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「申請をし、それを承認する」という一連の流れは、どの企業でも行っている業務フローですよね。
承認した後はその旨を各部署や申請者に報告する必要がありますが、このような定型業務はシンプルながら、件数が多いと確実にリソースを圧迫する要因とも言えます。
今回はこうした定型業務を自動化すべく、freee会計とChatworkを連携してみました！
まずはfreee会計とChatworkを連携するとどのようなメリットがあるのか確認していきましょう。
freee会計を使用し経費管理をしている経理部の方や、稟議にGOサインを出すリーダーや経営者の方にとって価値ある自動化になっているので、要チェックです！
freee会計とChatworkを連携するメリット
1.freee会計で申請が承認されたらChatworkにその旨を自動で通知！
freee会計で申請された内容について承認されると、その旨がChatworkに自動で送信されるようになります！
申請した内容が承認されているのか気になると、つい何度もfreee会計を確認しにいってしまいますよね。また、複数の内容をまとめて申請している場合は、どれが承認されていているのわからなくなり、確認に時間を割いてしまう事もあるでしょう。
このような場合にfreee会計とChatworkを連携すれば、承認された申請だけが可視化できるようになり、わざわざfreee会計を確認しにいく手間が省けます。
また、承認した側もその都度メッセージを作成し手動で通知をする必要がなくなるため、業務の負担軽減に繋がるでしょう！
2.次のフェーズへの移行がスムーズになる！
承認後、すぐにその旨をChatworkに送信できれば問題はありませんが、通知や報告などはつい後回しになってしまいがちでもあります。
特に件数が多い場合は申請内容を1つ1つチェックし、それを承認していく必要がありますよね。となると、Chatworkを用いて申請者に承認した旨を報告するのは、それなりに時間が経過してからになる場合があります。
これではタイムロスが生まれてしまい、業務のスピード感が欠けてしまいかねません。
特に、承認後は次のフェーズに移行する必要のある稟議については、承認された旨をいち早く知る事でチーム全体が動きやすくなるため、今回のような自動化を取り入れるメリットは大きいと言えるでしょう。
[Yoomとは]
freee会計とChatworkの連携フローの作り方
では、ここからは実際に「freee会計で経費申請が承認されたら、Chatworkに通知する」というフローボットの作成手順を紹介しましょう。
今回はイチからフローボットを作成せず、すでにフローが組んであるテンプレートを使用します。
テンプレートを使用すればより簡単にアプリ同士の連携が可能になるのでおすすめです！
Yoomの登録が終わったら、以下のバナーをクリックして進んでくださいね。
次はfreee会計とChatworkをYoomと連携させましょう。これを「マイアプリ連携」と言います。
マイアプリ連携
テンプレートのバナーをクリックすると、画面の下に「このテンプレートを試してみる」というボタンがあるので押します。
そうすると「マイプロジェクト」というページに飛ぶので、画面左側のメニューから「マイアプリ」を選択！
↓
まずはfreee会計のマイアプリ連携からいきましょう！右上の新規作成を押します。
検索窓に「freee会計」と入力するとfreee会計のアイコンが出てくるのでクリック！
↓
連携するfreee会計のIDを入力すると上記のようなページに移行します。
画面1番下の「許可する」を押しましょう。そうするとマイアプリが登録されたYooｍの画面に戻ります！
これでfreee会計とYoomの連携は完了できたので、次はChatworkとYoomを連携させましょう。
検索窓に「Chatwork」と入力するとChatworkのアイコンが出てくるのでクリック！
↓
そうすると上記のような画面に移行するのでアカウント情報を入力します。
入力を終えてログインを押すと…
このような画面になるので許可を押しましょう！
許可を押すとYoomの画面に移行します。これでChatworkとYoomの連携は終了です。
freee会計とChatworkの2つのアプリがYoomと連携できたので、次はフローボットの中身を設定していきましょう。フローボットの工程は全部で2つです！
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。93939
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
freee会計のトリガー設定
画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】freee会計で経費申請が承認されたら、Chatworkに通知する」をクリック！
右上の編集するを押しましょう。
↓
freee会計のアイコンの「経費申請・各種申請・支払い依頼が承認されたら」を押します。
テンプレートを利用したことによりあらかじめ必要項目は入力されているので、freee会計と連携するアカウント情報が正しいか確認してから次へをクリック！
↓
次はWebhookの設定をしましょう。
画像の赤枠内のfreeeのWebhookイベント設定に詳しい説明があるので、そのページを確認しながら設定してくださいね！
↓
Webhookの設定が完了したら、実際にfreee会計のデータを受信できているのか確認するためにテストをします。
そのため、freee会計でテスト用の申請＆承認をしましょう。申請＆承認が完了したらYoomの画面に戻ります。
画面下に「テスト」というボタンがあるので押しましょう。青く「テスト成功」と表示されたのが確認できたら保存をしてくださいね。
↓
freee会計の設定は以上です！次はChatworkの設定に進みましょう！
Chatworkの設定
Chatworkのアイコンの「メッセージを送る」を押します。
こちらに関してもテンプレートを利用したことによりあらかじめ必要項目は入力されているので、Chatworkと連携するアカウント情報が正しいか確認してから次へをクリックしてくださいね。
↓
freee会計の情報を通知するルームIDを決めましょう。
ボックス内をクリックするとChatworkのチャンネルが全て表示されるので、freee会計の通知を送信したいルームをクリックでチョイスしてくださいね。
↓
ルームを選び終えたら今度は内容を決めていきます。
やり方は簡単！メッセージボックス内をクリックすると画像のように取得した情報が一覧表示されるので、Chatworkに通知したい内容をチョイスすればいいだけです。
見やすくなるように改行や記号をはさむのがコツでもあります。
↓
画像のように入力し終えたら下にあるテストをクリック！
そうすると実際にChatworkに送信されるので、送信された内容を見ながら微調整をし、任意の内容に変えてくださいね。
ここまで設定できたら画面下のテストを押しましょう。
青く「テスト成功」と表示され、Chatworkにメッセージが送信されれば完了です。
これにてfreee会計とChatworkの連携は完了です。お疲れ様でした！
テンプレートを使用したことにより時短でフローボットの作成ができました！
Yoomにはこれ以外にもたくさんのフローボットテンプレートが用意されているので、ぜひご覧ください。
その他のfreee会計やChatworkを使った自動化の例
他にもfreee会計とChatworkを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.毎月月初にfreee会計で支払い期日が過ぎた取引をChatworkに通知する
金銭が関わる定型業務は企業にとって大変重要なので、Chatworkに自動通知しましょう！
2.freee会計で経費申請が承認されたらkintoneのデータベースに追加する
freee会計で申請が承認された旨をデータとして残したい場合はいかがでしょうか。
3.Yoomデータベースからfreeeに取引先を登録する
freee会計をYoomオリジナルのデータベースと同期することも可能です！
まとめ
メッセージを送信する作業そのものは難しくありません。すぐに終わるタスクではありますが、数が多いとなると負担は大きいですよね。
そうした時は今回のようなフローボットを作成し、業務フローをどんどん自動化していきましょう！
ぜひYoomを利用して、日々の業務負担を軽くしてみてくださいね。
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