kintoneは、プログラミングのスキルがなくてもノーコードで誰でも簡単にアプリ開発ができるクラウドサービスです。アプリの作成は、一から自分で作るほか、テンプレートのカスタマイズやExcelやCSV形式のデータ読み込みなど複数の方法で行うことが可能です。テンプレートは100種類以上あり、その中から業務や業種、利用シーンで検索して探すことができるため、自分の業務に役立つものを選択できます。
kintoneで作成したアプリのデータベースは、案件や問い合わせ、顧客情報の管理などの対外的な業務への利用や、日報や申請業務、備品管理など社内管理のためにもよく使われています。
また、kintoneに登録した情報はクラウド保存によりスマートフォンからでも閲覧が可能です。出先やリモートワーク中でも情報の確認が容易に行えるため、物理的な資料の持ち出しによる情報漏洩リスクを回避できることも利用のメリットの一つです。
フロントオフィスからバックオフィスまで幅広い業務への利用が可能で便利に思えるkintoneですが、他のアプリと連携すれば、情報の自動同期によって業務のさらなる効率化を図ることができます。
kintoneと他アプリの連携には設定が簡単なYoomの利用がおすすめです。
Yoomはkintoneと同じくプログラミングスキルなしのノーコードで操作が可能です。Yoomがあれば、チャットとの連携による更新通知の送信や契約書作成ソフトとの連携による契約書の作成・送付なども簡単に自動化設定を行うことができます。kintoneの操作をオフィス外から行っても情報共有や後続処理が自動で進むとなると、外出や出張が多い人にとっても非常に役立つでしょう。
kintoneと他アプリを連携することで自動化できる業務例をご紹介しますので、ぜひYoomに登録して試してみてください。
kintoneのレコード登録や編集、ステータス更新時に、チャットやメールで自動通知を送信することができます。
絶対見落としたくない情報を逃さず確認するため、一番よく使っているコミュニケーションツールで通知するようにしましょう。
通知先や通知文を変更することで、チームメンバーの情報共有、上司への報告、部下への指示、自分への確認など様々な用途で使うことができます。Yoomを使えばレコードの内容によって通知先や通知文の設定を変更することも可能です。
kintoneのアプリ上で自分宛てのコメントが書き込まれた際、チャットやメールの通知を自動送信することが可能です。
例えば、データ更新の報告を受けた責任者が質問や修正指示をコメントした場合、通知からコメント内容やアプリ名、URLなどを知ることができます。コメントをkintoneへログインせずとも確認できることで、コメント後の対応がスムーズになります。
組織宛てのコメントに対して自動通知を設定し、チームなど複数人へのコードに関する共有事項の確認を促すためにも用いることができます。
複数のデータベースを部署や業務、取引先の希望によって使い分けたり、内一つをバックアップ用として保存したりする場合もあるでしょう。
kintoneと他データベースを連携すれば、データベース間での情報の同期を自動化することが可能になります。Yoomを利用することで、転記作業に時間を取られず正確な情報をそのまま共有できるためデータは自動で同期させることをおすすめします。
タスク管理はどの業務を進める時でも重要です。
kintoneをプロジェクト管理ツールと連携すれば、タスクの情報をkintoneに同期したり、kintoneのレコード情報をもとにタスクを作成したりすることができます。
プロジェクトの進捗確認やメンバーの業務量把握のためにタスクを一覧にしてチェックする場合や、kintoneでの情報登録が新規タスクに結びつく場合は、ぜひこの連携を試してみてください。
顧客や注文、商談などの情報管理にkintoneを利用している場合、営業やマーケティングなど各業務のサポートツールと連携し情報を同期することで、手動での転記作業が不要となります。
Yoomでは、kintoneのデータを各サポートツールの取引先や商談、注文情報などとして個別に登録したり、逆に、サポートツール側で登録した情報をkintoneへ情報を同期しデータベース管理したりすることも可能です。会社の情報管理の方法に合わせて、連携するアプリや手順を変更しましょう。
kintoneのデータベースに一度登録すれば、そこから他のデータベースに情報を同期して集計や分析を行うこともできます。
Webフォームとの連携により、フォームの回答をkintoneに登録することが可能です。フォームに含まれる情報をそのままレコードに転記することも、フォームで送られた情報からOCR読み取りや要約を行ったデータを登録することも、どちらもYoomを使えば可能です。
フォームの設定次第で、営業やマーケティング、人事、経理などあらゆる業務に利用することができます。情報共有を確実なものにしたい場合は、レコード登録後の自動通知設定を追加しましょう。
事前に書類の雛形を作っておけば、契約書や請求書などの帳票類の自動作成、作成した書類の自動送付がkintoneと他アプリの連携で可能になります。kintoneのレコード登録やステータス更新を行うだけで書類送付まで自動で行えるため、営業や法務、経理などの業務担当者の負担軽減を図ることができるでしょう。
Yoomであれば、kintoneの登録をWebフォームから行ったり、書類送付完了を示すためのレコード更新やステータス変更をkintone上で行ったりすることも簡単に設定可能です。
また、書類作成以外に、契約や請求に関する取引先情報を他アプリと同期することもできます。
取引先やプロジェクト、担当業務ごとのクラウドストレージへのフォルダ作成、ファイルのバックアップやメール送信など、kintoneと他アプリの連携によってファイル管理に関する業務を自動化することが可能です。
Yoomを使えば、kintoneのレコード情報からフォルダの名称や共有時の通知文などを簡単に設定することができます。また、一定期間ごとに書類データを他のアプリからダウンロードしてkintone上に保存し、レコードに紐づけることも可能です。定期更新の契約書や月度資料の保存時などに役立ちます。
kintoneと他アプリとの連携により、ユーザー管理の効率化を図ることも可能です。
グループウェアやクラウドベースの利用ID、人事労務システムの従業員情報など、人員情報と紐づくユーザー情報は多岐に渡ります。kintoneの登録やステータス更新を他システムのID発行や人員登録と紐づけることで、それぞれのシステムへの登録や削除の作業もれを防ぐことができます。また、ITやシステムの管理者、人事担当者などの負担を自動化によって削減することが可能です。
不要なIDのせいで発行数の上限に達したために新入社員の登録ができない、というような事態を避けるためにも、登録と削除の双方の自動化をおすすめします。
ここまで、kintoneと他のアプリを連携して自動化できる業務例をYoomのフローボットテンプレートとともにご紹介しました。
kintoneで作成できるアプリのデータベースは業種や業務によって限定されることがないため、そのデータベースを用いて連携できる自動化フローも多種多様です。
今回お伝えした例はその一部ですので、テンプレートを活用しながら実際の業務に合わせた自動化設定をぜひお試しください。
情報の同期と同期後の業務をまとめて自動化することで、自分だけでなくチームや部署、ひいては会社全体の業務プロセス改善につながる可能性があります。Yoomを利用して連携と自動化の設定を進めましょう。
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