Cognito Formsで新しいEntryが作成されたら、Google スプレッドシートに追加する
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Cognito Formsを活用して、Webサイトに問い合わせフォームやアンケートフォームを設置している方は多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、Cognito Forms APIの基礎知識から、プログラミングの知識がなくても様々なSaaSと連携して業務を自動化する方法 まで、具体的な活用事例を交えて詳しく解説します。
この記事を読めば、面倒な手作業から解放され、業務の正確性とスピードを向上させるための具体的なステップがわかるはず。
YoomにはCognito Forms APIを使った様々なアクションや、業務フローを自動化するためのテンプレート が用意されています。
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Cognito Forms APIはCognito Formsと外部アプリ（Google、Microsoft、Salesforce、Notionなど）を繋げてデータの受け渡しを行い、Cognito Formsを使った業務フローを自動化できるインターフェースです。
APIはアプリケーション・プログラミング・インターフェース (Application Programming Interface）の略語です。
取得：APIを経由して、データを取得することができます。
追加：APIを経由して、データを追加することができます。
更新：APIを経由して、データを更新することができます。
削除：APIを経由して、データを削除することができます。
Cognito Forms APIでできることをいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
New Entryがあったらフローを起動する
Cognito Forms APIは、新しいエントリー（フォーム送信）を起点として利用した自動化フローを実現できます。
Cognito Formsで新しいEntryが作成されたら、Google スプレッドシートに追加する
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Entryを作成する
自動化フローの中でCognito Formsにエントリーを作成するアクションを実行することもできます。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Cognito FormsでEntryを作成する
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Fileをダウンロードする
Cognito Formsのエントリーに添付されたファイルを自動でダウンロードするアクションも、フローの中に組み込むことができます。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Cognito FormsからFileをダウンロードし、Google Driveに格納する
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その他にも下記のようなアクションをAPI経由で実行が可能です。
■フローの中で設定できるアクション（フローボットオペレーション）
Get Forms
Set Link Availability
Update Entry
Get Entry
Delete Entry
Create Document
Get File Information
Cognito FormsのAPIは、Cognito Formsのプラン（Pro、Team、Enterprise）で利用可能です。APIの利用自体に直接的な追加料金はかかりませんが、プランごとに1ヶ月に実行できるAPIリクエストの上限数が定められています。
例えば、フォームへの送信データをAPI経由でスプレッドシートに転記する場合、1回の送信が1リクエストとしてカウントされます。
リクエスト上限：Proプランでは月間2,000リクエスト、Teamプランでは10,000リクエスト、Enterpriseプランでは100,000リクエストまで利用できます。この上限を超過すると、100,000リクエストごとに追加料金が発生します。
ファイルサイズ：100KBを超える大きなファイルを扱うリクエストは、複数回のリクエストとしてカウントされるため注意が必要です。
ユーザー追加：各プランには基本のユーザー数が含まれていますが、それを超えてユーザーを追加する場合は、別途料金が発生します。
APIの利用状況はCognito Formsの組織設定ページから確認できるので、定期的にチェックすることをおすすめします。
※詳細はCognito Formsのサービスサイトをご確認ください。
実際に連携してみた！
ここではノーコードツールYoomが用意するテンプレートで、実際の設定方法を通してCognito Forms APIを使った具体的な連携方法を紹介していきます！登録フォーム
[Yoomとは]
Cognito Forms APIとの連携方法
はじめにCognito Forms APIとYoomを連携する方法を紹介します。
アプリ一覧画面でCognito Formsを検索して選択します。
アカウント名とAPI Keyを入力し、追加をクリックすると連携完了です。
今回は「Cognito Formsで新しいEntryが作成されたら、Google スプレッドシートに追加する」という実際のフローボットも作成していきます！
Google スプレッドシートをマイアプリ連携
該当のテンプレートをコピー
Cognito Formsのトリガー設定およびGoogle スプレッドシートのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Cognito Formsで新しいEntryが作成されたら、Google スプレッドシートに追加する
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ステップ1：Google スプレッドシートとYoomの連携
Google スプレッドシートも先程のCognito Formsと同様、アプリ一覧から検索して選択しましょう。
その後、連携するアカウントでサインインすると完了です。
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからフローを作っていきます！
Cognito Formsで新しいEntryが作成されたら、Google スプレッドシートに追加する
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コピーが成功すると、以下の画面が表示されるので「OK」をクリックします。
これで、マイプロジェクトにテンプレートがコピーされました。
ステップ3：Cognito Formsのトリガー設定
それでは、Cognito Formsの設定から始めていきます。
続く画面は、すでに設定されているので次へ進みます。
表示されているWebhookURLをコピーしたら、枠下の注記を参考にしてCognito Formsに設定してください。
テストが成功すると、フォームで送信した内容が取得されるので、確認してから保存します。
ステップ4：Google スプレッドシートの設定
最後に、Cognito Formsから取得した情報を、Google スプレッドシートに追加する設定を行います。
データベースの連携を設定して次へ進みます。
スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名は、候補から設定できます。
テーブル範囲の設定は、今回はテスト用に以下のシートを作成したため、「A:C」となっています。
追加するレコードの値を該当する項目に設定してください。
Cognito Formsの情報を記録する項目は、取得した値から設定します。
上記の設定後、テストを行いましょう。
テストの結果に問題がなければ、Yoomに戻り設定を保存します。
最後に、トリガーをONにするとすべての設定が完了です。
Cognito Forms APIを活用すれば、フォームへの情報入力やデータ管理といった様々な業務を自動化できます。YoomにはCognito Formsと各種サービスを連携させるためのテンプレートが豊富に用意されています。これらのテンプレートを活用し、日々のフォーム関連業務を効率化しましょう。
1.Cognito Formsへの入力をトリガーにして、データ管理を効率化する Cognito Formsへの新規登録や更新をトリガーに、様々なアプリケーションへ自動でデータを連携させることができます。たとえば、Cognito Formsで新しいエントリーが作成されたら、その内容を自動でGoogle スプレッドシートに追加することが可能です。これにより、手作業による転記ミスを防ぎ、回答データを一元管理できるため、集計や分析作業がスムーズになります。
Cognito Formsで新しいEntryが作成されたら、Google スプレッドシートに追加する
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2.Google スプレッドシートの更新をトリガーにして、フォームへの入力やファイル管理を自動化する Google スプレッドシートを起点として、Cognito Formsのデータを操作することも可能です。たとえば、Google スプレッドシートに新しい行が追加されると、その情報を元にCognito Formsへ自動でエントリーを作成できます。また、同様のトリガーでCognito Formsからファイルを自動でダウンロードし、Google Driveに格納することも可能です。これにより、データの一括登録やファイルのバックアップ作業の手間を大幅に削減できます。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Cognito FormsでEntryを作成する
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Google スプレッドシートで行が追加されたら、Cognito FormsからFileをダウンロードし、Google Driveに格納する
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まとめ
Cognito Forms APIを活用した連携を導入することで、これまで手作業で行っていたフォームデータの転記や共有といった繰り返し業務を自動化し、作業時間の大幅な短縮とヒューマンエラーの防止に繋がります。
これにより、担当者がこうした定型業務から解放されるので、顧客対応の質向上やデータ分析といった付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うはずです。
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築しやすいです。こちら
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