勤怠管理を行う際、各従業員が手動で打刻を行うため、打刻漏れが発生する可能性があります。
打刻漏れは給与計算のミスや給与支払い時のトラブルの原因となるため、打刻漏れの確認作業を効率化することが重要です。
本記事では、AKASHIとChatworkを連携し、AKASHIで前日の打刻漏れを検知してChatworkに自動通知する方法をご紹介します。
Yoomを活用し、プログラミング不要で簡単に業務を自動化してみましょう！
・AKASHIとChatworkを導入済みで、通知を活用して業務改善を図りたい方。
・打刻漏れが給与計算業務に影響しており、自動化で解消したい人事担当者。
・打刻漏れに対する従業員の自己管理意識を向上させたいと考える管理者の方。
・リモートワーク環境における勤怠管理の効率化に課題を感じている方。
打刻漏れは、給与計算時のトラブルを引き起こす可能性があります。
AKASHIとChatworkを連携することで、AKASHIの前日の打刻漏れを自動で検知し、Chatworkに通知できるため、給与計算の前段階で打刻漏れを確認することが可能になります。
これにより、人事担当者が毎月の給与計算をする際、打刻漏れを手作業で確認し、修正依頼をする負担を大幅に軽減できる可能性があります。
結果として、計算ミスのリスクを削減でき、正確な給与支払いの実現が期待できます。
AKASHIとChatworkを連携することで、AKASHIへの打刻漏れが発生した従業員や管理者に定期的に通知できるため、迅速な対応を促す効果が期待できます。
これにより、従業員は自身の勤怠管理を意識するようになり、勤怠管理に対する責任感が育まれる可能性があります。
特に、通知のタイミングが早いほど、従業員は適切に問題に対処しやすくなるため、打刻漏れの訂正を円滑に行える見込みがあります。
例えば、外回りの多いメンバーの場合、退勤時の打刻忘れが発生するケースが多々ありますが、通知後すぐに勤怠を修正していくうちに、自己管理意識が向上し、打刻漏れの減少が期待できます。
近年はリモートワークの働き方も増えており、従業員が正確に打刻できているか確認するのは難しい課題です。
AKASHIとChatworkを連携することで、リモート環境でも勤怠の打刻漏れを自動で把握でき、対応が必要な場合には定期的にChatworkに通知を届けることが可能です。
これにより、オフィス外で働く従業員の勤怠漏れにも迅速に対応できるため、遠隔地における勤怠管理の効率を向上できる可能性があります。
[Yoomとは]
それでは実際に、Yoomを使用しAKASHIとChatworkをアプリ連携して、「AKASHIで前日の打刻漏れを検知してChatworkに通知する」というフローの作成方法を見ていきましょう！
フローは4つのプロセスで設定していきます。
・AKASHIとChatworkをマイアプリ連携
・テンプレートをコピー
・スケジュールトリガーの設定と、AKASHIとChatworkのオペレーション設定
・トリガーボタンをONにして、AKASHIとChatworkの連携動作を確認
Yoomが初めての方は、こちらから無料登録をしてください。
※登録済みの方は、ログインしてください。
1. AKASHIの登録方法
「マイアプリ」をクリックした後、「新規接続」からAKASHIを検索してください。
AKASHIの新規登録画面が表示されるので、アカウント名とアクセストークンを入力して追加してください。
参照）AKASHIのマイアプリ登録方法
これでAKASHIのマイアプリ連携が完了しました。
2. Chatworkの登録方法
次は「新規接続」から、Chatworkを検索します。
メールアドレスとパスワードを入力してログインしましょう。
Yoomに許可をリクエストする画面で、「許可」をクリックします。
これでChatworkのマイアプリ連携が完了しました。
マイアプリに、AKASHIとChatworkのロゴがあるのを確認できたら、テンプレート編集に進みましょう！
下記バナーの「試してみる」よりテンプレートをコピーしてください。
まず、「指定したスケジュールになったら」を選択して、トリガー設定をしましょう。
タイトル：変更可能です。
スケジュール設定：毎日9時に起動するように設定されています。こちらも曜日や時刻など使用用途に合わせて変更できます。
設定が完了したら、「保存する」をクリックしましょう。
続いて、「特定の従業員の打刻情報を取得（日別）」を選択してください。
タイトル：変更可能です。
アクション：「特定の従業員の打刻情報を取得（日別）」を選択します。
設定できたら、「次へ」をクリックしてください。
枠外の注釈を参考に、それぞれの項目を入力していきます。
※注意事項）取得開始期間は1日以内の範囲になるよう設定してください。
設定が完了したら、テストを行いアウトプットを取得します。
アウトプットが正しく反映されているのを確認できたら、設定を保存しましょう。
次に、「コマンドオペレーション」をクリックし分岐の設定をします。
上記のように設定されているのをご確認ください。
上記のように設定することで、打刻回数が4回(出勤、退勤、休憩開始、休憩終了)ではない場合、打刻漏れの通知が届きます。
注意）休憩が無い従業員の場合は、分岐の条件を「値と等しくない」「2」と設定してください。
設定ができたら「保存する」をクリックしましょう。
最後に、「メッセージを送る」を選択してください。
タイトル：変更可能です。
アクション：「メッセージを送る」を選択します。
設定できたら、「次へ」をクリックしてください。
ルームIDは枠外の注釈を参考にして設定してください。
メッセージ内容は自由に設定できます。
例えば上記のように設定することで、AKASHIの打刻漏れがあったら、「従業員ID」「打刻回数」「打刻日時の一覧」「打刻種別の一覧」を自動で取得し、Chatworkにメッセージを送信できます。
※アウトプットを反映させたところは、都度内容が変わって通知されます。
設定が完了したらテストをクリックしましょう。
テストが成功すると、Chatworkにサンプルのメッセージが届くので、確認してから保存してください。
すべてのステップが設定完了したら「トリガーをON」にして、フローボットを起動させてください。
これで、「AKASHIで前日の打刻漏れを検知してChatworkに通知する」フローの完成です。
1.SmartHRに登録された従業員情報をもとに、AKASHIにも従業員を自動登録するフローです。
このフローを活用することで、SmartHRからAKASHIへ従業員情報を自動で反映し、情報転記の作業を削減できる可能性があります。これにより、業務効率化が図れ、人為的なミスが削減され、正確なデータを維持できる可能性があります。
2.kintoneで従業員情報が更新されたらAKASHIの情報も自動で更新するフローです。
このフローを活用すると、kintoneの更新に合わせてAKASHIのデータも自動で最新化され、確認作業や入力ミスが軽減されることが期待できます。
3.Googleスプレッドシートで従業員情報が追加されたらAKASHIに自動で登録するフローです。
このフローを活用すると、AKASHIへの転記作業を自動化できるため、手作業の時間を短縮し、チームの生産性を高く保つことが期待できます。
本記事では、AKASHIとChatworkを連携し、AKASHIで前日の打刻漏れを検知してDiscordに自動通知する方法をご紹介しました。通知作業を自動化することで、打刻漏れを早期に発見でき、勤怠管理の効率化が期待できます。また、オフィス外で働く従業員の勤怠漏れにも迅速に対応できるため、リモートワーク環境における勤怠管理を効率化できる可能性があります。Yoomを活用することで、プログラミング知識不要で自動化を簡単に導入できます。また、AKASHIやChatwork以外のアプリも連携できますので、様々な自動化例をフローボットテンプレート一覧はこちらからご確認ください。
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