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オンライン会議が当たり前になった昨今、URLをクリックするだけでミーティングに参加できるようになりましたが、会議情報を確認するためにいろんなツールを行ったり来たりする必要がありますよね。しかも、会議URLをメンバーに伝え忘れた経験はありませんか？Yoomの連携を活用すれば、そのようなトラブルや作業負担を解消できるかもしれません。
この自動化を導入すると、Zoho CRMで作成した会議情報からYoomのAIオペレーションで必要な情報だけ抽出して、Googleカレンダーに会議予定を自動登録できます。
Zoho CRMの情報をそのまま反映するので、ミーティング予定の企業情報を間違えてしまった、といったトラブルの防止につながります。
さらに、会議URLをOutlookで自動的に送付するので、情報の共有漏れを防げるようになるかもしれません。
本記事では、その自動化フローの具体的な設定方法と導入するメリットについて解説します。
スケジュール管理の精度を高めたい方は、ぜひご覧ください。
では、「Zoho CRMから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをOutlookで送信する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは]
まず、Zoho CRMで予定を作成されたことをZoho CRMのAPIを利用して受け取ります。
その後、AIオペレーションで特定のテキストデータを取得して、Googleカレンダーの提供するAPIを用いてGoogleカレンダーにZoho CRMで作成した会議情報を登録することが可能です。
さらに、Outlookが提供するAPIを用いることで、作成した会議URLをOutlookでメール送付することもできます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
(1)まずはZoho CRMをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からZoho CRMを検索してください。
(2)Zoho CRMのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(3)「ドメインURL」を入力し、［追加］をクリックしましょう。
クリック後、Zoho CRMのログインページに遷移するので、Yoomと連携するアカウントでサインインします。
Yoomによるアクセスを求められる画面に移行するので、内容を確認して［承認する］をクリックしてください。
まずは、1つ目のZoho CRMの接続が完了しました。
(4)次に、Googleカレンダーを接続しましょう。
先ほどと同様の操作でGoogleカレンダーのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(5)「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
これで、2つ目のGoogleカレンダーの接続が完了しました。
(6)次に3つ目のアプリ、Outlookを接続しましょう。
先ほどと同様の操作でOutlookのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(7)Outlookのアプリアイコンをクリック後、サインイン画面に移行しますが、必要な操作はなく、瞬時に接続が完了します。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
認証後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは5つです。
(1)まず、Zoho CRMのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Zoho CRMから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをOutlookで送信する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)1つ目のステップ「予定が作成されたら（Webhook）」をクリックします。
今回はテスト用として、以下のような会議情報をZoho CRM側で作成します。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(4)次の画面で、「Zohoドメイン」と「チャネルID」に注釈に沿って情報を入力します。
入力後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［次へ］をクリックします。
(5)次の画面では、WebhookURLをコピーし、管理画面で設定を行う必要があります。
(6)Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行した後、［テスト］をクリックします。
取得した内容が正しいものであれば、［保存する］をクリックしましょう。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
(7)次に、2つ目のステップ「予定を取得」をクリックします。
(8)連携するアカウント情報が入力されていることを確認し、［次へ］をクリックしてください。
(9)次の画面で、「予定ID」と「Zohoドメイン」の項目に情報を入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップで取得したアウトプットを引用できます。
(10)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
(1)続いて、3つ目のステップ「テキストからデータを抽出する」をクリックして、内容を確認しましょう。
(2)こちらはすでに設定が完了しているアクションなので、内容を確認して［次へ］をクリックしてください。
AIを活用した「データの抽出（2タスク）」の設定方法については、こちらのページもご確認ください。
(3)次の画面で「対象のテキスト」に、AIを利用して抽出したい特定のテキストを入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップから取得した情報をアウトプットとして引用できます。
(4)「抽出したい項目」は、対象のテキストから抽出したい項目をカンマ（,）区切りで指定する必要があります。
運用に沿って任意に設定してください。
（今回は日にちを「yyyy-mm-dd」、時間を「hh:mm」の形式で抽出するよう設定します。）
(5)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
「テキストからデータを抽出する」の設定方法については、こちらのページをご確認ください。
(1)次に、4つ目のステップ「予定を作成」をクリックします。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で「カレンダーID」や「予定のタイトル」などの項目に情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、前ステップで取得アウトプットを引用できます。
(4)「予定の説明」には、運用に沿った内容を設定しましょう。
（例：営業会議 など）
「主催者以外の参加者が予定を変更できるかどうか」の項目はプルダウンから設定できます。
(5)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
(1)最後に、5つ目のステップ「メールを送る」をクリックします。
(2)連携するアカウント情報を入力します。
(3)下にスクロールし、メールを送付する際の『メール内容』の設定を行います。
以下の画面のように前ステップで取得したアウトプットも引用できます。
（今回のフローでは、メールに会議URLを添付したいため、「本文」に4つ目のステップで取得した【Google MeetのURL】を引用しています。）
(4)カスタマイズとして、画面最下部に「添付ファイル」を追加する項目や赤枠部分をクリックすると「事前確認設定」として、実行前に確認ができる設定を行う項目があります。
運用に沿って設定を行ってください。
必要項目に情報を入力した後、［次へ］をクリックします。
(5)次の画面で、メール内容の確認を行いましょう。
(6)内容に問題なければ、［テスト］をクリックし、［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
他にもGoogleカレンダーを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
Salesforceに商談が登録された後、商談担当者のGoogleカレンダーに自動的に予定を登録するフローボットです。
Salesforceのデータを反映するので、正確性を保ったまま予定を管理できるようになるはずです。
毎朝、指定の時間にGoogleカレンダーで登録されている本日の予定を取得し、Slackに通知するフローボットです。
Slackの通知で予定を確認しやすくなり、逐一カレンダーアプリにアクセスする手間を省けるかもしれません。
Googleスプレッドシートの情報登録とともにGoogleカレンダーにも情報が追加されるので、手動操作を削減できるはずです。
カレンダーへの追加漏れを防止することにもつながります。
手動で会議予定を作成・管理している場合、いくつかの工程を必要するため、作業に時間を要します。
この自動化フローは素早く会議予定を立てられて、先方の待機時間をなくせるかもしれません。
例えば、Zoho CRM側の操作のみで会議の作成が可能なため、Googleカレンダーの操作を省略でき、複数の手順を踏んで会議の作成や予定の追加などを行う手間が省けます。
さらに、Outlookで会議URLを送信するため、会議の案内を効率的かつ素早く共有する体制を整えられるはずです。
多くの顧客と会議を行う必要がある場合、予定の調整に時間を取られすぎると、日常業務の対応時間が削られてしまいます。
この連携を活用すれば、担当者の負担が軽減され、本来の業務に集中できるようになるはずです。
例えば、自動化によってZoho CRMの情報がGoogleカレンダーにそのまま反映されるので、会議を設定するときに必要だったツールの横断作業をなくせるかもしれません。
さらに、Outlookでメールアドレスを転記する作業も不要になるはずです。
最小限の操作で作業が進むことで、業務負担の軽減が期待できます。
この自動化フローを活用することで、会議情報の共有忘れや連絡漏れをなくせるかもしれません。
例えば、商談会議を設定した際、他の参加メンバーへ共有を忘れてしまうと、充分な用意ができずビジネスチャンスを逃してしまう可能性があります。
そこで、Zoho CRMとGoogleカレンダー、Outlookを連携させて会議情報の共有を自動すれば、共有漏れを抑制でき、チーム全体の連携強化につなげられるかもしれません。
会議に関わる資料やプレゼン内容の質向上にも寄与します。
今回ご紹介したZoho CRMとGoogleカレンダー、Outlookの連携により、スケジュール管理や会議設定にかかる業務の効率化が図れます。
作業の自動化により、手動での情報入力や共有にかかる時間を削減でき、本来の業務に専念できる環境を整えることにもつながるでしょう。
会議情報の作成忘れや共有漏れなどのミスが低減し、作業精度の向上も期待できます。
限られた時間を有効に活用したいと考えている方にとって、とても役立つツールとなるでしょう。
ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
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