kintoneのAPIを使い倒そう！kintoneのAPI利用シーン別業務フロー自動化事例

メンション付きコメントが書き込まれた際の自動通知

kintoneのアプリ上で自分宛てのコメントが書き込まれた際、チャットやメールへ自動通知できます。

例えば、データ更新の報告を受けた責任者が、質問や修正指示をコメントすることがあるかもしれません。
この場合、コメントしたら自動通知されるだけでなく、コメント内容やアプリ名、URLなどを知ることもできるんです。コメントをkintoneへログインせずとも確認できるので、コメント後の対応がスムーズになりますよね。

また、個人だけでなく全体宛てのコメントに対して自動通知を設定することもできますよ。

他のデータベースサービスとの連携による情報同期

部署や業務、取引先の希望によって複数のデータベースを使い分けたり、バックアップ用として利用したりすることもありますよね。

kintoneと他データベースを連携すれば、データベース間で情報を同期させることができるんです。kintoneで情報の登録や更新があった際に、もう一方のデータベースツールに自動で反映されれば、どちらのデータベースでも同じ情報を確認できて便利ですよね。

プロジェクト管理ツールとの連携によるタスク管理

タスク管理はどの業務を進める時でも重要ですよね。
kintoneをプロジェクト管理ツールと連携すれば、タスクの情報をkintoneに同期したり、kintoneのレコード情報をもとにタスクを作成したりすることができます。

プロジェクトの進捗確認やメンバーの業務量把握のためにタスクを一覧にしてチェックする場合や、kintoneでの情報登録にあわせて新規タスクを作成する場合は、ぜひこの連携を試してみてくださいね。

各種サポートツールとの連携による情報同期

顧客や注文、商談などの情報管理にkintoneを利用することもありませんか。この場合、営業やマーケティングなど、各業務のサポートツールと連携することで、手動での転記作業が不要となります！

例えば、kintoneのデータを各サポートツールに登録したり、逆に、サポートツール側で登録した情報をkintoneへ同期したりすることもできます。あなたの情報管理の方法に合わせて、連携するアプリや手順をカスタマイズしてみてくださいね。

フォーム連携によるデータ登録

Webフォームとの連携により、フォームの回答をkintoneに自動で登録できます。フォームに含まれる情報をそのままレコードに転記したり、フォームで送られたファイルをOCRで読み取って登録したりすることもできて便利ですよ。

フォームの設定次第で、営業やマーケティング、人事、経理など、あらゆる業務に利用できるのが、この連携が有益なポイントです。フォームで送信された回答の抜け漏れも防げることも嬉しいポイントではないでしょうか。

契約書・請求書の自動作成

事前に書類の雛形を作っておけば、契約書や請求書などの帳票類を自動で作成できます！また、作成した書類を自動で送付することもできるんです。

kintoneでのレコード登録やステータス更新を行うだけで書類送付まで自動で行えれば、営業や法務、経理などの業務担当者の負担を大幅に軽減できるのではないでしょうか。

他にも、書類の発行や送付後にkintoneのレコードを自動更新することもできるので、便利ですよね。

書類作成以外にも、契約や請求に関する取引先情報を他アプリと同期することもできますよ。

ファイル管理と共有

kintoneとクラウドストレージとの連携も便利な自動化の1つです。

例えば、kintoneにレコードを追加したら自動でクラウドストレージへフォルダを作成できます。kintoneのレコード情報からフォルダの名称を設定できるので、便利な連携です。また、一定期間ごとに書類データを他のアプリからダウンロードしてkintoneに保存し、レコードに紐づけることもできますよ。定期更新の契約書や月度資料の保存時などに役立つのではないでしょうか。

ユーザー管理の自動化

kintoneと他ツールとの連携により、ユーザー管理の効率化を図ることもできるんです。

グループウェアやクラウドベースの利用ID、人事労務システムの従業員情報など、人員情報と紐づくユーザー情報は多岐に渡りますよね。kintoneでの登録や更新を他のツールと紐づければ、それぞれのシステムへの反映漏れを防げて便利です。さらに、ITやシステムの管理者、人事担当者などの負担を削減することができるのではないでしょうか。

また、不要なIDのせいで発行数の上限に達したために新入社員の登録ができなかったり、余計な利用料がかかってしまったりする事態を避けるためにも、登録と更新、そして削除の自動化を利用することがおすすめです！

kintoneとの連携で様々な業務フローを自動化しましょう

ここまで、kintoneと他のツールを連携して自動化できる業務例をYoomのフローボットテンプレートとともにご紹介しました。

kintoneで作成できるアプリのデータベースは業種や業務によって限定されることがないため、そのデータベースを用いて連携できる自動化フローも多種多様です。
今回お伝えした例はその一部なので、テンプレートを活用しながら実際の業務に合わせた自動化をぜひ試してみてくださいね。

Yoomを利用すると、すべてノーコードで自動化を実現できるので、おすすめです！