日の通知をスキップするには？
A：
スケジュールトリガー設定で、土日に通知が来ないように設定しましょう。
以下の画像のように、曜日設定で土日のチェックを外すことで月曜～金曜のみメッセージを送信するように設定できます。
Q：連携が失敗した際、どう気付けばいい？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
