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Yoomには特定のラベルのメール受信を検知して、情報をGoogle スプレッドシートに追加する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
「大事なメール、どこにいった？」
仕事でGmailを使っていると、メールの整理に追われることがありますよね。ラベルをつけたメールを後から探そうとしても、埋もれてしまってなかなか見つからない。しかも、いちいち手作業でGoogle スプレッドシートに転記していると、ミスも増えるし時間も取られる……。この手間を減らしたいと思いませんか？
実は、この作業を自動化すれば、届いたメールのデータをスピーディーにGoogle スプレッドシートに記録することができるんです。
それではここからノーコードツールYoomを使って、Gmailで特定のラベルのメールが届いたら、Google スプレッドシートに追加する方法をご説明します。
Gmailのラベル管理を効率化するため、自動振り分け（フィルタ）設定やラベルリストのカスタマイズを行うのが一般的でしょう。
ただし、取り扱うメールの数が増えていくにつれて、情報の確認作業が多くなり、管理業務へかける時間も比例して増えていきます。
もし、日常的にメールデータを収集して解析する必要がある場合、その前段階の作業でリソースを取られてしまうのはもったいない...
ラベル管理とデータ集約をシームレスに行うことができないものか、と考えた時、Yoomの自動化フローボットが有効手段となるはずです。
[Yoomとは]
Gmailに特定のラベルのメールが届いたことをGmailのAPIを利用して検知し、そのメールの内容をGoogle スプレッドシートに自動追加することで実現可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
ここでは、YoomとGmailとGoogle スプレッドシートを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Gmailのアプリ登録は、下記の解説を参考に操作を進めてください！
これで、2つのアプリの登録が完了しました！
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので、「OK」をクリックします。
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。
タイトルは変更可能です。トリガーアクションは「特定のラベルのメールを受信したら」のままにし、
アカウントが正しいか確認して「次へ」をクリックしてください。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、フローボットを起動したいラベルを候補のプルダウンから選択してください。
この後のテスト操作で、特定のラベルに該当するメールを受信している必要があります。
今回はフィルタールールを作成し、下記のメールが「CHAT」というラベルに振り分けられるように設定しました。
最後に連携したGmailアドレスにテストメールを送信し、Yoomの設定画面に戻って「テスト」をクリック。
「アウトプット」で取得した値は今後のステップで活用できます。
「テスト成功」と表示されたら「保存する」をクリックしてください。
なお「詳細設定」をクリックすると以下の内容を選択することもできます。
「テキストからデータを抽出する」をクリック。
タイトルは編集可能です。変換タイプは以下の文字数から選択できます。
対象のテキスト、抽出したい項目を入力してテストできます。
「テスト成功」と表示されたら「保存する」をクリックしてください。
こちらも「アウトプット」で取得した値は今後のステップで活用できます。
なお「詳細設定」をクリックすると以下の内容を選択することもできます。
次に「要約する」をクリック。
タイトルは編集可能です。アクションは以下の文字数から選択できます。
要約対象のテキスト、文字数、要約の条件を入力してテストできます。
「テスト成功」と表示されたら「保存する」をクリックしてください。
取得した値は今後のステップで活用できます。
なお「詳細設定」をクリックすると以下の内容を選択することもできます。
「レコードを追加する」をクリック。
データベース操作についての動画が出てくるので、ぜひそちらも参考にしてください。
タイトルは変更可能です。実行アクションは「レコードを追加する」のままにし、アカウントが正しいか確認してください。
スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名を入力して「次へ」をクリックしてください。
プルダウンの「候補」から選択可能です。テーブル範囲を指定することもできます。
追加するレコードの値を入力してください。アウトプットから選択することもできます。
入力したら「テスト」をクリックしてください。
「テスト成功」と表示されたら「保存する」をクリックしてください。
なお「詳細設定」をクリックすると以下の内容を選択することもできます。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
他にもGmailを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
メールを手作業で整理するのは、もう終わりにしませんか？ 特定のラベルがついたメールを自動でGoogle スプレッドシートに記録すれば、探す手間や転記ミスを防ぐことができ、業務スピードがぐっと上がるかもしれません。
一度仕組みを作ってしまえばあとは自動で情報が整理されるので、他の業務にもっと集中できるチャンスです。
Yoomではノーコードで簡単に設定できるため、技術的な知識がなくても導入可能です。是非この記事を参考に自動化フローを活用してみてください！
関連記事：メール振り分けアクションと連携したフローを紹介した記事
Q：もっとリアルタイムに連携できませんか？
A：トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分から選択可能で、リアルタイムでは連携されません。
設定できるトリガーの起動間隔はご利用のプランによって異なるため、詳しくは下記ページをチェックしてみてください！
Q：メールの添付ファイルも自動で保存できますか？
A：トリガーアクションでメールに添付されたファイルの情報も取得できるため、Google スプレッドシートへデータファイルのURLといった情報を集約することもできます。
Q：複数のラベルをトリガーに設定できますか？
A：一つのトリガーに設定できるラベルは一つです。そのため、複数のラベルを設定したい場合には、フローボットを分けて構成し運用することをおすすめします。
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