GmailでJPGファイルを受信したら、RPAでXML形式に変換しGoogleドキュメントに追加する

‍■概要

取引先からJPG形式で送られてくる請求書や注文書などを、手作業でXML形式に変換する業務に手間を感じていませんか。この作業は単純でありながら、ミスが許されないため大きな負担になりがちです。

このワークフローは、Gmailで特定のJPGファイルを受信すると、RPA機能が自動でオンラインツールなどを利用してjpgからxml形式へ変換し、その結果をGoogleドキュメントに保存します。手作業による変換プロセスを自動化し、業務の正確性と効率を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• JPG形式の画像ファイルをXMLデータに変換する定型業務を自動化したいと考えている方
• RPAを活用して、jpgからxmlへのファイル変換プロセスを効率化したいDX推進担当者の方
• ファイル変換時の手作業による入力ミスや、対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのファイル受信からGoogleドキュメントへの保存までを自動化し、jpgからxmlへの変換作業にかかる時間を短縮します。
• 手作業によるファイル変換やデータ転記が不要になるため、作業ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、対象としたいメールの条件を指定します。
3. 続いて、オペレーションのRPA機能で「ブラウザを操作する」を選択し、任意のオンライン変換サイトなどを利用してJPGファイルをXML形式に変換する操作を設定します。
4. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します。
5. 最後に、Googleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションで、RPAによって変換されたXMLデータをドキュメントに書き込むよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、jpgからxmlへの変換に利用するWebサイトや、ファイルアップロード、変換実行といった一連のブラウザ操作を任意で設定できます。
• Googleドキュメントにテキストを追加する際、変換したXMLデータ（変数）に加え、メールの件名や受信日時、任意の固定テキストなどを組み合わせて自由に記載内容をカスタムすることが可能です。

■注意事項

• Gmail、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。