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kintone APIを利用すると、アプリの操作やアプリに関連する操作を自動化できます！
例えば、アプリ上の操作を自動化したり、アプリでの操作にあわせて他のツールの作業を自動化したりできます。
具体的には、他のツールとkintoneを連携して、情報の転記を自動化できるんです。
他にも、メッセージツールやフォームの内容をkintoneに自動で追加したり、kintoneの情報をもとに書類やフォルダを自動作成したりすることもできるので、便利ではないでしょうか。
kintoneと様々なツールをノーコードツールのYoomを使って自動化する方法をご紹介するので、気になる方法があったら、ぜひ試してみてくださいね！
[Yoomとは]
kintoneのレコード登録や編集、ステータス更新時に、チャットやメールで自動通知を送信できます。
絶対見落としたくない情報を見逃さないために、一番よく使っているコミュニケーションツールに通知するようにしましょう。
通知先や通知文を変更することで、チームメンバーへの情報共有や上司への報告、部下への指示、そして自分への確認など様々な用途で使うことができますよ。Yoomを使えばレコードの内容によって通知先や通知文の設定を変更することもできて便利ではないでしょうか。
■概要
kintoneで顧客情報や案件を管理しているものの、レコードが追加・更新された際のチームへの共有を手作業で行い、手間や共有漏れを感じていませんか。このワークフローを活用すれば、kintoneに新しいレコードが追加されたタイミングで、Google Chatの指定したスペースへ自動で通知が送信されます。これにより、情報共有の迅速化と抜け漏れ防止を実現し、チーム全体の生産性向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
kintoneのアプリ上で自分宛てのコメントが書き込まれた際、チャットやメールへ自動通知できます。
例えば、データ更新の報告を受けた責任者が、質問や修正指示をコメントすることがあるかもしれません。
この場合、コメントしたら自動通知されるだけでなく、コメント内容やアプリ名、URLなどを知ることもできるんです。コメントをkintoneへログインせずとも確認できるので、コメント後の対応がスムーズになりますよね。
また、個人だけでなく全体宛てのコメントに対して自動通知を設定することもできますよ。
■概要
kintoneのコメントで自身がメンションされたら、そのコメント内容をSlackのDMに送信するフローボットです。
kintoneのコメントをSlack上ですぐに確認したい場合などにご利用ください。
■注意事項
・kintone、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
・プライベートチャンネルに送信することも可能です。
・事前にプライベートチャンネルのインテグレーションでYoomのアプリをインストールしてください。
■概要
kintoneのコメントで自身がメンションされたら、そのコメント内容をLINE WORKSの指定のトークルームに送信するフローボットです。
ボットと自分だけのトークルームに送信することも可能です。
kintoneのコメントをLINE WORKS上ですぐに確認したい場合などにご利用ください。
■注意事項
・kintone、LINE WORKSそれぞれとYoomを連携してください。
・メッセージを通知するトークルームにボットを招待してください。
部署や業務、取引先の希望によって複数のデータベースを使い分けたり、バックアップ用として利用したりすることもありますよね。
kintoneと他データベースを連携すれば、データベース間で情報を同期させることができるんです。kintoneで情報の登録や更新があった際に、もう一方のデータベースツールに自動で反映されれば、どちらのデータベースでも同じ情報を確認できて便利ですよね。
■概要
kintoneにレコードが登録されたら、JUST.DBにもレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneで顧客情報や案件情報を管理している方
・営業担当者
・マーケティング担当者
・カスタマーサポート担当者
2.JUST.DBでデータ分析やBIツールを活用している方
・データアナリスト
・ビジネスインテリジェンス担当者
・経営企画担当者
3.kintoneとJUST.DBの連携による自動化を検討している方
・システム管理者
・IT担当者
・業務改善マネージャー
■このテンプレートを使うメリット
・kintoneに入力されたデータをJUST.DBに自動で反映できるため、手作業による転記ミスを防ぎ、データの整合性を保つことができます。
・kintoneとJUST.DBの連携による自動化は、業務効率化に繋がり、人的リソースを他の重要な業務に割り当てることができます。
■注意事項
・kintone、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
kintoneのレコードが更新されたら、JUST.DBのレコードも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneで顧客情報や案件情報を管理し、JUST.DBで分析を行っている方
・営業担当者
・マーケティング担当者
・カスタマーサポート担当者
2.kintoneの更新情報をJUST.DBにリアルタイムで反映したい方
・データアナリスト
・ビジネスインテリジェンス担当者
・経営企画担当者
3.kintoneとJUST.DBの連携による自動化で業務効率化を図りたい方
・システム管理者
・IT担当者
・業務改善マネージャー
■このテンプレートを使うメリット
・データ連携により、リアルタイムなデータ分析が可能になり、迅速な意思決定や業務改善に役立ちます。
・手作業による更新ミスを防ぎ、常に最新のデータで分析を行うことができます。
■注意事項
・kintone、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携させてください。
タスク管理はどの業務を進める時でも重要ですよね。
kintoneをプロジェクト管理ツールと連携すれば、タスクの情報をkintoneに同期したり、kintoneのレコード情報をもとにタスクを作成したりすることができます。
プロジェクトの進捗確認やメンバーの業務量把握のためにタスクを一覧にしてチェックする場合や、kintoneでの情報登録にあわせて新規タスクを作成する場合は、ぜひこの連携を試してみてくださいね。
■概要
Jootoに新しくタスクが作成されたら、自動的にkintoneのデータベースにレコードを追加するフローです。
Jootoに作成された内容をわざわざ確認しなくても、自動的にkintoneのデータベースにレコードが追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
kintoneのデータベースに追加する内容などは自由にカスタマイズすることができます。
■注意事項
・Jooto、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Trelloに新規カードが作成されたら、kintoneに連携してレコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneを使用してタスクごとに採番している方
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
・取引先企業の帳票類を管理し、処理している営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・一連の流れが自動で完了するため、手入力によるミスを防ぎ、業務を効率化します。
・kintoneで採番することでタスク管理の精度を上げることができます。
■注意事項
・kintone、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
GitHubで新規のIssueが登録されたら、kintoneのレコードにも登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneを使用してタスク管理を行なっている方
・採番したタスクごとに管理を行う統括部門の方
・個々が作成したタスクをまとめる必要のある上長の方
・タスク作成者と実行者が違う場合のそれぞれの担当者
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・GitHubで登録された内容を自動でkintoneに登録することで、入力ミスをなくすことができます。
・一連の流れが自動で完了するため、手間を省き、業務効率を向上させることができます。
■注意事項
・kintone、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。
顧客や注文、商談などの情報管理にkintoneを利用することもありませんか。この場合、営業やマーケティングなど、各業務のサポートツールと連携することで、手動での転記作業が不要となります！
例えば、kintoneのデータを各サポートツールに登録したり、逆に、サポートツール側で登録した情報をkintoneへ同期したりすることもできます。あなたの情報管理の方法に合わせて、連携するアプリや手順をカスタマイズしてみてくださいね。
■概要
Salesforceの商談情報が新しく登録されたら、kintoneのデータベースにレコードを追加するフローです。
kintoneのデータベースに追加するレコード内容などは自由に設定することが可能です。
■注意事項
・Salesforce、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Webフォームとの連携により、フォームの回答をkintoneに自動で登録できます。フォームに含まれる情報をそのままレコードに転記したり、フォームで送られたファイルをOCRで読み取って登録したりすることもできて便利ですよ。
フォームの設定次第で、営業やマーケティング、人事、経理など、あらゆる業務に利用できるのが、この連携が有益なポイントです。フォームで送信された回答の抜け漏れも防げることも嬉しいポイントではないでしょうか。
■概要
フォームからの問い合わせや申し込み後、手作業でkintoneにデータを転記し、関係者にOutlookで通知を送る業務に手間を感じていませんか？こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや通知漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームが送信された際にkintoneへのレコード追加とOutlookでのメール送信が自動で実行されるため、一連の業務を正確かつ効率的に処理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
事前に書類の雛形を作っておけば、契約書や請求書などの帳票類を自動で作成できます！また、作成した書類を自動で送付することもできるんです。
kintoneでのレコード登録やステータス更新を行うだけで書類送付まで自動で行えれば、営業や法務、経理などの業務担当者の負担を大幅に軽減できるのではないでしょうか。
他にも、書類の発行や送付後にkintoneのレコードを自動更新することもできるので、便利ですよね。
書類作成以外にも、契約や請求に関する取引先情報を他アプリと同期することもできますよ。
■概要
kintoneでステータスが更新されたらGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneでプロセス管理をしている方
・特定の業務でプロセス管理を設定している方
・レコードのステータスに応じて作業を切り分けている方
2.GMOサインで契約業務を担当している方
・kintoneのレコードのステータスに応じて契約書の作成をしている方
・kintoneとGMOサインを連携して業務の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneでプロセス管理をしていると、ステータスを都度確認する必要があるのが手間です。
複数アプリのプロセス管理を担当している場合、業務ごとに作業内容を思い返すことに煩わしさを感じているかもしれません。
このテンプレートは、kintoneのプロセス管理でステータスが更新されたら、自動的にGMOサインで契約書の作成と署名依頼を送付します。
kintoneのプロセスごとに設定できるため、ステータスを確認する手間がなくなり後続業務を効率化することができます。
テンプレートをカスタマイズすることで、コミュニケーションツールに通知を出せるため、用途に応じて特定のメンバーと情報連携をすることができます。
■注意事項
・kintone、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください
kintoneとクラウドストレージとの連携も便利な自動化の1つです。
例えば、kintoneにレコードを追加したら自動でクラウドストレージへフォルダを作成できます。kintoneのレコード情報からフォルダの名称を設定できるので、便利な連携です。また、一定期間ごとに書類データを他のアプリからダウンロードしてkintoneに保存し、レコードに紐づけることもできますよ。定期更新の契約書や月度資料の保存時などに役立つのではないでしょうか。
■概要
kintoneでレコードが更新されたら、Boxにファイルをアップロードするフローです。
ファイルの格納先やファイル名の設定は自由にカスタマイズ可能です。
kintoneとboxを連携することでファイルが投稿されたら自動的にBoxに追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・kintone、BoxそれぞれとYoomを連携してください。
・アップロード先のフォルダIDやファイル名の設定を適宜変更してご利用ください。
・kintoneのレコード上にある添付ファイルをダウンロードする方法は下記を参照してください。
kintoneと他ツールとの連携により、ユーザー管理の効率化を図ることもできるんです。
グループウェアやクラウドベースの利用ID、人事労務システムの従業員情報など、人員情報と紐づくユーザー情報は多岐に渡りますよね。kintoneでの登録や更新を他のツールと紐づければ、それぞれのシステムへの反映漏れを防げて便利です。さらに、ITやシステムの管理者、人事担当者などの負担を削減することができるのではないでしょうか。
また、不要なIDのせいで発行数の上限に達したために新入社員の登録ができなかったり、余計な利用料がかかってしまったりする事態を避けるためにも、登録と更新、そして削除の自動化を利用することがおすすめです！
■概要
kintoneでステータスが更新されたらGoogle Workspaceからユーザーを削除するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ユーザーアカウントの管理を頻繁に行う必要がある方
2.手動でのユーザー削除作業を減らし、自動化したいと考えている方
3.kintoneとGoogle Workspaceを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・自動化されたワークフローにより、退職者のアカウント管理が効率化され、他の重要な業務に集中することができます。
・kintoneで更新された情報をそのままGoogle Workspaceに反映するため、削除漏れが減少します。
■注意事項
・kintone、Google WorkspaceそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
ここまで、kintoneと他のツールを連携して自動化できる業務例をYoomのフローボットテンプレートとともにご紹介しました。
kintoneで作成できるアプリのデータベースは業種や業務によって限定されることがないため、そのデータベースを用いて連携できる自動化フローも多種多様です。
今回お伝えした例はその一部なので、テンプレートを活用しながら実際の業務に合わせた自動化をぜひ試してみてくださいね。
Yoomを利用すると、すべてノーコードで自動化を実現できるので、おすすめです！
