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とにかく早く試したい方へ
Yoomには特定のラベルのメール受信を検知して、情報をGoogle スプレッドシートに追加する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Gmailで特定のラベルのメールが届いたら、Google スプレッドシートに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・受信したメールの内容を整理し、Google スプレッドシートに登録する必要がある方
・顧客からの問い合わせや注文メールを一覧化し、チームで共有したいカスタマーサポートや営業の担当者
・ニュースレターやレポートメールの要点を自動抽出し、データベース化したいマーケティング担当者
・複数のプロジェクトを並行して進めており、メール内容の整理や記録を自動化してい進捗管理を効率化したいプロジェクトチームのマネージャーやメンバー
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「大事なメール、どこにいった？」
仕事でGmailを使っていると、メールの整理に追われることがありますよね。ラベルをつけたメールを後から探そうとしても、埋もれてしまってなかなか見つからない。しかも、いちいち手作業でGoogle スプレッドシートに転記していると、ミスも増えるし時間も取られる……。この手間を減らしたいと思いませんか？
実は、この作業を自動化すれば、届いたメールのデータをスピーディーにGoogle スプレッドシートに記録することができるんです。
それではここからノーコードツールYoomを使って、Gmailで特定のラベルのメールが届いたら、Google スプレッドシートに追加する方法をご説明します。
メールのラベルを一目でわかりやすく管理するためには
Gmailのラベル管理を効率化するため、自動振り分け（フィルタ）設定やラベルリストのカスタマイズを行うのが一般的でしょう。
ただし、取り扱うメールの数が増えていくにつれて、情報の確認作業が多くなり、管理業務へかける時間も比例して増えていきます。
もし、日常的にメールデータを収集して解析する必要がある場合、その前段階の作業でリソースを取られてしまうのはもったいない...
ラベル管理とデータ集約をシームレスに行うことができないものか、と考えた時、Yoomの自動化フローボットが有効手段となるはずです。
[Yoomとは]
Gmailで特定のラベルのメールが届いたら、Google スプレッドシートに追加する方法
Gmailに特定のラベルのメールが届いたことをGmailのAPIを利用して検知し、そのメールの内容をGoogle スプレッドシートに自動追加することで実現可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
■概要
Gmailで特定のラベルのメールが届いたら、Google スプレッドシートに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・受信したメールの内容を整理し、Google スプレッドシートに登録する必要がある方
・顧客からの問い合わせや注文メールを一覧化し、チームで共有したいカスタマーサポートや営業の担当者
・ニュースレターやレポートメールの要点を自動抽出し、データベース化したいマーケティング担当者
・複数のプロジェクトを並行して進めており、メール内容の整理や記録を自動化してい進捗管理を効率化したいプロジェクトチームのマネージャーやメンバー
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：GmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
ここでは、YoomとGmailとGoogle スプレッドシートを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Gmailのアプリ登録は、下記の解説を参考に操作を進めてください！
これで、2つのアプリの登録が完了しました！
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Gmailで特定のラベルのメールが届いたら、Google スプレッドシートに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・受信したメールの内容を整理し、Google スプレッドシートに登録する必要がある方
・顧客からの問い合わせや注文メールを一覧化し、チームで共有したいカスタマーサポートや営業の担当者
・ニュースレターやレポートメールの要点を自動抽出し、データベース化したいマーケティング担当者
・複数のプロジェクトを並行して進めており、メール内容の整理や記録を自動化してい進捗管理を効率化したいプロジェクトチームのマネージャーやメンバー
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので、「OK」をクリックします。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。
タイトルは変更可能です。トリガーアクションは「特定のラベルのメールを受信したら」のままにし、
アカウントが正しいか確認して「次へ」をクリックしてください。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、フローボットを起動したいラベルを候補のプルダウンから選択してください。
この後のテスト操作で、特定のラベルに該当するメールを受信している必要があります。
今回はフィルタールールを作成し、下記のメールが「CHAT」というラベルに振り分けられるように設定しました。
最後に連携したGmailアドレスにテストメールを送信し、Yoomの設定画面に戻って「テスト」をクリック。
以下の『取得した値』は今後のステップで活用できます。
トリガーやオペレーション実行時に取得したデータは、Yoom上で「取得した値」へ格納されます。この値は変数として後続のオペレーションで活用可能です。
「テスト成功」と表示されたら「保存する」をクリックしてください。
なお「詳細設定」をクリックすると以下の内容を選択することもできます。
ステップ4：データ抽出と要約の設定
「テキストからデータを抽出する」をクリック。
タイトルは編集可能です。変換タイプは以下の文字数から選択できます。
対象のテキスト、抽出したい項目を入力してテストできます。
「テスト成功」と表示されたら「保存する」をクリックしてください。
こちらで取得した値は今後のステップで活用できます。
なお「詳細設定」をクリックすると以下の内容を選択することもできます。
次に「要約する」をクリック。
タイトルは編集可能です。アクションは以下の文字数から選択できます。
要約対象のテキスト、文字数、要約の条件を入力してテストできます。
「テスト成功」と表示されたら「保存する」をクリックしてください。
取得した値は今後のステップで活用できます。
なお「詳細設定」をクリックすると以下の内容を選択することもできます。
ステップ5：Google スプレッドシートのアクション設定
「レコードを追加する」をクリック。
データベース操作についての動画が出てくるので、ぜひそちらも参考にしてください。
タイトルは変更可能です。実行アクションは「レコードを追加する」のままにし、アカウントが正しいか確認してください。
スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名を入力して「次へ」をクリックしてください。
プルダウンの「候補」から選択可能です。テーブル範囲を指定することもできます。
追加するレコードの値を入力してください。『取得した値』から選択することもできます。
入力したら「テスト」をクリックしてください。
「テスト成功」と表示されたら「保存する」をクリックしてください。
なお「詳細設定」をクリックすると以下の内容を選択することもできます。
ステップ6：トリガーをONにし動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要
Gmailで特定のラベルのメールが届いたら、Google スプレッドシートに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・受信したメールの内容を整理し、Google スプレッドシートに登録する必要がある方
・顧客からの問い合わせや注文メールを一覧化し、チームで共有したいカスタマーサポートや営業の担当者
・ニュースレターやレポートメールの要点を自動抽出し、データベース化したいマーケティング担当者
・複数のプロジェクトを並行して進めており、メール内容の整理や記録を自動化してい進捗管理を効率化したいプロジェクトチームのマネージャーやメンバー
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
その他のGmailを使った自動化の例
他にもGmailを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
BubbleでThingが作成されたらGmailでメールを通知するフローです。
Garoonでカレンダーに予定が登録されたら参加者にGmailでメールを送信するフローです。
■概要
「GmailでJPG画像ファイルを受信したら、PDFファイルに自動変換してMicrosoft Teamsに転送する」ワークフローは、メール添付ファイルの処理を効率化する業務ワークフローです。
Gmailに届いたJPGファイルを自動でPDFに変換し、必要なチームに迅速に共有することで、手作業の手間や時間を大幅に削減します。
これにより、情報共有のスピードアップと業務のスムーズな進行が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを頻繁に利用し、添付ファイルの処理に手間を感じている方
・JPGファイルを受け取る機会が多く、PDFに変換する作業を自動化したい方
・Microsoft Teamsでの情報共有を迅速化し、チームの連携を強化したい管理者
・業務プロセスの効率化を図り、手作業によるミスを減らしたい企業のIT担当者
・添付ファイルの自動変換と転送を通じて、業務フローを最適化したい方
■注意事項
・Microsoft Teams、Gmail、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
Gmailで受け取ったアンケート結果をMicrosoft Excelに格納するフローです。
■注意事項
・GmailとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Gmailに届くお問い合わせなどをZendeskへ手作業で起票していませんか？この作業は単純ですが、対応漏れや入力ミスが許されず、大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、Zendeskにチケットが自動で作成されるため、手作業による対応業務を効率化し、顧客対応の迅速化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmail経由の問い合わせをZendeskで管理しているカスタマーサポート担当の方
・手作業でのチケット起票による対応漏れや遅延の発生に課題を感じている方
・問い合わせ対応業務を自動化し、チームの生産性を向上させたいと考えている方
■注意事項
・Gmail、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
「Gmailで受信したメールをキーワードで自動振り分けし、Slackに転送する」ワークフローは、日々のメール管理を効率化する業務ワークフローです。
特定のキーワードを設定することで、重要なメールを自動的に振り分け、Slackへ転送します。
これにより、チーム内での情報共有がスムーズになり、迅速な対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailでのメール管理に時間を取られているビジネスパーソンの方
・チームでの情報共有を効率化したいSlackユーザーの方キーワードに基づいた自動振り分けで業務を効率化したい管理者の方
・日常的に大量のメールを処理しているサポート担当者の方
・メール通知を見逃さないようにしたい営業チームの方
■注意事項
・Gmail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
・取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
・手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Gmailで受信したお客様からの問い合わせや注文メールの内容を、手作業でNotionのデータベースに転記していませんか。この作業は時間がかかる上に、コピー＆ペーストのミスや転記漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailを受信するだけで、AIが自動で内容を解析しNotionへ追加するため、情報集約の手間を省き、正確なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した情報をNotionで管理しており、手入力に手間を感じている方
・メールからの情報転記ミスをなくし、データ管理の正確性を向上させたいチームの方
・問い合わせ対応やタスク管理の初動を自動化し、コア業務に集中したい方
■注意事項
・Gmail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Stripeで支払いが行われたらGmailでサンクスメールを送信するフローです。
Wordpressで投稿が公開されたらGmailを通知するフローです。
まとめ
メールを手作業で整理するのは、もう終わりにしませんか？ 特定のラベルがついたメールを自動でGoogle スプレッドシートに記録すれば、探す手間や転記ミスを防ぐことができ、業務スピードがぐっと上がるかもしれません。
一度仕組みを作ってしまえばあとは自動で情報が整理されるので、他の業務にもっと集中できるチャンスです。
Yoomではノーコードで簡単に設定できるため、技術的な知識がなくても導入可能です。是非この記事を参考に自動化フローを活用してみてください！
関連記事：メール振り分けアクションと連携したフローを紹介した記事
Q：もっとリアルタイムに連携できませんか？
A：
トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分から選択可能で、リアルタイムでは連携されません。
設定できるトリガーの起動間隔はご利用のプランによって異なるため、詳しくは下記ページをチェックしてみてください！
Q：メールの添付ファイルも自動で保存できますか？
A：
トリガーアクションでメールに添付されたファイルの情報も取得できるため、Google スプレッドシートへデータファイルのURLといった情報を集約することもできます。
Q：複数のラベルをトリガーに設定できますか？
A：
一つのトリガーに設定できるラベルは一つです。そのため、複数のラベルを設定したい場合には、フローボットを分けて構成し運用することをおすすめします。
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