■概要
契約書や申込書など、書類作成業務は正確性が求められる一方で、定型的な作業が多く手間がかかる業務ではないでしょうか。フォームに入力された情報を手作業で転記する際に、入力ミスや対応漏れが発生することもあります。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答内容をもとに書類を発行してSignTimeで下書き書類を自動で作成しSlackに通知します。手作業による手間やヒューマンエラーといった課題を削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SignTimeを活用した書類作成業務に手間を感じている法務や営業担当の方
- フォームからの転記作業が多く、手作業によるミスを減らしたいと考えている方
- 定型的な書類作成業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答をトリガーにSignTimeでの書類の下書き作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が削減されることで、入力間違いや対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SignTimeをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択し、「書類作成フォーム」が送信されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、「書類を発行する」オペレーションで、フォームから得た情報をもとに任意の書類を作成します。
- 次に、Signtimeの「書類を作成」アクションを設定し、フォームから得た情報や発行した書類を引用して、下書き書類を作成します。
- 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」オペレーションで、SignTimeで下書き作成された書類について通知します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームの質問項目は、作成する書類に合わせて任意の内容に設定が可能です。
- 「書類を発行する」オペレーションでは、任意の雛形ファイルを設定できます。
- SignTimeで書類を作成するオペレーションでは、書類の承認者や相手方に送付する際のメッセージ内容などを任意で設定できます。
- Slackでメッセージを通知するチャンネルや内容は任意で設定可能です。
■注意事項
- SignTime、Googleドキュメント、SlackとYoomを連携してください。