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「大事なメール、どこにいった？」
仕事でGmailを使っていると、メールの整理に追われることがありますよね。ラベルをつけたメールを後から探そうとしても、埋もれてしまってなかなか見つからない。しかも、いちいち手作業でGoogle スプレッドシートに転記していると、ミスも増えるし時間も取られる……。この手間を減らしたいと思いませんか？
実は、この作業を自動化すれば、届いたメールのデータをスピーディーにGoogle スプレッドシートに記録することができるんです。
それではここからノーコードツールYoomを使って、Gmailで特定のラベルのメールが届いたら、Google スプレッドシートに追加する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Gmailに特定のラベルのメールが届いたことをGmailのAPIを利用して検知し、そのメールの内容をGoogle スプレッドシートに自動追加することで実現可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からGmailを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
お使いのアカウントを選択してください。
「次へ」をクリックするとクリックすると、Gmailのマイアプリ連携が完了します。
同様にマイアプリの「+新規接続」からGoogle スプレッドシートを検索してください。
ログイン画面が表示されるので、メールアドレスまたは電話番号を入力して「次へ」をクリックします。
次のパスワード入力画面でパスワードも入力してください。
「次へ」をクリック。
「続行」をクリックすると、Google スプレッドシートのマイアプリ連携が完了します。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので、「OK」をクリックします。
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。
タイトルは変更可能です。トリガーアクションは「特定のラベルのメールを受信したら」のままにし、
アカウントが正しいか確認して「次へ」をクリックしてください。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、フローボットを起動したいラベルを候補のプルダウンから選択してください。
この後のテスト操作で、特定のラベルに該当するメールを受信している必要があります。
今回はフィルタールールを作成し、下記のメールが「CHAT」というラベルに振り分けられるように設定しました。
最後に連携したGmailアドレスにテストメールを送信し、Yoomの設定画面に戻って「テスト」をクリック。
「アウトプット」で取得した値は今後のステップで活用できます。
「テスト成功」と表示されたら「保存する」をクリックしてください。
なお「詳細設定」をクリックすると以下の内容を選択することもできます。
「テキストからデータを抽出する」をクリック。
タイトルは編集可能です。変換タイプは以下の文字数から選択できます。
対象のテキスト、抽出したい項目を入力してテストできます。
「テスト成功」と表示されたら「保存する」をクリックしてください。
こちらも「アウトプット」で取得した値は今後のステップで活用できます。
なお「詳細設定」をクリックすると以下の内容を選択することもできます。
次に「要約する」をクリック。
タイトルは編集可能です。アクションは以下の文字数から選択できます。
要約対象のテキスト、文字数、要約の条件を入力してテストできます。
「テスト成功」と表示されたら「保存する」をクリックしてください。
こちらも「アウトプット」で取得した値は今後のステップで活用できます。
なお「詳細設定」をクリックすると以下の内容を選択することもできます。
「レコードを追加する」をクリック。
データベース操作についての動画が出てくるので、ぜひそちらも参考にしてください。
タイトルは変更可能です。実行アクションは「レコードを追加する」のままにし、アカウントが正しいか確認してください。
スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名を入力して「次へ」をクリックしてください。
プルダウンの「候補」から選択可能です。テーブル範囲を指定することもできます。
追加するレコードの値を入力してください。アウトプットから選択することもできます。
入力したら「テスト」をクリックしてください。
「テスト成功」と表示されたら「保存する」をクリックしてください。
なお「詳細設定」をクリックすると以下の内容を選択することもできます。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
Gmailに特定のラベルのメールが届いたことをGmailのAPIを利用して検知し、GitHubの提供しているAPIを用いて自動的に課題を追加することで実現可能です。次にGoogle スプレッドシートをGitHubに変更した場合の設定です。GmailとGoogle スプレッドシート同様、以下のテンプレートをコピーしてください。
ステップ1のマイアプリ連携から「テキストからデータを抽出する」までは先程の手順と同様なので「Issueを作成」から解説します。
タイトルは変更可能です。アクションは「Issueを作成」のままにし、アカウントが正しいか確認して「次へ」をクリックしてください。
テキストボックス下部の説明を参考に、必要事項を入力します。
アウトプットから選択することもできます。
入力が終わったら先程と同様にテストし、成功したら保存してください。
最後にトリガーをオンにして動作確認したら設定完了です。
Gmailに特定のラベルのメールが届いたことをGmailのAPIを利用して検知し、Zendeskの提供しているAPIを用いて自動的にチケットを作成することで実現可能です。
続いてはGoogle スプレッドシートをZendeskに変更した場合の設定です。GmailとGoogle スプレッドシート同様、以下のテンプレートをコピーしてください。
ステップ1のマイアプリ連携から「テキストからデータを抽出する」までは先程の手順と同様なので「チケットを作成」から解説します。
タイトルは変更可能です。アクションは「チケットを作成」のままにし、アカウントが正しいか確認して「次へ」をクリックしてください。
テキストボックス下部の説明を参考に、必要事項を入力します。
こちらもGitHub同様、アウトプットから選択することもできます。
また、任意でカスタムフィールドを入力することもできます。
入力が終わったら先程と同様にテストし、成功したら保存してください。
最後にトリガーをオンにして動作確認したら設定完了です。
他にもGmailを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.指定日時にGoogle スプレッドシートから顧客情報を取得し、Gmailで定型文を送信する
Google スプレッドシートで管理する顧客情報をもとに、指定したスケジュールでGmailの定型文を自動的に送信するフローです。
手動での情報取得やメール作成・送信が不要になるため、宛先誤りや送信忘れを防ぎたい方におすすめです。
2.Gmailで受け取ったCSVをGoogle スプレッドシートに自動変換する
Gmailで受信したCSVファイルを自動でGoogle スプレッドシートに変換するフローです。
手作業によるミスや変換漏れを防ぎ、よりスピーディーにデータを保存して業務を進めるのに役立つでしょう。
3.Gmailでメールを受信したら、AIで重要度を振り分けて担当者に依頼する
Gmailで特定条件のメールを受信すると、メール内容を元にAI機能で重要度を自動で振り分け担当者へ対応依頼するフローです。
重要度の高い内容をスムーズに共有することで、対応スピードの向上が期待できます。
メールを手作業で整理するのは、もう終わりにしませんか？ 特定のラベルがついたメールを自動でGoogle スプレッドシートに記録すれば、探す手間や転記ミスを防ぐことができ、業務スピードがぐっと上がるかもしれません。
一度仕組みを作ってしまえばあとは自動で情報が整理されるので、他の業務にもっと集中できるチャンスです。
Yoomではノーコードで簡単に設定できるため、技術的な知識がなくても導入可能です。是非この記事を参考に自動化フローを活用してみてください！
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