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予定管理のためにCalendlyを活用しているけれど、予定が登録されたことを都度教えてくれる機能があれば便利だと思ったことはありませんか？
この記事では、プログラミング不要でCalendlyに登録された予定をChatworkに自動通知する方法を紹介します。自動通知によって、業務の進行を妨げることなく予定の確認が可能になり、効率的に業務進行を行うことができます。ぜひ、効率化実現のための方法を習得してください。
今回の自動化をぜひ使って欲しい方は下記のような方々です！
・CalendlyやChatworkを活用している企業の担当者
・通知機能によってスケジュール管理を強化したい方
・チーム内への予定共有の手間を減らしたいと考えている方
・予定管理や会議の調整ミスを省き、業務進行を円滑にしたいプロジェクトマネージャー
・ヒューマンエラーを削減し、業務生産性を向上させたい企業の業務改善担当者
Calendlyで予定が登録されると、瞬時にChatworkに通知が行われます。これにより、スケジュールに関する重要な情報を逃すことがなくなり、仕事の進捗をスムーズに管理できます。
例えば、会議の予定やアポイントが重ならないように通知機能を活用することで、重要な予定を逃すことを防ぎます。また、通知内容に登録された予定の概要が表示されることで、常に最新の情報を把握できます。通知された予定の内容から、今後発生するであろう業務の予測を立てることで、円滑な業務進行が期待できます。
通知機能を使うことで、個人の予定だけでなく、チーム全体のスケジュールにも迅速に対応できます。通知がチーム全員に送られることで、個々のメンバーが自分の予定だけでなく、チーム全体のスケジュールを把握でき、業務が特定のメンバーに偏っている際の調整も可能になるでしょう。
例えば、スケジュール調整や会議の重複を防ぐことによって、再度スケジュールの調整を行う手間が省くことができます。スムーズな情報共有により、チーム全体のスケジュール管理が効率的に行われることで、業務進行の効率化が図れそうです。
CalendlyとChatworkを連携させることで、チーム内への通知を手作業する手間が省かれます。手動での確認や連絡のための入力作業が不要となり、入力ミスや漏れなどのヒューマンエラーを減らすことができます。
例えば、チーム全体が予定を把握することで、重要な会議やミーティングに対する漏れがなくなり、確実なスケジュール管理が実現できそうです。さらに通知内容は引用した情報を使用していることで正確性が確保され、誤った情報によるミスや修正作業の発生を回避することも期待できます。
では、ここからは実際にYoomを使用して、CalendlyとChatworkを連携していきましょう！
[Yoomとは]
今回は「Calendlyで予定が登録されたらChatworkに通知する」という連携フローの設定方法を紹介していきます。
■概要
Calendlyで予定が登録されたらChatworkに通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Calendlyを利用したスケジュール管理を行っている方
・説明会やセミナーを開催する頻度が高い方
・ミーティングや商談を頻繁に行う営業担当の方
・チームメンバーの予定を管理するプロジェクトチーム責任者
2. 業務でChatworkを利用している方
・チームのコミュニケーションツールとしてChatworkを活用している方
・スケジュール情報をChatworkで受け取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
Calendlyはスケジュール管理の効率化に役立つツールです。
しかし、Calendlyで新たな予定が登録されるたびにChatworkに手動で通知すると、コア業務への集中を阻害する可能性があります。
このフローを活用すると、Calendlyで予定が登録された際、Chatworkへの通知を自動化できます。管理画面や通知メールを頻繁に確認しなくても予定が共有されるため、担当者は本来の業務に集中できます。また、転記作業にかかる時間を短縮し、伝達ミスや連絡漏れなどのヒューマンエラーを減らすことにもつながります。
■注意事項
・Calendly、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成を進めます。
・CalendlyとChatworkをマイアプリ登録
・テンプレートをコピー
・フローの起点となるCalendlyのトリガー設定と、その後に続くChatworkのオペレーション設定
・トリガーボタンをONにして、CalendlyとChatworkの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
それでは、CalendlyとChatworkのマイアプリ登録から始めていきましょう！
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、アプリの設定がスムーズになりますよ。
まず、Calendlyのマイアプリ設定を行いましょう。
はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。
次にCalendlyと入力し、表示された候補から「Calendly」を選択します。
アプリにログインしている場合、以下のような画面が表示されるので、「Log in with Google」をクリックします。
Calendlyで使用しているGoogleアカウントを選択し、設定完了です！
続いてChatworkのマイアプリ登録です。
先ほど同様、検索窓にChatworkと入力し、表示された候補から「Chatwork」を選択します。
すると以下のような画面が表示されます。
すでにログインしているChatworkアカウントとの連携をリクエストされますので、「許可」をクリックしたら設定完了です！
マイアプリにCalendlyとChatworkが表示されていれば、登録完了です。
ここからはフローの設定を行っていきます！
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてください。
■概要
Calendlyで予定が登録されたらChatworkに通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Calendlyを利用したスケジュール管理を行っている方
・説明会やセミナーを開催する頻度が高い方
・ミーティングや商談を頻繁に行う営業担当の方
・チームメンバーの予定を管理するプロジェクトチーム責任者
2. 業務でChatworkを利用している方
・チームのコミュニケーションツールとしてChatworkを活用している方
・スケジュール情報をChatworkで受け取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
Calendlyはスケジュール管理の効率化に役立つツールです。
しかし、Calendlyで新たな予定が登録されるたびにChatworkに手動で通知すると、コア業務への集中を阻害する可能性があります。
このフローを活用すると、Calendlyで予定が登録された際、Chatworkへの通知を自動化できます。管理画面や通知メールを頻繁に確認しなくても予定が共有されるため、担当者は本来の業務に集中できます。また、転記作業にかかる時間を短縮し、伝達ミスや連絡漏れなどのヒューマンエラーを減らすことにもつながります。
■注意事項
・Calendly、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。
最初にトリガーの設定を行うので、「予定が登録されたら（Webhook起動）」をクリックしましょう。
クリックしたら下記の設定を行っていきます。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Calendlyと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→予定が登録されたら（Webhook起動）
設定が完了したら、「次へ」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、組織uriの設定を行いましょう。
入力箇所をクリックすると下に候補が出てきます。
候補の中から選択して入力したら、「テスト」を実行した後、成功したら「次へ」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、Webhookイベントとなるイベントの登録を実際にCalendly側で行いましょう。
その後、「テスト」をクリックし、成功したら「保存する」で完了です！
次に、Chatworkの設定をしていくので「メッセージを送る」のアクションをクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を行います。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Chatworkと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→メッセージを送る
設定が完了したら「次へ」をクリックして進みます。
以下の画面が表示されたら、注意事項に目を通してルームIDの設定を行うましょう。
ルームIDを入力する枠内でクリックすると候補が出て来るので、メッセージの送信を行いたいルームを選択し、クリックてください。
スクロールして画面を進めたら、メッセージの内容を設定していきます。
【定型的な内容】→直接打ち込みます。
【変動的な内容】→アウトプットを使用します。
アウトプットを使用したい場合は、入力欄をクリックすると下にアウトプット等が表示されます。
トリガーアクション「予定が登録されたら」の右側のマークをクリックすると候補を表示することができるので、入力したいアウトプットをクリックして追加してくださいね。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
「テスト」を実行して成功したら、「保存する」を押して完了です！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。
設定お疲れ様でした！
■概要
Calendlyで予定が登録されたらChatworkに通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Calendlyを利用したスケジュール管理を行っている方
・説明会やセミナーを開催する頻度が高い方
・ミーティングや商談を頻繁に行う営業担当の方
・チームメンバーの予定を管理するプロジェクトチーム責任者
2. 業務でChatworkを利用している方
・チームのコミュニケーションツールとしてChatworkを活用している方
・スケジュール情報をChatworkで受け取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
Calendlyはスケジュール管理の効率化に役立つツールです。
しかし、Calendlyで新たな予定が登録されるたびにChatworkに手動で通知すると、コア業務への集中を阻害する可能性があります。
このフローを活用すると、Calendlyで予定が登録された際、Chatworkへの通知を自動化できます。管理画面や通知メールを頻繁に確認しなくても予定が共有されるため、担当者は本来の業務に集中できます。また、転記作業にかかる時間を短縮し、伝達ミスや連絡漏れなどのヒューマンエラーを減らすことにもつながります。
■注意事項
・Calendly、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
他にもCalendlyを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Calendlyで予定が登録されたらGoogleスプレッドシートにレコードを追加する
まず紹介するのは、Google スプレッドシートとの連携です。登録された予定の情報をシートに蓄積していくので、情報の一元管理に活用できます。
■概要
Calendlyで予定が登録されたらGoogle スプレッドシートにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Calendlyで予定の作成や管理を行なっている方
・顧客との打ち合わせを作成している営業担当や営業アシスタント
・ウェビナーを企画運営するカスタマーサービス部門の担当者
・採用面接の予約を行っている採用担当者
・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員
2.Google スプレッドシートを使用してデータの管理を行なっている方
・支店を多く持ち対面での情報共有が難しい企業の担当者
・複数人で同時にデータへの情報入力を行う事務職担当者
・デジタルツールを活用してデータやファイル管理を行なっている事務職員
3.入力の手間をなくし、自動化したいと考えている方
・手入力を減らし業務の効率化を目指す中小企業の経営者
・多くの入力作業をこなす事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Calendlyでの登録内容を自動でGoogle スプレッドシートにレコード追加することで、手入力による手間を省き業務の効率化につながります。
・Google スプレッドシートへの登録を自動化することで登録漏れを防ぎ、確実に営業アプローチを行うことができます。
・予定が登録と同時にGoogle スプレッドシートが更新されるため、常に最新の情報を確認することができます。
・Google スプレッドシートでも情報を管理することで、情報の透明性が向上してチーム全体の連携が強化されます。
・Google スプレッドシートを使用することで複数人で同時に閲覧・編集できるため、リアルタイムな情報共有が可能となります。
■注意事項
・Calendly、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
2.Calendlyで予定が登録されたらSalesforceにリードを登録する
次に紹介するのは、登録された予定の情報を活用し、Salesforceにリードを登録するフローボットです。アウトプットを活用した情報登録を行うことで、手入力によるヒューマンエラーを回避して登録情報の正確性を保ちます。
3.Calendlyに予定が登録されたら、Gmailと連携して資料を送付する
最後に紹介するのは、予定が登録されたらGmailを使用して相手へ資料の送付を行うフローボットです。このフローを使えば、会議資料の送付するために予定を何度も確認する手間が省けます。
■概要
Calendlyに予定が登録されたら、Gmailと連携して予定に参加する人に資料を送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Calendyを使用してスケジュール管理を行う方
・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員
・複数人での面接などを行う人事総務担当の方
2.イベント等の資料管理や運営を任されている方
・イベントプランナーやプロデューサー
・ウェビナーを企画するカスタマーサービス部門の方
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・カレンダーへの予定追加の情報を基にメールの送付を行うので、ミスや業務漏れを削減することができます。
・一連の流れが自動で完結するため、業務の効率化を促進することができます。
■注意事項
・Calendly、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。
CalendlyとChatworkの連携により、スケジュール管理が大幅に効率化されます。自動通知機能を活用することで、予定の確認にかかる時間を短縮し、業務の進行を妨げることなく、重要な情報を常に把握できます。これにより、業務の生産性が向上し、チーム全体のスケジュール管理がスムーズになるでしょう。
ぜひ、Yoomを活用した連携で通知の自動化を行って、業務効率アップを体験してみてください！
