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Zoho CRMから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録して、会議URLをOutlookで送信する方法
オンライン会議が当たり前になった昨今、URLをクリックするだけでミーティングに参加できるようになりましたが、会議情報を確認するためにいろんなツールを行ったり来たりする必要がありますよね。しかも、会議URLをメンバーに伝え忘れた経験はありませんか？Yoomの連携を活用すれば、そのようなトラブルや作業負担を解消できるかもしれません。
この自動化を導入すると、Zoho CRMで作成した会議情報からYoomのAIオペレーションで必要な情報だけ抽出して、Googleカレンダーに会議予定を自動登録できます。
Zoho CRMの情報をそのまま反映するので、ミーティング予定の企業情報を間違えてしまった、といったトラブルの防止につながります。
さらに、会議URLをOutlookで自動的に送付するので、情報の共有漏れを防げるようになるかもしれません。
本記事では、その自動化フローの具体的な設定方法と導入するメリットについて解説します。
スケジュール管理の精度を高めたい方は、ぜひご覧ください。
こんな方におすすめ
- Zoho CRMとGoogleカレンダーとOutlookをそれぞれ活用している方
- Zoho CRMとGoogleカレンダーとOutlookをそれぞれ活用しているが、情報の連携に手間を感じている方
- Zoho CRMとGoogleカレンダーとOutlookを連携して、スケジュール管理の手間を減らしたい方
- Zoho CRMとGoogleカレンダーとOutlookを連携して、会議予定の共有漏れを防ぎたい方
では、「Zoho CRMから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをOutlookで送信する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは]
Zoho CRMから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをOutlookで送信する方法
まず、Zoho CRMで予定を作成されたことをZoho CRMのAPIを利用して受け取ります。
その後、AIオペレーションで特定のテキストデータを取得して、Googleカレンダーの提供するAPIを用いてGoogleカレンダーにZoho CRMで作成した会議情報を登録することが可能です。
さらに、Outlookが提供するAPIを用いることで、作成した会議URLをOutlookでメール送付することもできます。 一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
- Zoho CRMとGoogleカレンダーとOutlookのマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- Zoho CRMの起動設定とAIオペレーションでテキストを抽出する設定、続くGoogleカレンダーに会議予定を登録する設定とメールを送るOutlookの各オペレーションの設定
- トリガーをONにして動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
Zoho CRMから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをOutlookで送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Zoho CRMを利用している方
・顧客との会議予定をZoho CRMで管理している方
・営業業務に関わる顧客情報や商談情報の管理でZoho CRMを活用している方
2. 会議予定を複数のツールで管理している方
・Zoho CRMの会議予定をGoogleカレンダーにも追加してチーム間で共有している方
・Googleカレンダーへの会議予定の登録漏れを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
Zoho CRMに登録した会議予定をGoogleカレンダーでも管理する場合、手動による転記作業はミスが発生するリスクがあります。
このフローでは、Zoho CRMに登録した会議予定をGoogleカレンダーに登録し、Googleカレンダーの会議URLをOutlookで送信することができます。
Zoho CRMとGoogleカレンダーの会議予定の管理を一貫して行えるため、スケジュール管理の正確性を高めることが可能です。
Googleカレンダーでチームメンバーの予定を共有している場合でも、常に最新の情報を確認できるようになるため、会議予定の把握漏れも防止できます。
■概要
Zoho CRMから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをOutlookで送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Zoho CRMを利用している方
・顧客との会議予定をZoho CRMで管理している方
・営業業務に関わる顧客情報や商談情報の管理でZoho CRMを活用している方
2. 会議予定を複数のツールで管理している方
・Zoho CRMの会議予定をGoogleカレンダーにも追加してチーム間で共有している方
・Googleカレンダーへの会議予定の登録漏れを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
Zoho CRMに登録した会議予定をGoogleカレンダーでも管理する場合、手動による転記作業はミスが発生するリスクがあります。
このフローでは、Zoho CRMに登録した会議予定をGoogleカレンダーに登録し、Googleカレンダーの会議URLをOutlookで送信することができます。
Zoho CRMとGoogleカレンダーの会議予定の管理を一貫して行えるため、スケジュール管理の正確性を高めることが可能です。
Googleカレンダーでチームメンバーの予定を共有している場合でも、常に最新の情報を確認できるようになるため、会議予定の把握漏れも防止できます。
・Zoho CRMとGoogleカレンダーとOutlookをマイアプリ連携
(1)まずはZoho CRMをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からZoho CRMを検索してください。
(2)Zoho CRMのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(3)「ドメインURL」を入力し、［追加］をクリックしましょう。
クリック後、Zoho CRMのログインページに遷移するので、Yoomと連携するアカウントでサインインします。
Yoomによるアクセスを求められる画面に移行するので、内容を確認して［承認する］をクリックしてください。
まずは、1つ目のZoho CRMの接続が完了しました。
(4)次に、Googleカレンダーを接続しましょう。
先ほどと同様の操作でGoogleカレンダーのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(5)「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
これで、2つ目のGoogleカレンダーの接続が完了しました。
(6)次に3つ目のアプリ、Outlookを接続しましょう。
先ほどと同様の操作でOutlookのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(7)Outlookのアプリアイコンをクリック後、サインイン画面に移行しますが、必要な操作はなく、瞬時に接続が完了します。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
認証後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
・テンプレートのコピー
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要
Zoho CRMから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをOutlookで送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Zoho CRMを利用している方
・顧客との会議予定をZoho CRMで管理している方
・営業業務に関わる顧客情報や商談情報の管理でZoho CRMを活用している方
2. 会議予定を複数のツールで管理している方
・Zoho CRMの会議予定をGoogleカレンダーにも追加してチーム間で共有している方
・Googleカレンダーへの会議予定の登録漏れを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
Zoho CRMに登録した会議予定をGoogleカレンダーでも管理する場合、手動による転記作業はミスが発生するリスクがあります。
このフローでは、Zoho CRMに登録した会議予定をGoogleカレンダーに登録し、Googleカレンダーの会議URLをOutlookで送信することができます。
Zoho CRMとGoogleカレンダーの会議予定の管理を一貫して行えるため、スケジュール管理の正確性を高めることが可能です。
Googleカレンダーでチームメンバーの予定を共有している場合でも、常に最新の情報を確認できるようになるため、会議予定の把握漏れも防止できます。
■概要
Zoho CRMから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをOutlookで送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Zoho CRMを利用している方
・顧客との会議予定をZoho CRMで管理している方
・営業業務に関わる顧客情報や商談情報の管理でZoho CRMを活用している方
2. 会議予定を複数のツールで管理している方
・Zoho CRMの会議予定をGoogleカレンダーにも追加してチーム間で共有している方
・Googleカレンダーへの会議予定の登録漏れを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
Zoho CRMに登録した会議予定をGoogleカレンダーでも管理する場合、手動による転記作業はミスが発生するリスクがあります。
このフローでは、Zoho CRMに登録した会議予定をGoogleカレンダーに登録し、Googleカレンダーの会議URLをOutlookで送信することができます。
Zoho CRMとGoogleカレンダーの会議予定の管理を一貫して行えるため、スケジュール管理の正確性を高めることが可能です。
Googleカレンダーでチームメンバーの予定を共有している場合でも、常に最新の情報を確認できるようになるため、会議予定の把握漏れも防止できます。
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは5つです。
・Zoho CRMの起動設定
(1)まず、Zoho CRMのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Zoho CRMから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをOutlookで送信する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)1つ目のステップ「予定が作成されたら（Webhook）」をクリックします。
今回はテスト用として、以下のような会議情報をZoho CRM側で作成します。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(4)次の画面で、「Zohoドメイン」と「チャネルID」に注釈に沿って情報を入力します。
入力後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［次へ］をクリックします。
(5)次の画面では、WebhookURLをコピーし、管理画面で設定を行う必要があります。
(6)Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行した後、［テスト］をクリックします。
取得した内容が正しいものであれば、［保存する］をクリックしましょう。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
(7)次に、2つ目のステップ「予定を取得」をクリックします。
(8)連携するアカウント情報が入力されていることを確認し、［次へ］をクリックしてください。
(9)次の画面で、「予定ID」と「Zohoドメイン」の項目に情報を入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップで取得したアウトプットを引用できます。
(10)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
・AIを使ってテキストデータを抽出する設定
(1)続いて、3つ目のステップ「テキストからデータを抽出する」をクリックして、内容を確認しましょう。
(2)こちらはすでに設定が完了しているアクションなので、内容を確認して［次へ］をクリックしてください。
AIを活用した「データの抽出（2タスク）」の設定方法については、こちらのページもご確認ください。
(3)次の画面で「対象のテキスト」に、AIを利用して抽出したい特定のテキストを入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップから取得した情報をアウトプットとして引用できます。
(4)「抽出したい項目」は、対象のテキストから抽出したい項目をカンマ（,）区切りで指定する必要があります。
運用に沿って任意に設定してください。
（今回は日にちを「yyyy-mm-dd」、時間を「hh:mm」の形式で抽出するよう設定します。）
(5)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
「テキストからデータを抽出する」の設定方法については、こちらのページをご確認ください。
・会議予定を登録するGoogleカレンダーの設定
(1)次に、4つ目のステップ「予定を作成」をクリックします。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で「カレンダーID」や「予定のタイトル」などの項目に情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、前ステップで取得アウトプットを引用できます。
(4)「予定の説明」には、運用に沿った内容を設定しましょう。
（例：営業会議 など）
「主催者以外の参加者が予定を変更できるかどうか」の項目はプルダウンから設定できます。
(5)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
・会議URLを送信するOutlookの設定
(1)最後に、5つ目のステップ「メールを送る」をクリックします。
(2)連携するアカウント情報を入力します。
(3)下にスクロールし、メールを送付する際の『メール内容』の設定を行います。
以下の画面のように前ステップで取得したアウトプットも引用できます。
（今回のフローでは、メールに会議URLを添付したいため、「本文」に4つ目のステップで取得した【Google MeetのURL】を引用しています。）
(4)カスタマイズとして、画面最下部に「添付ファイル」を追加する項目や赤枠部分をクリックすると「事前確認設定」として、実行前に確認ができる設定を行う項目があります。
運用に沿って設定を行ってください。
必要項目に情報を入力した後、［次へ］をクリックします。
(5)次の画面で、メール内容の確認を行いましょう。
(6)内容に問題なければ、［テスト］をクリックし、［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
・トリガーをONにして動作を確認
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
■概要
Zoho CRMから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをOutlookで送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Zoho CRMを利用している方
・顧客との会議予定をZoho CRMで管理している方
・営業業務に関わる顧客情報や商談情報の管理でZoho CRMを活用している方
2. 会議予定を複数のツールで管理している方
・Zoho CRMの会議予定をGoogleカレンダーにも追加してチーム間で共有している方
・Googleカレンダーへの会議予定の登録漏れを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
Zoho CRMに登録した会議予定をGoogleカレンダーでも管理する場合、手動による転記作業はミスが発生するリスクがあります。
このフローでは、Zoho CRMに登録した会議予定をGoogleカレンダーに登録し、Googleカレンダーの会議URLをOutlookで送信することができます。
Zoho CRMとGoogleカレンダーの会議予定の管理を一貫して行えるため、スケジュール管理の正確性を高めることが可能です。
Googleカレンダーでチームメンバーの予定を共有している場合でも、常に最新の情報を確認できるようになるため、会議予定の把握漏れも防止できます。
■概要
Zoho CRMから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをOutlookで送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Zoho CRMを利用している方
・顧客との会議予定をZoho CRMで管理している方
・営業業務に関わる顧客情報や商談情報の管理でZoho CRMを活用している方
2. 会議予定を複数のツールで管理している方
・Zoho CRMの会議予定をGoogleカレンダーにも追加してチーム間で共有している方
・Googleカレンダーへの会議予定の登録漏れを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
Zoho CRMに登録した会議予定をGoogleカレンダーでも管理する場合、手動による転記作業はミスが発生するリスクがあります。
このフローでは、Zoho CRMに登録した会議予定をGoogleカレンダーに登録し、Googleカレンダーの会議URLをOutlookで送信することができます。
Zoho CRMとGoogleカレンダーの会議予定の管理を一貫して行えるため、スケジュール管理の正確性を高めることが可能です。
Googleカレンダーでチームメンバーの予定を共有している場合でも、常に最新の情報を確認できるようになるため、会議予定の把握漏れも防止できます。
Googleカレンダーを使ったその他の自動化例
他にもGoogleカレンダーを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
Salesforceに商談が登録されたらGoogleカレンダーに予定を登録
Salesforceに商談が登録された後、商談担当者のGoogleカレンダーに自動的に予定を登録するフローボットです。
Salesforceのデータを反映するので、正確性を保ったまま予定を管理できるようになるはずです。
■概要Salesforceで新しい商談が登録されるたびに、手動でGoogleカレンダーに打ち合わせの予定を登録する作業は、手間がかかるだけでなく入力漏れや二重登録のリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Salesforceに商談が登録されたタイミングで、関連する予定をGoogleカレンダーへ自動で登録できます。これにより、手作業による手間やミスを減らし、営業活動をよりスムーズに進めることが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方- SalesforceとGoogleカレンダーを併用し、商談とスケジュールを管理している方
- 商談成立後のキックオフミーティングなどの予定登録を効率化したい営業担当者の方
- 営業チームのスケジュール管理を自動化し、業務の標準化を図りたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット- Salesforceへの商談登録をトリガーに予定が自動作成されるため、Googleカレンダーへの手入力の時間を削減できます。
- 手作業による予定の登録漏れや、日時・参加者の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なスケジュール管理を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleカレンダーとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定し商談の詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、取得した商談情報から予定の件名や説明に必要なテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、抽出した情報を元に新しい予定を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Salesforceとの連携設定時に、ご利用の環境に合わせたマイドメインURLを入力してください。
- AI機能によるテキスト抽出のオペレーションでは、Salesforceから取得したどの情報（商談名、取引先名など）からテキストを抽出するかを任意で設定できます。
- Googleカレンダーに予定を作成するオペレーションでは、予定のタイトル、日時、説明文、参加者などの各項目に、固定値や前段で取得した情報を自由に割り当てることが可能です。
■注意事項- Salesforce、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとGoogleカレンダーを併用し、商談とスケジュールを管理している方
- 商談成立後のキックオフミーティングなどの予定登録を効率化したい営業担当者の方
- 営業チームのスケジュール管理を自動化し、業務の標準化を図りたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceへの商談登録をトリガーに予定が自動作成されるため、Googleカレンダーへの手入力の時間を削減できます。
- 手作業による予定の登録漏れや、日時・参加者の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なスケジュール管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定し商談の詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、取得した商談情報から予定の件名や説明に必要なテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、抽出した情報を元に新しい予定を登録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceとの連携設定時に、ご利用の環境に合わせたマイドメインURLを入力してください。
- AI機能によるテキスト抽出のオペレーションでは、Salesforceから取得したどの情報（商談名、取引先名など）からテキストを抽出するかを任意で設定できます。
- Googleカレンダーに予定を作成するオペレーションでは、予定のタイトル、日時、説明文、参加者などの各項目に、固定値や前段で取得した情報を自由に割り当てることが可能です。
■注意事項
- Salesforce、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
毎朝Googleカレンダーの予定をSlackに通知する
毎朝、指定の時間にGoogleカレンダーで登録されている本日の予定を取得し、Slackに通知するフローボットです。
Slackの通知で予定を確認しやすくなり、逐一カレンダーアプリにアクセスする手間を省けるかもしれません。
■概要毎朝の予定確認やチームへの共有を手間に感じていませんか。各自がカレンダーを確認したり、重要な予定を手作業で共有したりする作業は、時間もかかり共有漏れのリスクもあります。このワークフローを活用すれば、毎朝決まった時間にGoogleカレンダーからその日の予定を自動で取得し、ChatGPTが生成した分かりやすいメッセージをSlackに通知できます。日々の予定共有を自動化し、スムーズな業務開始を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方- チーム内の予定共有を効率化したいと考えているマネージャーやチームリーダーの方
- GoogleカレンダーとSlackを日常的に活用し、朝のルーティン業務を自動化したい方
- 重要な予定の確認漏れを防ぎ、チーム全体の生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- 毎朝自動で予定が通知されるため、各自がカレンダーを開いて確認したり、Slackに手入力したりする手間と時間を削減できます。
- 手作業による共有漏れや確認忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、チーム全員がその日の予定を把握できるようになります。
■フローボットの流れ- はじめに、Googleカレンダー、ChatGPT、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「毎日8時」など、フローボットを起動したい時間を設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleカレンダーを選択し、「今日の予定の一覧を取得する」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでChatGPTを選択し、取得した予定情報をもとにSlackへ通知するメッセージを生成させます。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成したメッセージを指定のチャンネルに投稿します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- スケジュールトリガーの設定で、通知したい時間帯（例：毎朝9時など）を任意で設定してください。
- ChatGPTに与えるプロンプト（指示文）をカスタムすることで、より丁寧な文章にするなど、通知メッセージのトーンを任意で調整できます。
- Slackに通知を送るチャンネルを、チーム用や個人用など、用途に合わせて任意で設定してください。
■注意事項- Googleカレンダー、ChatGPT、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- 詳しくはOpenAIの「API料金」ページをご確認ください。
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- チーム内の予定共有を効率化したいと考えているマネージャーやチームリーダーの方
- GoogleカレンダーとSlackを日常的に活用し、朝のルーティン業務を自動化したい方
- 重要な予定の確認漏れを防ぎ、チーム全体の生産性を向上させたいと考えている方
- 毎朝自動で予定が通知されるため、各自がカレンダーを開いて確認したり、Slackに手入力したりする手間と時間を削減できます。
- 手作業による共有漏れや確認忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、チーム全員がその日の予定を把握できるようになります。
- はじめに、Googleカレンダー、ChatGPT、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「毎日8時」など、フローボットを起動したい時間を設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleカレンダーを選択し、「今日の予定の一覧を取得する」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでChatGPTを選択し、取得した予定情報をもとにSlackへ通知するメッセージを生成させます。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成したメッセージを指定のチャンネルに投稿します。
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定で、通知したい時間帯（例：毎朝9時など）を任意で設定してください。
- ChatGPTに与えるプロンプト（指示文）をカスタムすることで、より丁寧な文章にするなど、通知メッセージのトーンを任意で調整できます。
- Slackに通知を送るチャンネルを、チーム用や個人用など、用途に合わせて任意で設定してください。
- Googleカレンダー、ChatGPT、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- 詳しくはOpenAIの「API料金」ページをご確認ください。
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Googleスプレッドシートに予定が追加されたら、Googleカレンダーにも登録する
Googleスプレッドシートの情報登録とともにGoogleカレンダーにも情報が追加されるので、手動操作を削減できるはずです。
カレンダーへの追加漏れを防止することにもつながります。
■概要Google スプレッドシートでタスクやスケジュールを管理しているものの、都度Googleカレンダーに手入力する作業に手間を感じていませんか？手作業での二重入力は、転記漏れや登録ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行追加をきっかけに、Googleカレンダーへの予定登録を自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消します。■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートで管理するタスクや予定を、Googleカレンダーに手入力している方
- Google スプレッドシートとGoogleカレンダーの二重管理による転記漏れやミスを防ぎたい方
- 複数メンバー間でのスケジュール共有を、より効率的に行いたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- Google スプレッドシートに行が追加されると、自動でGoogleカレンダーへ予定が登録されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるカレンダーへの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確なスケジュール管理に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した情報を元に予定を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートのトリガー設定では、連携の対象としたいスプレッドシートやシートを任意で指定してください。
- Googleカレンダーで予定を作成する際に、スプレッドシートのどの列の情報を予定のタイトル、開始日時、説明などの項目に割り当てるか、自由に設定できます。
■注意事項- Google スプレッドシート、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- Google スプレッドシートで管理するタスクや予定を、Googleカレンダーに手入力している方
- Google スプレッドシートとGoogleカレンダーの二重管理による転記漏れやミスを防ぎたい方
- 複数メンバー間でのスケジュール共有を、より効率的に行いたいと考えているチームリーダーの方
- Google スプレッドシートに行が追加されると、自動でGoogleカレンダーへ予定が登録されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるカレンダーへの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確なスケジュール管理に繋がります。
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した情報を元に予定を作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、連携の対象としたいスプレッドシートやシートを任意で指定してください。
- Googleカレンダーで予定を作成する際に、スプレッドシートのどの列の情報を予定のタイトル、開始日時、説明などの項目に割り当てるか、自由に設定できます。
- Google スプレッドシート、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
Zoho CRMとGoogleカレンダーとOutlookの連携メリットと具体例
1.効率的なスケジュール管理を実現できる
手動で会議予定を作成・管理している場合、いくつかの工程を必要するため、作業に時間を要します。
この自動化フローは素早く会議予定を立てられて、先方の待機時間をなくせるかもしれません。
例えば、Zoho CRM側の操作のみで会議の作成が可能なため、Googleカレンダーの操作を省略でき、複数の手順を踏んで会議の作成や予定の追加などを行う手間が省けます。
さらに、Outlookで会議URLを送信するため、会議の案内を効率的かつ素早く共有する体制を整えられるはずです。
2.作業の負担を軽減できる
多くの顧客と会議を行う必要がある場合、予定の調整に時間を取られすぎると、日常業務の対応時間が削られてしまいます。
この連携を活用すれば、担当者の負担が軽減され、本来の業務に集中できるようになるはずです。
例えば、自動化によってZoho CRMの情報がGoogleカレンダーにそのまま反映されるので、会議を設定するときに必要だったツールの横断作業をなくせるかもしれません。
さらに、Outlookでメールアドレスを転記する作業も不要になるはずです。
最小限の操作で作業が進むことで、業務負担の軽減が期待できます。
3.予定情報の共有漏れを防止できる
この自動化フローを活用することで、会議情報の共有忘れや連絡漏れをなくせるかもしれません。
例えば、商談会議を設定した際、他の参加メンバーへ共有を忘れてしまうと、充分な用意ができずビジネスチャンスを逃してしまう可能性があります。
そこで、Zoho CRMとGoogleカレンダー、Outlookを連携させて会議情報の共有を自動すれば、共有漏れを抑制でき、チーム全体の連携強化につなげられるかもしれません。
会議に関わる資料やプレゼン内容の質向上にも寄与します。
まとめ
今回ご紹介したZoho CRMとGoogleカレンダー、Outlookの連携により、スケジュール管理や会議設定にかかる業務の効率化が図れます。
作業の自動化により、手動での情報入力や共有にかかる時間を削減でき、本来の業務に専念できる環境を整えることにもつながるでしょう。
会議情報の作成忘れや共有漏れなどのミスが低減し、作業精度の向上も期待できます。
限られた時間を有効に活用したいと考えている方にとって、とても役立つツールとなるでしょう。
ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
