Dropbox・kintoneとAI OCRを連携して、Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りkintoneに追加する方法

ステップ1：Dropboxとkintoneをマイアプリ連携

DropboxとkintoneをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Dropbox」と入力し、検索結果からDropboxを選択します。

2.表示された画面で、メールアドレスを入力し、「続行」をクリックしてください。

パスワードを入力し、「ログイン」をクリックしてください。

次の画面で、認証コードを入力し「続行」をクリックしてください。

3.続いてkintoneをマイアプリ登録します。
Dropboxの登録と同様、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓に「kintone」と入力し、検索結果からkintoneを選択します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックします。
※kintoneの詳しいマイアプリ登録方法は、こちらを参照してください。
※kintoneのマイアプリ登録がうまくいかない場合は、ヘルプページを参照してください。

マイアプリにDropboxとkintoneが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックします。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：フローの起点となるDropboxのトリガー設定と、その後のkintoneのオペレーション設定を行う

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りkintoneに追加する」をクリックすると表示されます。

2.表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

表示された画面で、詳細を設定します。「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

3.「対象のフォルダのパス」「ファイル名」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。

入力を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。

4.アプリと連携する「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

5.API接続設定を行います。
「フォルダのパス」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択できます。

「ファイル名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択できます。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

6.画像・PDFから文字を読み取る「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

7.詳細設定を行います。
「ファイルの添付方法」は、入力欄をクリックして表示されるプルダウンから選択してください。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

8.データベースを操作する「レコードを追加する」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

「アプリID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

「追加するレコードの値」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
※こちらの入力項目は、前のステップで選択したアプリによって内容が異なります。ご注意ください。
※アウトプットを使用せずに入力すると、OCRで読み取った内容が反映されないため、ご注意ください。
※今回は、以下画像のように設定しました。

ステップ4：トリガーボタンをONにして、連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

今回使用したテンプレートは以下の通りです。

その他のDropbox・kintoneとAI OCRを使った自動化例

その他にもYoomにはDropbox・kintoneとAI OCRを使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。

1.Slackで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しDropboxに格納する
Slackで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しDropboxに格納するフローです。このフローを導入することで、書類データの取り扱いが自動化されるため、手作業でのDropboxへの格納作業が不要となり、作業効率の向上が期待できます。また、手動入力によるミスも減少し、データの正確性が向上するでしょう。

2.Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートのデータベースに追加する
Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートのデータベースに追加するフローです。このフローを導入することで、手作業での追加を行う必要がなくなり、転記ミスや入力ミスを減らすことができるでしょう。さらに、業務の効率化が期待できます。

3.発送伝票の情報をOCRで読み取り、kintoneに格納する
発送伝票の情報をOCRで読み取り、kintoneに格納するフローです。このフローを導入することで、データ入力にかかっていた時間が短縮されるため、その分を他の業務に充てることができ、業務効率化が期待できます。また、手作業による入力ミスが減少し、データの正確性向上に繋がります。

DropboxとOCR機能の連携メリットと具体例

メリット1: 手作業によるデータ入力の削減と人的ミスの防止

手作業によるデータ入力を行っていると、作業時間を負担に感じたり、手作業によるヒューマンエラーが発生する恐れがありますよね。<span class="mark-yellow">OCRを活用することで、紙の書類をデータ化し、手作業で情報を入力する業務を効率化できます。</span>

例えば、経理部門では請求書の内容を手入力する作業が発生しますが、OCRで処理すれば、請求先や金額、日付などの情報が自動入力され、業務負担の大幅な軽減が期待できます。これにより、正確なデータをすぐに活用でき、業務のスピードと精度向上に繋がります。

メリット2: 社内の情報検索性向上による業務スピードアップ

請求書や契約書の管理を紙やPDFで行っていると、データ検索の手間がかかってしまうことがありますよね。OCRでデータをテキスト化し、kintoneに蓄積することで、<span class="mark-yellow">キーワード検索が可能になり、業務のスピードが大幅に向上するでしょう。</span>

例えば、法務部門では過去の契約書の確認が頻繁に発生しますが、紙のファイルを探す手間を省き、「契約者名」や「契約日」などで検索すれば、必要な情報にすぐにアクセスできるでしょう。

メリット3: 承認・ワークフローの自動化で業務の停滞を防ぐ

ワークフローのデジタル化を進めたいけど、結局、既存の承認プロセスが紙や手作業に依存してしまっている…そんなお悩みを抱えていませんか？OCRを活用してkintoneにデータを自動登録すれば、<span class="mark-yellow">デジタルワークフローを構築でき、スムーズな業務進行が期待できます。</span>

例えば、経費精算の申請では、社員が領収書をスマホで撮影し、Dropboxにアップロードすると、OCRが金額や日付を読み取り、kintoneにデータを登録します。今回ご紹介したフローを利用すると、スムーズな承認プロセスの実現が期待できます。

まとめ

今回は、Dropbox・kintoneとAI OCRを連携させ、Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りkintoneに追加する方法をご紹介しました。

DropboxとkintoneをAI OCRと連携することで、業務の自動化が実現し、手作業の削減や業務効率の向上が期待できます。
特に、データ入力の自動化や情報検索のスピーディー化、承認プロセスの効率化により、企業全体の生産性向上に繋がります。
これにより、社員はより重要な業務に集中でき、企業の競争力を高めることが可能になるでしょう。

Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
ぜひ本記事を参考に、Dropbox・kintoneとAI OCRの連携を試してみてください。