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文字起こしと要約って、手間がかかりませんか？
ほんの5分間の内容だとしても、聞いて、止めて、タイピングして、戻して、また聞いて…。とても5分では終わらない方がほとんどのはずです。
加えて、専門用語などの難しいフレーズがあると1度では聞き取れず、該当箇所を聞き直すことになりますよね。そして最後には要点のみをまとめて…。これが30分や1時間分の音声データだとしたらどうでしょうか？ちょっと気が滅入りますよね…。
「文字起こしだけではなく他にもやらなければならない作業はあるし、仕上げなければいけない期限もあるし、もう大変！」と、感じているなら、この機会にAI要約を活用した自動化を導入するのがおすすめです。
今回は1つの例として、Dropboxにアップロードされた音声ファイルをOpenAIで文字起こし＆AI要約して、さらにはGoogle スプレッドシートに追加できる自動化の方法をご紹介しましょう！
AI要約した音声データの共有が素早く行えるかもしれません。作業を効率的に進めたい方は必見です！
Dropbox・OpenAI・Google スプレッドシートを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
[Yoomとは]
まず、DropboxにアップロードされたファイルをOpenAIのAPIを活用して取得し、文字起こしと要約を行います。
次にGoogle スプレッドシートのAPIを活用して生成されたデータを受け取り、特定のデータベースに追加可能です。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に導入できます！
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう！
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
1.検索する
Dropboxのアイコンを選択してください。
2.ログインする
ログイン画面が表示されるため、Dropboxにログインしましょう！
3.許可する
その後、下記のような画面に移行します。
内容を確認し、「許可する」ボタンを押しましょう！
4.追加する
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
1.検索する
OpenAIのアイコンを選択してください。
2.必須項目を入力する
必須項目を入力した後、右下の追加ボタンをクリックします。
OpenAIのマイアプリ登録の方法についてはこちらをご確認ください。
3.追加する
画面が切り替わり上記の表示がされれば連携完了です！
1.検索する
Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。
2.サインイン
赤枠をクリックしてください。
3.アカウント選択
連携するアカウントを選択します。
確認して了承したら次へを押します。
4.連携完了
画面が切り替わり、下記の表示がされれば連携完了です。
5.補足事項
現段階で要約したデータを追加するGoogle スプレッドシートを用意しておきましょう！
次に、下記バナーの「試してみる」をクリックして、今回使用するテンプレートをコピーしてください！
テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Dropboxの音声ファイルをOpenAIで文字起こし・要約し、Google スプレッドシートに追加する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
Dropboxのアイコンの「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、「次へ」を押しましょう。
4.トリガーの起動間隔の設定
次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定します。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
5.IDの入力
音声データを保存しているフォルダのパスを入力してください。
対象のフォルダのパスについてはボックス下部の補足に従い、設定しましょう！
今回は<span class="mark-yellow">ファイル名に特定のキーワードが含まれている場合にのみ起動する設定になっています。</span>
そのため、音声や文字起こし・要約など、特定のファイル名を定めて設定しましょう。
6.テストの実行
設定が完了したらフローボットのトリガーとなるアクション（今回は特定のキーワードを含むファイルのアップロード）を行い、[テスト]をクリックします。
テスト成功と表示が出たら完了です。
テスト完了を確認して『保存する』を押しましょう。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。アウトプット情報は後続のアクションで利用できます。
続けて、ファイルをダウンロードする設定を行います！
1.アプリと連携する
Dropboxのアイコンの「ファイルをダウンロード」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、連携するアカウント情報が正しいかを確認して「次へ」を押しましょう！
2.必須項目の設定
次の画面で、「フォルダのパス」を注釈に沿って設定します。
「ファイル名」は、前ステップから取得したアウトプットを引用しましょう。このようにアウトプットを引用することで、毎回異なるファイル名を参照できます。
なお、アウトプットを引用せず固定値を入力してしまうと、毎回同じ内容が参照されてしまうのでご注意ください。
3.テストの実行
必須項目の入力ができたら、赤枠のテストボタンをクリックしてください。
青く「テスト成功」と表示がされたら完了です。『保存する』を押しましょう。
なお、ダウンロードされたファイル名は「Untitled.pdf」と表示されていて中身が一見してわからない状態ですが、【ダウンロード】することでファイルの中身を確認できます。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、こちらもチェックしてみてください。
1.アプリと連携する
音声文字起こしアイコンをクリックします。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
文字起こしアクションは「最大60分の音声文字起こし（50タスク）」を選択していますが、運用に合わせてプルダウンから変更可能です。「次へ」を押します。
2.ファイルの選択をする
「ファイルの添付方法」では、プルダウンをクリックし、ダウンロードしたファイルを選択しましょう！
「言語」「AIモデル」はプルダウンから選択可能です！
3.テスト実行
この設定を行うことで、1つ前のアクションで取得したファイルの音声データがテキストに変換されます。
テストを押しましょう。
成功したら『保存する』を押してください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
続けて要約の設定を行います。
1.アプリと連携する
OpenAIのアイコンの「テキストの生成（Chat completion）」をクリックします。
連携するアカウント情報を確認して、「次へ」をクリックしましょう！
※ChatGPT（OpenAI）を使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。
APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、契約内容を整えておきましょう。詳しくはこちら
2.プロンプトの入力
AIにテキストを要約するために、「メッセージコンテンツ」では、前ステップで取得した『解析結果』を引用します。
3.テストの実行
「モデル」は『候補』から選択します。
他、必要な項目は設定を行ってください。
設定が完了したらテストを押して、成功したら『保存する』を押しましょう！
最後に、Google スプレッドシートへ追加する設定を行います。
1.データベースを操作する
Google スプレッドシートのアイコンの「レコードを追加する」を選択してください。
2.必須項目の設定
連携するアカウント情報を確認して、必須項目を入力していきます。
スプレッドシートIDのボックスをクリックしてください。
ボックス内をクリックすると、画像のように作成済みのシートが一覧表示されるので、要約したデータを蓄積するGoogle スプレッドシートを選択してください。
タブ名も同じように設定しましょう。
入力ができたら次へを押します！
3.追加するレコードの値
移行後の画面で、追加するレコードの値を設定していきます。
このページに表示されているボックス名は、先ほど連携したGoogle スプレッドシートに連動しています。そのため、画像の表示と異なる場合がありますが、設定方法は同じとなります。
まずは、データを挿入したいボックスをクリックし、赤枠を選択します。
生成されたデータが表示されます。ボックスの項目名と等しいデータを選択しましょう。
今回の場合、ボックスの項目名が「要約結果」のため、等しいデータである「生成されたコンテンツ」を選びました。
データが挿入できると画像のようになります。
他のボックスに関しても同様に設定していきましょう。
なお、日付のタブを選択することで要約日を入力することもできます！
4.テストの実行
データの挿入が完了したらテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら、設定は完了です。保存を押してください。加えて、Google スプレッドシートに転記がされていれば成功です。
5.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、下記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
本日ご紹介した連携以外にもDropbox・OpenAI・Google スプレッドシートのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
データファイルの格納を検知して関係者まで自動通知したり、取引先ごとにフォルダを自動的に作成・追加することができます。
OCR（データ読み取り機能）も活用することで、データ確認や情報処理の手間が削減されるかもしれません。
文章生成や投稿メッセージの翻訳をフローボット内に組み込むことで、顧客対応のスピード向上が見込めます。
さらに、受け取った音声データの要約・文字起こし結果をもう一方のツールに自動で追加できるため、情報の更新漏れや登録の遅れが低減するはずです。
情報追加後の別ツールへの情報登録や書類作成といった様々な業務を自動化することができます。
他にも、AIツールを活用することで、回答文やプログラムのコードを一から作成する必要がなくなりそうです。
文字起こしだけではなくAIでの要約を活用することで、今まで作業に費やしていた時間を削減できる可能性が高まるでしょう。
タイピングミスによるヒューマンエラーも回避しやすくなり、正確なデータがGoogle スプレッドシートに格納できるかもしれません。
また、AIを活用することで手作業で行うよりも要約スピードが向上するはずです。
そのため、要約したテキストデータの素早い共有も夢ではありません…！
リソースを節約できるようになれば、別のコア業務に時間を割けるようになる可能性もあります。
業務効率向上のためにも、ぜひAI要約による自動化お試しください！
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