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こんにちは！Yoom編集部です。
「Yoom」を使いこなして、業務効率改善を行ったユーザーさんの声をご紹介するYoom活用企業インタビューシリーズ。
今回インタビューを行ったのは、会計や税務のプロフェッショナルとして、法人や個人向けに様々なコンサルティング業務を提供していらっしゃるT.V.B会計事務所（tvb-g.jp）。Yoom導入前の課題から導入の決め手、導入後の変化等を、総務の鈴木様にお伺いしました。
初めてのDXでも始めやすい料金とサポート体制
──Yoomを導入するきっかけを教えてください。
弊社は税理士法人時代から含めますと5年目に入った会計事務所で、代表の税理士の小林を筆頭に15名で運営しております。
元々請求書や決算書の発行を紙で行なっており、月末月初にチェックから発行まで2~3日かかっていました。そこの工数を削減できるツールを探していました。
そんなタイミングで代表がSNSでYoomの広告を見かけ、「このツールが使えるんじゃないか」ということで私に声がかかりました。
──Yoomを選んだ決め手は何でしょうか？
DXを実施するのが初めてだったので、複数のサービスを比較させていただきました。
請求書の発行業務に特化しているサービスから、幅広くDXや業務効率化が行えるようなサービスも検討いたしました。
その中で、費用面やサポート面等を含めて総合的に判断し、弊社のニーズに合致したのが、Yoomさんでした。特に、他のサービスの場合はやりたいことを実現するためにはスタートから数十万円かかってしまうところを、Yoomさんの場合、月27,000円からスタートできるという点で始めやすかったというところが大きいです。
──導入する上で不安はありませんでしたか？
設計からサポートに入っていただいたので大変助かりました。また、お話しをさせていただく中でどんどん連携先も増えていき、UI/UXについても目に見えて改善されていくので、できたばかりのサービスという不安感は特になく、逆にスピード感に期待感を持っていました。
工数が2~3日から1日未満に
──具体的にどのように活用されていますか？
元々請求書発行に関しては、全体で管理しているエクセルのシートから、個別の請求書のフォーマットに1件ずつ転記をして、印刷して封入するという作業を行なっておりました。手作業なので融通が効くというメリットはあったのですが、その分工数がかかっていました。
請求管理や請求書フォーマットを全てGoogleスプレッドシートに置き換えて、YoomとGoogleスプレッドシートを連携することで、自動化できるように構築しました。
現在は請求情報を入力すると、請求書フォーマットへ転記・請求書をPDF化・担当者へのPDFのチェック依頼をYoomが行います。担当者がチェックを完了すると、Yoomがお客さまのメールアドレスへ請求書PDFを送信し、請求書の発行作業が完了します。
──Yoom導入後、どのような効果がありましたか？
Yoom導入前は2~3日かかっていた作業が、1日かからずに完了できるようになりました。
弊社も顧客が増えているため、それに比例して請求書発行数というのは増えていきます。
特に確定申告や年末調整の時期などの繁忙期は、通常の2~3倍の請求書の発行が必要となるため、請求書発行作業に5日間ほど費やしていたのですが、これも2日程度で完了できる見込みです。
また手作業でやっていたときは、私ともう一人のスタッフで対応していたのですが、スタッフがその対応をする必要がなくなったので、より重要な業務に携わることができるようになりました。
フローを整える中で一部これまでとは違うルールで運用することになったため、各部署に個別で依頼や説明を行うことにはなりましたが、会社の動きとして納得してもらいました。
サポート体制の満足度が高い
──Yoomの設定や操作については難しく感じることはありましたか？
最初は設定方法がわからなかったので、教えていただく必要はありましたが、慣れてしまえばそこまで難しくは感じておりません。
より高度な設定をしたいという場合もチャットや打ち合わせ等で解決できるため、そこに対する不満はありません。
──Yoomのサポート体制についてはいかがでしょうか？
とても満足度が高いです。
弊社のような中小企業でDXや自動化を推進する場合、誰か一人が担当になることが多いと思うのですが、そうすると壁打ちや相談できる相手がなかなかいないという状況になりがちです。そういった中で、アイデアをかたちにするためにサポートをしてくださったり、他社様の事例をご紹介していただけるので、ありがたく感じています。
──今後どのようにYoomを活用していきたいですか？
請求書発行作業についてもまだまだ実現したいことの6割程度しかできていないので、時間を見つけてより改善していきたいと考えています。また、Yoom内のデータベースをより活用していけるといいなと思っています。
──Yoomはどういった方におすすめですか？
請求書などの書類発行業務が毎月大量に発生するような会社さんにはおすすめです。また契約や人事等で、登録業務が増えているような会社さんも、ぜひ利用してみてほしいと思います。
鈴木様、インタビューへご協力をいただきありがとうございました！
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