SignTimeで契約書などを作成する際、フォームで受け取った回答内容を一つひとつ転記する作業に手間を感じていませんか？
手作業での入力は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスが起きる可能性もあり、重要な契約業務だからこそ神経を使うため、こうした定型的な書類作成業務に追われ、本来注力すべき業務に時間を割けないという方も多いかもしれません。
もし、フォームで受け付けた回答内容をもとに、SignTimeの書類下書きを自動で作成できる仕組みがあればいいなと思いますよね。
そうすればこうした日々の煩わしい作業から解放され、より付加価値の高い業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、ぜひこの機会に導入して、面倒な書類作成業務を効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
SignTimeで書類の下書きを自動作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
フォームから回答が送信されたら、SignTimeで下書きの書類を作成しSlackで通知する
試してみる
■概要
契約書や申込書など、書類作成業務は正確性が求められる一方で、定型的な作業が多く手間がかかる業務ではないでしょうか。フォームに入力された情報を手作業で転記する際に、入力ミスや対応漏れが発生することもあります。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答内容をもとに書類を発行してSignTimeで下書き書類を自動で作成しSlackに通知します。手作業による手間やヒューマンエラーといった課題を削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SignTimeを活用した書類作成業務に手間を感じている法務や営業担当の方
- フォームからの転記作業が多く、手作業によるミスを減らしたいと考えている方
- 定型的な書類作成業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答をトリガーにSignTimeでの書類の下書き作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が削減されることで、入力間違いや対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SignTimeをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択し、「書類作成フォーム」が送信されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、「書類を発行する」オペレーションで、フォームから得た情報をもとに任意の書類を作成します。
- 次に、Signtimeの「書類を作成」アクションを設定し、フォームから得た情報や発行した書類を引用して、下書き書類を作成します。
- 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」オペレーションで、SignTimeで下書き作成された書類について通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームの質問項目は、作成する書類に合わせて任意の内容に設定が可能です。
- 「書類を発行する」オペレーションでは、任意の雛形ファイルを設定できます。
- SignTimeで書類を作成するオペレーションでは、書類の承認者や相手方に送付する際のメッセージ内容などを任意で設定できます。
- Slackでメッセージを通知するチャンネルや内容は任意で設定可能です。
■注意事項
- SignTime、Googleドキュメント、SlackとYoomを連携してください。
SignTimeで書類の下書きを自動作成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、
「フォームで受け付けた回答内容をもとに、SignTimeで書類の下書きを自動で作成し、Slackで担当者に通知する」フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：SignTime／Slack ／Googleドキュメント
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- SignTimeとSlack、Googleドキュメントのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- フォームトリガーの設定とSignTime、Slackのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
フォームから回答が送信されたら、SignTimeで下書きの書類を作成しSlackで通知する
試してみる
■概要
契約書や申込書など、書類作成業務は正確性が求められる一方で、定型的な作業が多く手間がかかる業務ではないでしょうか。フォームに入力された情報を手作業で転記する際に、入力ミスや対応漏れが発生することもあります。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答内容をもとに書類を発行してSignTimeで下書き書類を自動で作成しSlackに通知します。手作業による手間やヒューマンエラーといった課題を削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SignTimeを活用した書類作成業務に手間を感じている法務や営業担当の方
- フォームからの転記作業が多く、手作業によるミスを減らしたいと考えている方
- 定型的な書類作成業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答をトリガーにSignTimeでの書類の下書き作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が削減されることで、入力間違いや対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SignTimeをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択し、「書類作成フォーム」が送信されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、「書類を発行する」オペレーションで、フォームから得た情報をもとに任意の書類を作成します。
- 次に、Signtimeの「書類を作成」アクションを設定し、フォームから得た情報や発行した書類を引用して、下書き書類を作成します。
- 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」オペレーションで、SignTimeで下書き作成された書類について通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームの質問項目は、作成する書類に合わせて任意の内容に設定が可能です。
- 「書類を発行する」オペレーションでは、任意の雛形ファイルを設定できます。
- SignTimeで書類を作成するオペレーションでは、書類の承認者や相手方に送付する際のメッセージ内容などを任意で設定できます。
- Slackでメッセージを通知するチャンネルや内容は任意で設定可能です。
■注意事項
- SignTime、Googleドキュメント、SlackとYoomを連携してください。
ステップ1：SignTime、Googleドキュメント、Slackをマイアプリ連携
まずは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
今回のフローで使用するSlackのマイアプリ登録方法についてもナビ内で解説しているので、こちらを参考にYoomとの連携を進めてみてくださいね！
SignTimeのマイアプリ連携
マイアプリ＞新規接続からSignTimeを探してクリックし、表示される画面の注釈通り設定をお試しください。
Googleドキュメントのマイアプリ連携
マイアプリ＞新規接続よりGoogleドキュメントを検索し、クリックします。
Googleドキュメントへの連携確認ページが出るので、サインインのボタンをクリックします。
任意のアカウントを選択し、ログインを行っていきます。
ログインが完了するとマイアプリ連携が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
フォームから回答が送信されたら、SignTimeで下書きの書類を作成しSlackで通知する
試してみる
■概要
契約書や申込書など、書類作成業務は正確性が求められる一方で、定型的な作業が多く手間がかかる業務ではないでしょうか。フォームに入力された情報を手作業で転記する際に、入力ミスや対応漏れが発生することもあります。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答内容をもとに書類を発行してSignTimeで下書き書類を自動で作成しSlackに通知します。手作業による手間やヒューマンエラーといった課題を削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SignTimeを活用した書類作成業務に手間を感じている法務や営業担当の方
- フォームからの転記作業が多く、手作業によるミスを減らしたいと考えている方
- 定型的な書類作成業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答をトリガーにSignTimeでの書類の下書き作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が削減されることで、入力間違いや対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SignTimeをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択し、「書類作成フォーム」が送信されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、「書類を発行する」オペレーションで、フォームから得た情報をもとに任意の書類を作成します。
- 次に、Signtimeの「書類を作成」アクションを設定し、フォームから得た情報や発行した書類を引用して、下書き書類を作成します。
- 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」オペレーションで、SignTimeで下書き作成された書類について通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームの質問項目は、作成する書類に合わせて任意の内容に設定が可能です。
- 「書類を発行する」オペレーションでは、任意の雛形ファイルを設定できます。
- SignTimeで書類を作成するオペレーションでは、書類の承認者や相手方に送付する際のメッセージ内容などを任意で設定できます。
- Slackでメッセージを通知するチャンネルや内容は任意で設定可能です。
■注意事項
- SignTime、Googleドキュメント、SlackとYoomを連携してください。
以下のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。OKをクリックして設定を進めましょう。
ステップ3：フォームトリガー（書類作成フォーム）の設定を行う
まず、フローの第一段階であるアプリトリガーの設定を行います。
フローボットの「書類作成フォーム」をクリックしてください。
参照：フォームトリガーの設定方法
今回はデフォルトで書類作成に必要な文言が入力できるフォームとなっています。質問を追加したい場合は「質問を追加」から行ってください。
完了ページはフォーム回答が完了したときに出てくるサンクスページです。お好きな内容で登録してください。今回は以下のように設定しました。
「共有フォーム利用時のフローボット起動者」は、「フローボットを作成したメンバー」に設定しています。ここまで設定したら「次へ」をクリックしてください。
フロー起動を行わないとフォーム回答ができないので、ここではテスト用に「取得した値」を手動で入力していきます。
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくは以下をご覧ください。
今回は以下のように入力しました。
入力が完了したら「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
ステップ4：Googleドキュメントで書類を発行する
次にGoogleドキュメントで書類を発行します。「書類を発行する」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
雛型書類は以下のようなものを簡易に作成しています。
雛形書類の作成方法について詳しくは下記をご参照ください。
「ドキュメントのファイルID」の箇所に、上記の雛型書類を候補から選択します。
発行した書類を格納する場所も、候補より指定していきましょう。
出力ファイル名は「取得した値」と「日付」の項目を使用して以下のように設定しました。「取得した値」と「日付」の値を使うとフローが起動されるたび変動する値となって便利です。
上記を設定したら「次へ」で進みます。
