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こんにちは！Yoom編集部です。
「Yoom」を使いこなして、業務効率改善を行ったユーザーさんの声をご紹介するYoom活用企業インタビューシリーズ。
今回インタビューを行ったのは、芸能事務所を運営する株式会社エンターファンズ（enterfans.tokyo）。Yoom導入前の課題や、実際の活用方法について、同社の石井様にお伺いしました。
日々増加する事務処理や情報管理の効率化を計りたかった
──Yoomを導入した理由を教えて下さい
日々増加する事務処理や情報管理の効率化を計りたいと考えたからです。
弊社は芸能事務所カーブアウトとVタレント事務所リニアの運営を行っている会社です。すでに所属しているタレントのマネジメントだけではなく、日々多くの所属希望の方の面談を実施しています。
当社は人だからこそ提供できる「クオリティー」を大切にしており、タレントが安心してライブ配信できる環境づくりを目指しています。
その方針に乗っ取り、応募者に対する面談や説明会などはマンツーマンで対応し、タレント1人には必ず３名体制でサポートを行います。
しかしながら、応募者の対応や管理には事務作業が多く発生し、応募者が増えるごとに業務は増加し、月400名以上の応募者への対応や情報管理を少人数で行うには厳しい状況でした。この状況を打破するため、誰がやってもいい仕事は自動化し、弊社が大事にしている「クオリティ」を保つための本当に人がやるべき事に十分に時間を使えるようにしたいと考えるようになりました。
そんな時、Yoomの広告を発見しました。これはまさに私の探していたものだと思い、すぐにフリープランの利用を開始しました。コーディングなど専門的な知識がなくても、簡単に実装できる使いやすいUI、価格などの点で理想的なサービスであることに弊社の代表も驚き、正式に導入が決定しました。
──導入前にサービスに対して不安や疑問はありましたか？
元々新しいことに挑戦することが好きで、新しいサービスや自動化ツールへの興味関心は高かったです。
コードを書いた経験はないのですが、好奇心があったので不安などは感じることはなかったです。Yoomさんで用意されているYouTubeを見ながら設定を進めることができ、楽しく導入できました。
Yoom導入後、業績は4倍に
──どのようにYoomを活用されているのでしょうか？
2023年12月時点で毎月400名以上の応募者のフォーム確認や情報管理などが発生します。
今までは、担当者が応募者のフォームを確認し、担当部署に報告、それを担当者が確認し、申請するというフローとなっていました。対応する人数が増えるほど、この対応にかなりの時間がかかります。また、新規の方の情報はスプレッドシートに手動で入力し、サポートが必要か否かはその都度情報を見て判断していました。Yoom導入後は、作業効率が劇的に改善しました。
応募者がフォームを入力した時点で自動でフローボットが起動し、担当部署のDiscordへ自動通知が届くようになりました。それだけで作業工数が導入前の半分以下に削減できました。スプレッドシートで管理していた新規の方の情報は、LINEに自動通知が来るようになり、その都度確認する作業がなくなりました。そのため、サポートが必要な場面での見落としがなくなりました。日々発生する日程調整も、Googleカレンダーに入れるだけで担当者のDiscordに通知がいくようになりました。
人が対応するべき部分のクオリティーは担保しつつ、質より速さが求められる事務的な処理にYoomを活用することで、少人数でも対応できるようになりました。Yoomを上手く組み合わせて活用したこともあいまって人数はほとんど変わらないまま、業績は４倍になったと言えます。今後もYoomを最大限活用しながら、業績を伸ばしていきたいと考えています。
今後は数値を追うための仕組みを自動化
──今後はどのように活用していきたいですか？
実現したいことの7割はできている状況です。
今後は、LINEビジネスの数値を確認する仕組みを自動化していきたいです。今は、LINEのユーザーからの返信率や返信をくれる人のデータを手動で分析しています。そこの部分を自動化できたらと考えています。
──サービスに対するリクエストや改善点、欲しい機能などございましたらお教えてください
私はYoomが配信してるYouTubeを見て十分導入できましたが、ぜひオフラインでワークショップなどを企画していただきたいです。都度、自動化したいワークフローが発生した際に参加できたら嬉しいです。他社さんがどのように活用しているかも気になります。
──Yoomをおすすめしたい方や企業、業種などありますか？
どの企業にも使えると思います。パソコンを使う仕事であれば、事務作業・人事管理にも活用できますし、Yoomを使わない仕事はないのではないかと思います。
──最後にYoomの満足度を教えていただけますでしょうか
満足度は100％いや、120%だと言えます。
YouTube動画はとても分かりやすく、コンテンツとしてとてもいい物だと思います。使用中のサポート体制にも満足しています。2〜3週間かかる作業も最初から最後まで丁寧に対応してくださいました。機能面でも今の所は、特別なエラーなくスムーズに使用できていますし、総合的に満足度120％とお伝えしたいです。
石井様、インタビューにご協力いただきありがとうございました！
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