Google スプレッドシート×AI要約！音声データを自動で文字起こしする方法

ステップ1：Dropbox・OpenAI・Google スプレッドシートをマイアプリ連携

Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

DropboxとYoomの連携

1.検索する

Dropboxのアイコンを選択してください。

2.ログインする

ログイン画面が表示されるため、Dropboxにログインしましょう！

3.許可する

その後、上記のような画面に移行します。
内容を確認し、「許可する」ボタンを押しましょう！

4.追加する

画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

OpenAIとYoomの連携

1.検索する

OpenAIのアイコンを選択してください。

2.必須項目の入力をする

OpenAIのマイアプリ登録の方法についてはこちらをご確認ください。

3.追加する

必須項目を入力した後、右下の追加ボタンをクリックします。
画面が切り替わり上記の表示がされれば連携完了です！

Google スプレッドシートとYoomの連携

1.検索する

Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。

2.サインイン

赤枠をクリックしてください。

3.アカウント選択

連携するアカウントを選択します。

確認して了承したら次へを押します。

4.連携完了

画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

5.補足事項

現段階で要約したデータを追加するGoogle スプレッドシートを用意しておきましょう！

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてくださ

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう！

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。詳細な設定を行っていきましょう！

ステップ3：Dropboxを起動してアップロードされたファイルをダウンロードする設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く

「【コピー】Dropboxの音声ファイルをOpenAIで文字起こし・要約し、Google スプレッドシートに追加する」をクリックします。

3.アプリトリガーを選択

Dropboxのアイコンの「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。

4.トリガーの起動間隔の設定

起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

5.IDの入力

音声データを保存しているフォルダのパスを入力してください。
対象のフォルダのパスについてはボックス下部の補足に従い、設定しましょう！

今回は<span class="mark-yellow">ファイル名に特定のキーワードが含まれている場合にのみ起動する設定になっています。</span>
そのため、文字起こし・要約など、特定のファイル名を定めて設定しましょう。

6.テストの実行

設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。

続けて、ファイルをダウンロードする設定を行います！

1.アプリと連携する

Dropboxのアイコンの「ファイルをダウンロード」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう！‍

2.必須項目の設定

それぞれの項目を設定します。ボックスをクリックしましょう！

赤枠をクリックしましょう！

「パス」を選択します。

選択できると画像のようになります。

同じ手順でファイル名のボックスにも「ファイル名」のデータを入力しましょう。‍

3.テストの実行

必須項目の入力ができたら、赤枠のテストボタンをクリックしてください。
青く「テスト成功」と表示がされたら完了です。保存を押しましょう。‍

ステップ4：OpenAIと連携して文字起こし＆要約を行いGoogle スプレッドシートに追加する設定

1.アプリと連携する

OpenAIのアイコンの「アプリと連携する」をクリックします。

※OpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。‍

2.ファイルの選択をする

‍

ファイルのボックスのプルダウンをクリックし、ダウンロードしたファイルを選択しましょう！

3.テスト実行

この設定を行うことで、1つ前のアクションで取得したファイルがOpenAIにアップロードされます。
テストを押して成功したら保存を押してください。

続けて文字起こしと要約の設定を行います。

1.アプリと連携する

‍
OpenAIのアイコンの「テキストの生成（Chat completion）」をクリックします。
次へをクリックしましょう！

2.プロンプトの入力

テンプレートを使用しているため設定は完了しています。希望がある場合のみ修正を行いましょう。

3.テストの実行

他、必要な項目は設定を行ってください。完了したらテストを押して、成功したら保存を押しましょう！
最後に、Google スプレッドシートへ追加する設定を行います。

1.データベースを操作する

Google スプレッドシートのアイコンの「レコードを追加する」を選択してください。
下へスクロールしましょう。

2.必須項目の設定

‍

必須項目を入力していきます。スプレッドシートIDのボックスをクリックしてください。

ボックス内をクリックすると、画像のように作成済みのシートが一覧表示されるので、要約したデータを蓄積するGoogle スプレッドシートを選択してください。
タブ名も同じように設定しましょう。

入力ができたら次へを押します！

3.追加するレコードの値

追加するレコードの値を設定していきます。
このページに表示されているボックス名は、先ほど連携したGoogle スプレッドシートに連動しています。そのため、画像の表示と異なる場合がありますが、設定方法は同じとなります。

まずは、データを挿入したいボックスをクリックしましょう。

赤枠を選択します

生成されたデータが表示されます。ボックスの項目名と等しいデータを選択しましょう。
画像の場合、ボックスの項目名が「要約内容」のため、OpenAIからは等しいデータである「生成されたコンテンツ」を選びました。

データが挿入できると画像のようになります。

他のボックスに関しても同様に設定していきましょう。

なお、日付のタブを選択することで要約日を入力することもできます！‍

4.テストの実行

データの挿入が完了したらテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら、設定は完了です。保存を押してください。加えて、Google スプレッドシートに転記がされていれば成功です。

5.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

今回使用したフローボットテンプレート

さらに自動化するには

Yoomには自動化だけでなく、業務を円滑に進めるための工夫と機能が詰まっています。
例えば、今回紹介した自動化を、よりニーズに沿ったものにアレンジすることも可能です。

異なるデータベースツールに蓄積する

「普段はMicrosoft Excelを活用しているからMicrosoft Excelにデータを格納できたらいいのにな…」という場合でも、Yoomなら対応可能です！

‍

こちらは、Microsoft Excelと連携してデータを追加するアレンジバージョンです。
画像のように、一部分のアプリを異なるものに変更することができます。つまり、テンプレートをそのまま活用するだけではなく、ほんの少しのアレンジでよりニーズに沿った自動化の導入が可能です！

Google DriveにPDFを格納後、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する

では、応用編として、Google DriveのPDFをAI-OCRが自動で読み取るフローを少しだけ紹介しましょう！これにより、どのようなPDFがGoogle Driveにアップロードされたのか把握しやすくなるはずです！

まずは以下のテンプレートをコピーしてください。

ステップ1：Google Driveをマイアプリ連携

先ほどと同様にマイアプリから連携を行います。

Google DriveとYoomの連携

1.検索する

Google Driveのアイコンをクリックします。

2.サインイン

赤枠をクリックしてください。

3.アカウント選択

連携するアカウントを選択します。

確認して了承したら次へを押します。

4.連携完了

画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

ステップ2：Google DriveのファイルをダウンロードしてAI-OCRで読み取る

冒頭で紹介した自動化の「Google スプレッドシートに追加する」設定方法は同じとなります。
そのため、Google DriveとAI-OCRの設定方法のみを紹介します！

1.アプリトリガー

Google Driveのアイコンの「新しくファイル・フォルダが作成されたら」を選択してください。
次へ進みます。
2.トリガーの指定

‍

トリガーの起動間隔を設定します。

画像のように、プルダウンから起動間隔を設定できます。

トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

3.フォルダの指定

どのフォルダにファイルがアップロードされたら解析を行うか指定します。
ボックスをクリックすることでファイルが一覧表示されるため、選択して設定しましょう。‍

4.テストの実行

テストボタンを押し、青く「テスト成功」と表示がされたら保存を押しましょう。

※事前にテスト用のフォルダを作成し、ファイルをアップロードしておくことをおすすめします。

続けてフォルダにアップロードされたファイル情報を取得する設定を行います。‍

5.アプリと連携する

Google Driveのアイコンの「PDFファイルをダウンロードする」を選択してください。
次へ進みます。‍

6.テストの実行

テンプレートを活用しているため設定は完了しています。
そのためテストボタンを押し、青く「テスト成功」と表示がされたことを確認して保存を押しましょう。
もしテストに成功しない場合は、ファイルをアップロードし直してみることをおすすめします。

7.アプリと連携する

「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。

8.必須項目の設定

ファイルの添付方法右側のボックスをクリックし、プルダウンからGoogle Driveからの取得ファイルを選択してください。

次はどのような項目を抽出するのか設定します。ボックス下部の補足の通りに設定しましょう。
画像では例として、契約書や規則などの条文を読み取る設定になっています。

9.テストと保存

ここまで設定できたらテストボタンを押します。
テスト成功と表示されます。これによりアップロードしたファイルのデータの読み取りが完了しました。

Google スプレッドシートで行が追加されたら、Geminiで要約しSlackに通知する

最後に、Geminiでテキスト要約を行い、その旨をSlackに追加するフローも紹介します！返答が好みの生成AIをチョイスしてみましょう。
まずは以下のテンプレートをコピーしてください。

ステップ1：Geminiをマイアプリ連携

先ほどと同様にマイアプリから連携を行いましょう！

GeminiとYoomの連携

1.検索する

Geminiのアイコンをクリックします。

2.アカウント名の入力

アカウント名とアクセストークンを入力します。
まずはアカウント名を入力しましょう。会社名や担当者名などわかりやすい任意のネーミングがおすすめです。

3.APIキーを取得する

‍アクセストークンはGeminiのAPI取得ページから取得可能です。

内容を確認し、承諾したらチェックを入れ、右下の「続行」ボタンを押します。

画面下部にある「APIキーを作成」ボタンを押します。

続けて「新しいプロジェクトでAPIキーを作成」を押します。

APIキーが作成されました。赤枠の部分に表示されているため、コピーをしましょう。

4.入力する

Yoomの画面に戻り、コピーしたAPIキーをアクセストークンに入力しましょう。
必須項目が入力出来たら右下の追加を押します。

5.連携完了

画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

SlackとYoomの連携

1.検索する

Slackのアイコンをクリックします。

2.必須項目の入力

上記のような画面が表示されるので、連携したいチャンネルをプルダウンから選択します。
その後、「許可する」を押しましょう。

Yoomの画面に自動で切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です！

ステップ2：Google スプレッドシートを選択する

1.アプリトリガー

Google スプレッドシートのアイコンの「行が追加されたら」を選択してください。
次へを押します。

2.必須項目の設定

Dropboxのトリガーと同様に起動間隔を設定します。

その後、どのGoogle スプレッドシートにデータが追加されたら要約をするのか設定しましょう！
IDなどはボックスをクリックすることで選択可能です。テストをして保存をしたら、次へ進みます。

3.コンテンツを生成

Geminiのアイコンの「コンテンツを生成」を選択してください。
次へを押します。

4.モデルの設定

まずは使用するGeminiのモデルタイプを入力します。
モデルについては、Geminiのページ左上をクリックすることで確認できます。

画像の場合は1.5 flashを使用しているため、同じものをモデルとして設定しましょう。

Yoomの画面に戻りましょう。
ボックスをクリックすると、Geminiのモデルが一覧表示されます。

スクロールをし、確認したモデルと同じものをクリックして挿入してください。

5.プロンプトと役割の設定

プロンプトとファイルの設定を行います。
どちらもあらかじめ設定がされている状態ですが、希望がある場合は任意で変更が可能です。設定ができたら、下部にあるテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押しましょう。

6.Slackにメッセージを送信する

Slackのアイコンの「チャンネルにメッセージを送る」を選択してください。
次へを押します。

7.投稿先のチャンネルIDを設定する

どのチャンネルにメッセージを送信するのか設定します。

ボックスをクリックするとチャンネルが一覧表示されるので、通知を受け取りたいチャンネルを選択しましょう！
選択することでボックスに挿入され、設定が完了します。

8.メッセージ内容の作成

次はSlackに投稿するメッセージを設定します。テンプレートを活用したため、要約されたメッセージは既に入力されている状態です。
希望がある場合は任意で文章の追加をしましょう！

9.テストの実行

メッセージの設定ができたら、下部にあるテストボタンを押してください。
青くテスト成功と表示がされれば設定は完了となります。保存を押しましょう！

Google スプレッドシートを使ったその他の自動化例

他にも、Google スプレッドシートを使ったAI要約の自動化の例をいくつか紹介します。

1.Google スプレッドシートで行が追加されたらChatGPTで要約しGoogle スプレッドシートに追加する

Google スプレッドシートのデータをAI要約し、再びGoogle スプレッドシートに格納するフローです。異なるツールの往来をせずとも要約が可能になり、手間が省けるはずです！

2.フォームに回答後、Geminiで要約しGoogle スプレッドシートに追加する

フォームの回答をAI要約することもできます。長文の問い合わせの要点などが把握しやすくなるかもしれません。カスタマーサポートでの活用にもおすすめです！

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3.Gmailの内容をGeminiで要約しGoogle スプレッドシートに追加する

Gmailからのメッセージにも対応しています！活用しているツールを連携して、AI要約をの自動化を導入しませんか？

まとめ

文字起こしだけではなくAIでの要約を活用することで、今まで作業に費やしていた時間を削減できる可能性が高まるでしょう。タイピングミスによるヒューマンエラーも回避しやすくなり、正確なデータがGoogle スプレッドシートに格納できるかもしれません。
また、AIを活用することで手作業で行うよりも要約スピードが向上するはずです。そのため、要約したテキストデータの素早い共有も夢ではありません…！
リソースを節約できるようになれば、別の重要な業務に時間を割けるようになる可能性もあります。業務効率向上のためにも、ぜひAI要約による自動化お試しください！