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こんにちは！Yoom編集部です。
「Yoom」を使いこなして、業務効率改善を行ったユーザーさんの声をご紹介するYoom活用企業インタビューシリーズ。
今回インタビューを行ったのは、人事評価ツール・健康管理ツールを提供する株式会社オー（https://o-inc.jp/）。Yoom導入前の課題や、実際の活用方法について、同社の藤原様にお伺いしました。
新規顧客対応や契約書関連の確認作業の効率化を計りたかった
──Yoomを導入した理由を教えて下さい
日々増加する新規顧客対応や、契約書関連の確認作業の効率化を計りたいと考えたからです。
弊社はコチーム（https://coteam.jp/）という1on1の人事評価ツールを提供しています。少人数で運営している会社なので、私が担当している業務も幅広く、マーケティング・コーポレート・カスタマーサクセスなどを兼任しています。
すでに契約している企業様の定期的な契約更新や、日々増加する新規顧客さまへのアプローチ、社内の重要な情報管理など、迅速かつ正確な対応が必要となる業務は多義に渡ります。
しかしながら、それらを迅速かつ漏れなく対応するには人手が足りず、できるだけ業務を自動化して効率化する必要がありました。
弊社では、私が入職する前からYoomを導入していましたが、もっと活用できるのではと思い試行錯誤した結果、Yoomを活用した業務改善を実現することができました。ChatGPTを使用する場合も含め、基本的にノーコードなのでとても使いやすく、UIに従って進めていくだけで直感的に利用できるのでとても便利だと思いました。また、弊社が使用しているSaaS系のサービスとの親和性も非常に高く、コーディングの知識が無くてもスムーズに楽しみながら導入することができました。
Yoom導入後、確認業務が50％削減
──どのようにYoomを活用されているのでしょうか？
これまでの業務フローでは、資料ダウンロードやウェビナーに参加してくださった新規顧客様の情報をHubspot経由でSlackに受領、担当者がその情報を1件づつ確認し、顧客様に連絡していました。新規顧客獲得のためには、直ぐコンタクトを取ることが重要ですが、電話対応や他の作業をしている間にも、Slackの顧客情報はどんどん増えていきます。そこで情報の見落としが発生し、全ての顧客様に対し、コンタクトできないこともありました。
Yoom導入後は、作業効率が劇的に改善しました。
Yoomを活用することで、新規顧客様の情報をHubspotに登録するだけで、顧客情報をSlackで取得、さらにSlack内で未確認のデータを抽出し、リマインド通知を送信するなどの業務フローを自動化することができました。
これにより、今まで2〜3回ほど発生していた確認作業を削減することができました。同僚からも、「今まで見落としがないか確認していた作業が減ったことで、精神的にも負担が軽減し、本来の業務に集中できている」という嬉しい声もありました。
また、契約企業様が増えるごとに更新の見落としリスクが懸念されていました。そこでYoomを活用し、各社の契約更新日の1ヶ月前には社内と契約企業様に通知が来るように設定し、更新手続きや確認の抜け漏れを防いでいます。
他には社内の情報管理にも活用しています。例えば自社WEBサイトのSSL認証の更新など、セキュリティー面で重要な業務のリマインド通知。新規入職者の基本情報を自動でスプレッドシートに出力し、他書類にも反映させることで事務的な作業工数も削減しています。
このように様々な業務にYoomを活用することで、社内で発生する重要な確認業務や作業の工数を50％は削減できていると感じています。
精神的な安心感も得ながら、削減した時間で本質的な業務に集中出来るので、生産性も上がりました。
──今後はどのように活用していきたいですか？
現在、実現したいことの9割はできている状況です。
自動化が必要な業務に関しては、Yoomで実現できていると感じています。
残りの1割は、時間を費やすほどでもない、だけど自動化できたらより便利だと感じている部分です。その辺りも今後は実現できたらと考えています。
──サービスに対するリクエストや改善点、欲しい機能などございましたらお教えてください
自社で思い描く業務効率化をYoomで実現可能かどうか、その設定方法について調べられる機会やサービスがあればぜひ活用したいです。
──Yoomをおすすめしたい方や企業、業種などありますか？
弊社のようにマーケティング・インサイドセールス・フィールドセールス・カスタマーサクセスなど、部署間での繋がりが発生するサービスモデルは、受け渡しの際に認識のズレや見落としが発生しやすいと考えています。このようなセールスモデルの企業さまに是非お勧めしたいです。
──最後にYoomの満足度を教えていただけますでしょうか
満足度は100％だと言えます！
Yoomを活用したことで無駄な作業を削減でき、生産性も確実に上がりました。丁寧なサポート体制にも満足しています。
藤原様、インタビューにご協力いただきありがとうございました！
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