現場の「誤送信0」を達成｜日テレWandsがYoomを導入

「Yoom」を導入して、業務効率改善を行ったユーザーさんの声をご紹介するYoom活用企業インタビューシリーズ。

今回は、日本テレビグループの中でIT・デジタル領域を牽引し、テレビ放送を支える重要なシステムを一手に担う株式会社日テレWands（https://www.ntv-wands.co.jp/）の事例をご紹介します。

同社は、数年前に前身となる2社（日テレITプロデュース・フォアキャスト・コミュニケーションズ）が合併して設立。
今回は、インフラソリューションディビジョンでマネージャーを務める石井様に、同社がなぜYoomを選んだのか、そして「誤送信0」を達成した用法と、Yoomがもたらした現場の意識変化についてお伺いました。

自動化の次なる課題は、「運用・保守のアナログ業務」

――まず、石井様のご所属と、日々の業務内容について教えていただけますか？

石井様： 私は現在、SIサービス事業本部のインフラソリューションディビジョンという部門でマネージャーを務めています。役割としては大きく2つあり、1つは担当メンバーの労務管理や目標管理といったチームのマネジメントです。

もう1つはプレイヤーとしての実務で、日本テレビ様や全国の系列テレビ局様にお納めしている、放送の根幹に関わる「基幹システム」の設計、構築、そして運用管理のインフラ領域に関する責任者を担当しています。

――社内全体として、業務改善やDXに対してはどのような方針を掲げられているのでしょうか？

石井様： 会社全体としては、「コスト削減」と「ヒューマンエラーの削減」、そして「AIなどの最新テクノロジーの積極的な活用」という方針があります。特定の部署だけでなく、バックオフィスから実事業の現場まで、全社的に業務効率化を推進しております。

――Yoomを導入される前、石井様が担当されていた案件ではどのような課題がありましたか？

石井様： 私が担当している案件では、お客様向けの基幹システムを設計・構築・運用しています。インフラチームでは以前から、構築やテスト工程の効率化・自動化に力を入れてきました。

具体的には、手順をスクリプト化したり、Ansibleを活用したり、RPAを導入したりと、数年かけてさまざまな改善を進めてきました。その結果、効果の大きい作業については、ほぼ自動化をやり尽くしたと言える状態でした。

一方で、その先に残っていたのが運用・保守の領域です。システムを構築した後の運用業務には、依然として人手に頼るアナログな作業が数多く残っており、「この部分も何とか効率化できないか」という課題を感じていました。

RPAの課題｜「GUIやボタンの位置が変わると動かないことがある」

――すでにRPAなども使いこなされていた中で、なぜYoomに注目されたのでしょうか？

石井様： パソコンの初期設定（キッティング）や、サーバー構築でインストーラーの「次へ」のボタンを機械的に押すような業務は、RPAが非常に得意で、今も併用しています。

しかし、運用フェーズで発生する「定時で特定の情報を集めてレポートを出力する」といった業務は、画面のGUIやボタンの位置が変わると動かないことがあるRPAでは、非常に扱いづらかったんです。

――運用フェーズでは、特にどのような課題をお持ちだったのでしょうか？

石井様： 私たちは北海道から鹿児島まで全国の系列局様と日々やり取りをしています。それぞれの局様をアルファベットの略称（例：日本テレビ＝NTV）で表現するのですが、これが似た表記のケースがあります。
一見した際に別の局様と見間違えてしまうことがたまにあり、急いでメールを送ろうとした際に、宛先や件名を間違えやすいというヒューマンエラーが起きやすい環境にありました。

人によるダブルチェックを徹底していましたが、忙しい中で1件1件確認するのは現場にとって大きな心理的・時間的負担になっていたと思います。

そんな時に、たまたまインターネットでYoomを見かけました。弊社が日ごろ利用しているさまざまなSaaSどうしを簡単に連携させられることに加え、AIにより柔軟に処理が組めるところに可能性を感じ、採用に至りました。

実装したメールチェッカーで、「機械的なセルフチェック」を実現

――実際にYoomを使って、どのようにその誤送信リスクを解決されたのでしょうか？

石井様： 導入してすぐに、YoomとGoogle スプレッドシートを連携させた「送信メールチェッカー」という仕組みを構築しました。他の業務と並行しながら2週間ほどで実装できたミニアプリです。

送信したいメールの「宛先」「CC」「件名」「本文」をYoomのフォームに入力して送信ボタンを押すと、裏側のスプレッドシートにある正しい顧客マスタと自動で照合されます。この局様宛のメールであれば、このメールドメインで、この略称を件名に含む」といった何十個もの条件を、Google スプレッドシート上のロジックで自動判定しています。Yoomはメール情報をスプレッドシートへ連携し、その判定結果を利用者へ返すフローを担っているため、誰でもOKかNGかをすぐに確認できる仕組みになっています。

さらに、本文の要約にもYoomのAI機能を組み込み、宛先と本文の内容が本当にマッチしているかも判定させています。最終的に人が念の為確認してからメールを送信していますが、この仕組みにより、誰かに頼るダブルチェックではなく、「機械的な確実性を持った1人でのセルフチェック」が可能になりました。

――他にも、運用保守の現場で動いているフローはありますか？

石井様： 各地のシステムから飛んでくる「障害通知メール」の集約とレポート化です。毎日、中継サーバーに集まる膨大なメールのログを夜間にスクリプトでCSVとして吐き出し、それをYoomが自動でGoogle ドライブへ格納してスプレッドシートへ変換。直近24時間の障害一覧として綺麗に整理した上で、毎朝Teamsへ自動通知する仕組みを作りました。

CSVのままだと閲覧しかできませんが、Yoomでスプレッドシートへの変換も行っておくことで、朝一番にメンバー全員で「これは対応が必要」「これは無視してOK」と、色を塗ったりコメントを書いたりしながら複数人で同時にチェックを進められるようになりました。現在は担当者により一件一件を目視で対応していますが、今後はチケット管理システムに蓄積された過去の対応履歴などもYoomで連携の上、AIに学習させて、この一次判定自体をAIに任せていきたいと考えています。

別契約は不要｜いつもの業務にAIが手軽に入る価値

――Yoom上のAI機能の使い心地や、会社の方針との兼ね合いはいかがですか？

石井様： 会社全体としても、合併を機に「社内で承認されたAIは積極的に使おう」という方針はあります。事業や案件毎に、個別にAIサービスを導入するケースもあります。

Yoomの場合は、外部のAIサービスを追加で契約する必要がなく、Yoomの画面内でそのままAIのステップを組み込める点がとても便利です。いつもの業務フローの中で自動的にAIが本文を要約したり、整合性をチェックしたりしてくれる。この「プロセスに溶け込んだAI活用」がノーコードで簡単に実現できるのは、非常に価値が高いと感じています。

「誤送信が0」になった安心感

――Yoomを導入したことで、具体的にどのような効果がありましたか？

石井様： 定量的な数字で言うと、先ほどの障害通知を自動でスプレッドシート化してTeamsに通知するフローでは、年間で約250時間の削減を達成しました。チーム全体で、およそ1.5人月分の工数が浮いた計算になります。地道でアナログだった保守管理業務をYoomが代行してくれた感じです。

加えて先ほどのメールチェッカーによって、メールの誤送信0件を継続中です。

時間的な削減で言えば年間16時間ほどではあるのですが、それ以上に「間違えて送ったらどうしよう」という現場の精神的なストレスが軽減でき、業務の品質と安全性が担保できるようになったことの方が大きな成果だと感じています。

「細かく組みたい人」も「AIにお任せしたい人」も｜エンジニアの好みに応えるYoom

――現場のインフラエンジニアさんの皆様の反応はいかがですか？

石井様： 私が「これ使いなさい」と指示を出したわけではないのですが、複数のチームメンバーが自発的に「自分も試してみよう」と触り始めてくれました。今ではみんなが思いついたアイデアを勝手に形にしてくれるので、私の知らないうちにどんどん便利な自動化フローが増えています（笑）。

――RPAを経験してきたエンジニアさんだからこそ感じる、Yoomの良さはありますか？

石井様： これまでRPAも活用してきましたが、使用しているツールやSaaSのアップデートによってUIが変わると、想定どおりに動かなくなるケースがありました。

「できるだけ安定して動き続ける仕組みにしたい」という思いは以前からありました。Yoomは裏側のロジックが明確なので、処理がズレないという安心感があります。これがエンジニアの気質にすごくフィットしてるように感じます。

また、エンジニアの中にもいろんなタイプがいて、「細かい条件分岐まで自分でカチカチ徹底的に組み立てたい人」もいれば、「大枠の構成はAIにお任せして作らせたい人」もいます。Yoomはその両方のニーズを叶えられるのが強いですね。
実際、Yoomの「AIワーカー」機能で実現したフローもありますが、自然言語でやりたいことを書くだけ、というのは本当に手軽ですね。「自分でこだわって作るフローボット」と「大枠をお任せするAIワーカー」を、個人の好みや業務の性質に合わせて使い分けられる柔軟性は、Yoomならではの強みだと思います。

今後の展望：人力作業を減らして、より高度なエンジニアリング業務に集中できるように

――最後に、今後の展望について教えてください。

石井様： まだまだ人力で残っている地道なオペレーションがあるので、まずはそれらを一つずつYoomで自動化し、インフラコードの品質向上やセキュリティガバナンスの強化といった、より高度な業務にエンジニアが時間を割けるようにしていきたいです。

おわりに：目的に合わせて使い分けるYoomの自動化

日テレWands様の事例では、確実性を求めるエンジニアの視点から、保守・運用フェーズのアナログな課題をスマートに解決していくプロセスが伺えました。

同社が大きな強みとして感じてくださったように、Yoomでは自動化環境の構築において、メンバーの好みや業務の性質に合わせた2つのアプローチが可能です。

• 細かくロジックを組み立てたいなら「フローボット」様々なSaaSを跨ぎつつも、実行したい処理が明確なメールチェッカーのような業務ツールには、自分の手でパズルのようにプロセスを定義できるフローボットが最適です。
• 大枠の構成をAIに任せたいなら「AIワーカー」「今週期限を迎えるチケットを抽出して、わかりやすく要約してからレポートにしてほしい」といった、何をどう繋げばいいか迷うような新しいアイデアや、柔軟な要約・提案が必要な場面では、自然言語でやりたいことを伝えるだけでAIが土台を即座に作り上げてくれます。

「自分でトコトンこだわりたい人」のニーズも、「AIにお任せして手軽に始めたい人」のニーズも、Yoomなら一つのプラットフォーム上でどちらも叶えることが可能です。

フリープランもございますのでお気軽にお試しください。こちらからYoomのアカウント発行が可能です。

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