■概要
プロジェクトのタスク管理において、期限が過ぎたタスクの確認と各担当者へのリマインド送付は、管理者の大きな負担になりがちです。特に複数のプロジェクトを並行している場合、個々の進捗を把握し、相手に配慮したメッセージを作成して送る作業には、多くの時間と労力を要します。このワークフローを活用すれば、毎朝指定した時間にAIワーカーがAsana内のタスクを自動で抽出し、期限切れや期限間近のタスクを抱えるメンバーへ、Slackを通じて個別にリマインドを送信します。AIワーカーが状況に合わせた丁寧なメッセージを生成するため、手作業によるリマインドの手間を抑えつつ、円滑なコミュニケーションを維持しながら業務を前に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaでのタスク管理において、期限超過タスクのチェックと個別の進捗確認に追われているプロジェクトマネージャーの方
- Slackを活用したコミュニケーションを重視しており、機械的な通知ではなく相手に配慮した温かみのあるリマインドを送りたいチームリーダーの方
- 日々のルーティンワークを自動化し、クリエイティブな業務に充てる時間を増やしたいと考えている効率化重視のビジネスパーソンの方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎朝決まった時間にAIワーカーが自動でタスクを抽出するため、管理者が手動で期限切れタスクを探し出し、個別に連絡する手間を最小限に抑えられます。
- AIワーカーが担当者の状況に合わせた配慮あるメッセージを作成することで、受け手側の心理的負担を軽減し、チーム全体のタスク完遂へのモチベーション維持に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとSlackをYoomと連携します。
- 次に、特定のスケジュールにフローが起動するようにトリガーを設定します。
- 最後に、未完了タスクを基に各担当者の状況に合わせた配慮あるリマインドメッセージを生成して送信するためのマニュアル(指示)を作成します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールの設定では、チームの始業時間や活動時間に合わせて、フローが起動する時間を自由に変更してください。
- AIワーカーのマニュアル(指示)を調整することで、リマインドメッセージの口調(丁寧、フレンドリー、厳格など)をチームの文化に合わせて最適化できます。
- 通知先のSlackチャンネルや、抽出対象とするAsanaのプロジェクトIDを、運用環境に合わせて適切に設定してください。
■注意事項
- Asana、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール(アプリ)についてもマイアプリ連携が必要です。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。