Tallyの回答内容をPDFに変換し、メールで送信する
<span class="mark-yellow">Tallyの回答内容から作成したPDFファイルをGmailやOutlookを使って指定の宛先に自動でメール送信する</span>ことができます。
顧客への控え送付や社内担当者への報告などを自動化し、手動でのメール作成・送信の手間を省きたい方はお試しください！
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Tallyで作成したフォームから得られる回答データ、どのように管理・活用していますか？
「回答内容を手動でコピー＆ペーストしてPDFを作成している」「フォーマットを整えるのに時間がかかる」「他のツールへの転記や共有が面倒」といった悩みを抱えている方もいるのではないでしょうか。
特に、アンケートや申し込みフォームなど、回答数が多くなるほど、手作業でのPDF化は煩雑になり、入力ミスやフォーマット崩れのリスクも高まります。
もし、Tallyに回答が送信されたら、<span class="mark-yellow">自動的に回答内容を、指定したフォーマットのPDFファイルとして生成・保存・共有できる仕組み</span>があれば、面倒な繰り返し作業を自動化でき、回答データの分析や顧客へのフォローアップといった、より付加価値の高い業務に集中できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、手作業や時間短縮が可能になるので、ぜひこの機会に自動化を取り入れて、業務効率を向上させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Tallyの回答をもとに書類を作成し、自動でPDFに変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Tallyフォームに回答が送信された際に、自動でPDFファイルを作成し、指定のツールに連携する自動化テンプレートをご紹介します！
日々の業務に合わせて、最適な連携パターンを見つけてみましょう。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Tallyの回答に基づいて生成したPDFファイルをOneDriveやGoogle Driveといったストレージサービス上の指定フォルダに自動で保存</span>できます。
回答データの整理・保管を効率化し、後からの検索や参照を容易にしましょう！
<span class="mark-yellow">Tallyの回答内容から作成したPDFファイルをGmailやOutlookを使って指定の宛先に自動でメール送信する</span>ことができます。
顧客への控え送付や社内担当者への報告などを自動化し、手動でのメール作成・送信の手間を省きたい方はお試しください！
<span class="mark-yellow">Tallyの回答をもとに生成されたPDFファイルをSlackやDiscordなどのチャットツールに自動で通知する</span>ことができるます。
関係者への迅速な情報共有や確認依頼をスムーズに行い、コミュニケーションの効率化を実現できそうです！
それではここからは、Tallyにフォーム回答が送信された際に、その内容をもとに自動でPDFファイルを作成し、OneDriveの指定フォルダに保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoomと各アプリを連携する作業を行いましょう。
Yoomにログインしたら、マイアプリをクリックし、新規接続を選択してください。
アプリ一覧は検索窓を使い、Tallyをクリックしましょう。
アカウント名は、任意の名称を入力してください。
アクセストークンは「tally」と入力し、追加をクリックしてください。
これでTallyのマイアプリ登録ができました。
注：Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
先ほどと同様にマイアプリ→新規接続の順でクリックしましょう。
アプリ一覧は検索窓を活用し、OneDriveを選択します。
連携するアカウント名をクリックしてください。
パスワードを入力し、サインインをクリックしましょう。
これでOneDriveのマイアプリ登録ができました。
今回は書類発行をGoogleドキュメントで行うため、こちらもマイアプリ登録しましょう。
マイアプリをクリックし、新規接続を選択してください。
マイアプリ一覧は、検索窓を活用し、Google Driveを選択してください。
「Sign in with Google」を選択します。
連携したいアカウントをクリックしてください。
次へをクリックします。
続行を選択してください。
これでGoogleドキュメントのマイアプリ登録ができました。
次にここで使用するテンプレートをコピーしましょう。
Yoomでは一から作成する方法もありますが、より簡単に設定が進められるテンプレートを活用する方法をご紹介します。
それでは下のバナーをクリックしてください。
「このテンプレートを試す」をクリックします。
「OK」をクリックしましょう。
これでテンプレートをコピーできました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットの設定に進みましょう。
「Form Submisstion」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
WebhookURLをコピーしてTallyの管理画面で設定します。
Webhookの設定は、Tallyの任意のフォームにアクセスし、日本語訳でページを見ている場合は「統合」、翻訳前のページであれば「Integration」と記載されてる箇所をクリックしましょう。
鉛筆マークをクリックし、先ほどYoomでコピーしたWebhookURLを貼り付けてください。
設定できたら、実際にTallyでフォーム回答を行い、フローボットに戻ります。
テストし、成功してTallyのフォーム回答の情報が取得できたら保存してください。
次に「書類を発行する」をクリックしましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
ドキュメントのファイルIDは候補から選択してください。
格納先のGoogle DriveのフォルダIDも候補から選択しましょう。
出力ファイル名を任意のファイル名を設定しましょう。
添付画像のようにTallyの取得した値を活用してもよいです。
ここで手入力で会社名や名前を入力してしまうと同じファイル名で出力され続けることになるので、注意してください。
詳細についてはこちらを参考にしましょう。
設定したら、次へをクリックしてください。
Googleドキュメントの情報が取得できたら、各項目にTallyの取得した値から選択し、入力していきましょう。
設定したら、テストをクリックします。
テストが成功したら、保存しましょう。
最後の設定ステップとなりました。
「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
ドライブIDや格納先フォルダは候補から選択してください。
ファイル名は任意の名称を設定しましょう。
OneDrive格納時には、ファイル名の後ろに必ず拡張子（.pdf）をつけてください。
Tallyの取得した値から「会社名」を選択しておくと、ファイル管理しやすいです。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用する」、ファイルは「発行した書類」を選択し、テストを実行してください。
テストが成功し、OneDriveにPDFの契約書が追加できたら保存しましょう。
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これでフローボットの設定ができました。
Tallyの回答を通知したり、予定を追加したりできます。
アプリを行き来しなくてよいので、手間が省けます。
Tallyフォームの回答を自動でPDFに変換し、指定のツールへ連携する仕組みを導入することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたPDF作成やファイル共有の手間を大幅に削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、煩雑な事務作業から解放され、データの分析や活用といった、より本質的な業務に時間とリソースを集中させることが可能になるでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで自動化を実現できます。
もしTallyのデータ活用や日々の定型業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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