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こんにちは！Yoom編集部です。
「Yoom」を使いこなして、業務効率改善を行ったユーザーさんの声をご紹介するYoom活用企業インタビューシリーズ。
今回インタビューを行ったのは、注文から最短10分で届く宅配スーパー「OniGO」を運営するOniGO株式会社（onigo.co.jp）。2021年8月のサービス開始時には約20名だったスタッフが、今では300名を超えるほど、急成長を遂げています。Yoom導入前の課題や、Yoomをkintoneやマネーフォワードなどと連携し、自動化を実現できた業務などについて、コーポレート部門で労務管理や勤怠人事を担っている枦山（はぜやま）様にお伺いしました。
単純作業にかける時間を削減したかった
──Yoomを導入した理由を教えて下さい
私が主に行っているのは、正社員・アルバイト・パートの方々の入退社の管理と、給与計算です。そのほかには、店舗運用フローの構築サポートや、新しい仕組みやシステムの導入を提案することもあります。
2021年8月の「OniGO」1号店のオープン時には、店舗と本部のスタッフを含めて約20人でしたが、半年ほどで100人〜150人が増え、2023年の2月には従業員数が500人を超えました。これまでは、スタッフの情報管理をスプレッドシートで行っていたのですが、一度そのデータが壊れたことがあったんです。その時はなんとか事なきを得ましたが、このままスプレッドシートで情報管理をしていくのは難しくなるなと。そこで、スプレッドシートではなく、kintoneに情報を集約することにしました。あわせて、SmartHRで従業員管理を、ジョブカンで勤怠管理を行っていたので、これらの間を繋げることのできるものはないかなと考えていた時にYoomを見つけました。
Yoom導入に関しては、自分の業務を楽にするという目的が一番大きかったですね。私は在宅ワークで、「子供がいながら働く」という、自分の目標にしている働き方があります。習い事の送迎など、子供の対応をしながら働けるように、常に隙間時間でも業務ができるように効率化を考えているので、一つの単純作業に何時間もかけたくないと思っていました。
kintoneとSmartHRをYoomと連携し、自動化を実現
──どのようにYoomを活用されているのでしょうか？
kintoneとSmartHRをYoomと連携し、入退社対応など従業員管理を行っています。Yoom導入前は、スプレッドシートの中から入社が決まった人を関数を使ってピックアップして、CSVに書き出して、SmartHRにログインしてアップロード。その後はジョブカン用の配列でCSVデータを作ってアップロードして・・。という作業を毎回手作業でやっていました。手作業でやると、エラーが起こることも多いですし、エラーの原因が何かがわからないこともあり、それを調べるのに時間がかかっていました。
kintoneとYoomを連携してからは、kintoneの情報がSmartHRへ自動反映されるので、エラーが出た時だけ、その修正をするという感じです。まだジョブカンとYoomがAPI連携ができていないので、勤怠管理については手動で作業していますが、SmartHRのためにCSVへの書き出しやアップロードの必要がなくなったのは大きいです。
その他にも、各店舗の店長が退職者スタッフの情報をSlackで投稿すると、スプレッドシートに集約され、その情報をYoomが拾い、kintoneに退職情報が自動的に反映されるようになりました。これにより、ジョブカン、Eラーニングツール、Slack、Teachme Biz（マニュアルツール）など、システム内のアカウントの削除管理が一元化できるようになりました。
特にSmartHRのアカウントにおいては、kintoneに登録後すぐに、YoomでSmartHRに「退職日」が入力されるので、不要なアカウント課金が減りました。
ジョブカンや他のアカウントも、「すぐ」ではないものの、退職者アカウントの「整理」ができるため無駄な課金が減り、退職者への内部情報漏洩も防ぐことにもつながっていると思います。
入退社対応にかける工数が半分に
──Yoomを導入後、作業時間はどれぐらい削減できましたか？
今年の2月は過去一番、入社人数が多く、アルバイト約270人の入社対応を行いました。昔のやり方のように、SmartHRで1件ずつ登録していたとしたら、多分私死んでたと思いますし（笑）、給与計算の締めにも間に合っていなかったと思います。さらには、1月からコーポレートまわりだけでなく、店舗運営まわりの仕組み化のサポートを行うためにミーティングに参加する機会がすごく増えたんですが、それでもほとんど残業することなく、勤務時間内で業務を終わらせることができました。そういう意味では、Yoomを導入したことで、これまで業務に要していた工数は半分ぐらいなんじゃないかなと思います。
──Yoomに対してリクエストはありますか？
ジョブカン勤怠との連携です。あとは、たまにエラーが発生してフローボットが止まってしまう時があります。Yoomの完了レコードを見ると、誰の情報がSmartHRに飛んでいないかがわかるので、そういった場合は手作業で修正します。修正する手間はあるけれど、それでも、昔のようにSmartHRで1件ずつ手作業で修正する必要がなくなったのは大きいです。
枦山様、インタビューへご協力をいただきありがとうございました！
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