CalendlyとChatworkを連携して、Calendlyで登録された予定をChatworkに自動通知する方法

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成を進めます。

・CalendlyとChatworkをマイアプリ登録
・テンプレートをコピー
・フローの起点となるCalendlyのトリガー設定と、その後に続くChatworkのオペレーション設定
・トリガーボタンをONにして、CalendlyとChatworkの連携動作を確認

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ステップ1：CalendlyとChatworkをマイアプリ連携

それでは、CalendlyとChatworkのマイアプリ登録から始めていきましょう！
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、アプリの設定がスムーズになりますよ。

まず、Calendlyのマイアプリ設定を行いましょう。
はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

次にCalendlyと入力し、表示された候補から「Calendly」を選択します。
アプリにログインしている場合、以下のような画面が表示されるので、「Log in with Google」をクリックします。

Calendlyで使用しているGoogleアカウントを選択し、設定完了です！

続いてChatworkのマイアプリ登録です。
先ほど同様、検索窓にChatworkと入力し、表示された候補から「Chatwork」を選択します。

すると以下のような画面が表示されます。
すでにログインしているChatworkアカウントとの連携をリクエストされますので、「許可」をクリックしたら設定完了です！

マイアプリにCalendlyとChatworkが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：Calendlyの「予定が登録されたら（Webhook起動）」のトリガーを設定

ここからはフローの設定を行っていきます！
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。
最初にトリガーの設定を行うので、「予定が登録されたら（Webhook起動）」をクリックしましょう。

クリックしたら下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Calendlyと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→予定が登録されたら（Webhook起動）

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

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以下の画面が表示されるので、組織uriの設定を行いましょう。
入力箇所をクリックすると下に候補が出てきます。
候補の中から選択して入力したら、「テスト」を実行した後、成功したら「次へ」をクリックします。

以下の画面が表示されるので、Webhookイベントとなるイベントの登録を実際にCalendly側で行いましょう。
その後、「テスト」をクリックし、成功したら「保存する」で完了です！

ステップ3：Chatworkの「メッセージを送る」のアクションを設定

次に、Chatworkの設定をしていくので「メッセージを送る」のアクションをクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を行います。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Chatworkと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→メッセージを送る

設定が完了したら「次へ」をクリックして進みます。

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以下の画面が表示されたら、注意事項に目を通してルームIDの設定を行うましょう。
ルームIDを入力する枠内でクリックすると候補が出て来るので、メッセージの送信を行いたいルームを選択し、クリックてください。

スクロールして画面を進めたら、メッセージの内容を設定していきます。

【定型的な内容】→直接打ち込みます。
【変動的な内容】→アウトプットを使用します。

アウトプットを使用したい場合は、入力欄をクリックすると下にアウトプット等が表示されます。
トリガーアクション「予定が登録されたら」の右側のマークをクリックすると候補を表示することができるので、入力したいアウトプットをクリックして追加してくださいね。

※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。

「テスト」を実行して成功したら、「保存する」を押して完了です！

ステップ4：CalendlyとChatworkの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。

設定お疲れ様でした！

Calendlyを使ったその他の自動化例

他にもCalendlyを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Calendlyで予定が登録されたらGoogleスプレッドシートにレコードを追加する
まず紹介するのは、Google スプレッドシートとの連携です。登録された予定の情報をシートに蓄積していくので、情報の一元管理に活用できます。

2.Calendlyで予定が登録されたらSalesforceにリードを登録する
次に紹介するのは、登録された予定の情報を活用し、Salesforceにリードを登録するフローボットです。アウトプットを活用した情報登録を行うことで、手入力によるヒューマンエラーを回避して登録情報の正確性を保ちます。

3.Calendlyに予定が登録されたら、Gmailと連携して資料を送付する
最後に紹介するのは、予定が登録されたらGmailを使用して相手へ資料の送付を行うフローボットです。このフローを使えば、会議資料の送付するために予定を何度も確認する手間が省けます。

まとめ

CalendlyとChatworkの連携により、スケジュール管理が大幅に効率化されます。自動通知機能を活用することで、予定の確認にかかる時間を短縮し、業務の進行を妨げることなく、重要な情報を常に把握できます。これにより、業務の生産性が向上し、チーム全体のスケジュール管理がスムーズになるでしょう。

ぜひ、Yoomを活用した連携で通知の自動化を行って、業務効率アップを体験してみてください！