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NEXT ENGINEは、EC業務を自動化し、管理を簡素化するための便利なツールです。多彩な機能で受注から在庫管理までを一元的にサポートします。
しかし、入出庫情報を都度Google スプレッドシートに転記する作業は、作業負担が増す可能性があります。
本記事では、NEXT ENGINEとGoogle スプレッドシートを連携する際のメリットや、具体的な設定方法について解説します。
今回紹介する内容は以下のような方々におすすめです！
・NEXT ENGINEとGoogle スプレッドシートをそれぞれ活用しながら、在庫管理のデータ入力作業に課題を感じている方
・ECサイトや実店舗を運営し、在庫情報の把握に手間を感じている方
・入出庫データの精度向上を目指し、自動化ツールの導入を検討している方
手動でのデータ入力は、ミスを引き起こしやすく、多くの時間を必要とします。自動化を活用すれば、これらの手作業を減らせる可能性があります。
例えば、倉庫スタッフが商品入出庫データを手作業でシステムに入力する場合、データ入力が自動化されると、入力作業そのものが不要となり、作業効率の向上が見込めます。
また、経理部門においては、在庫データの精度が向上することで、売上や在庫評価の計算がスムーズになり、月次決算の作業時間を短縮できるかもしれません。
これにより、月次決算や在庫棚卸しといった定期業務にかかる時間を短縮し、特に繁忙期などの業務負担が軽減されるでしょう。
結果として、従業員は繰り返し作業の負担から解放されるため、職場全体の生産性や効率が向上するでしょう。
NEXT ENGINEとGoogle スプレッドシートを連携させることで、入出庫情報が自動的にスプレッドシートに反映されるようになるため、在庫管理の精度向上が期待できます。
例えば、ECサイトで複数の商品を販売している場合、販売部門の担当者は、各商品の在庫数を随時確認する必要があります。
Google スプレッドシート上に自動で在庫数が反映されるため、売れ筋商品が品切れになる前に、すぐに追加発注を検討することが可能になります。
また、季節商品などの在庫が増えすぎることを防ぎ、需要に応じた適切な仕入れを行うことで、過剰在庫のリスクを抑えられるようになる可能性があります。
NEXT ENGINEで作成された入出庫データをGoogleスプレッドシートに自動的に反映させることで、在庫状況を複数の部門で効率よく把握できるようになります。
営業部門では、顧客からの注文時に在庫情報を素早く確認し、納期に関する案内をスムーズに行える可能性があります。
また、物流部門では、更新された在庫データを基に出荷準備を進めやすくなるため、業務全体の調整がしやすくなるでしょう。
さらに、Google スプレッドシートを参照しながらスケジュールを組むことで、配送遅延のリスクを抑えられる可能性があります。
情報の共有が円滑になることで、結果として部門間の連携の改善が期待できます。
本記事ではYoomを使って連携を進めていきます。
まだ利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
[Yoomとは]
今回は、【NEXT ENGINEで入出庫情報が作成されたらGoogle スプレッドシートに追加する】というフローを作成します。
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
・NEXT ENGINEとGoogle スプレッドシートをマイアプリ登録
・NEXT ENGINEで入出庫情報が作成されたら起動するトリガーの設定
・Google スプレッドシートにレコードを追加する設定
・テストと確認
まず、Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、Yoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
今回はNEXT ENGINEとGoogle スプレッドシートをそれぞれ検索して、登録していきます。
まず、NEXT ENGINEから登録していきましょう。入力欄にNEXT ENGINEと入力するとNEXT ENGINEのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
1.以下の画面が出てきます。
NEXT ENGINEの企業IDを入力してください。
NEXT ENGINEの詳しいマイアプリ登録方法は、以下のリンク先を参照してください。
NEXT ENGINEのマイアプリ登録方法
「追加」をクリックすると、NEXT ENGINEのマイアプリ登録は完了です。
Google スプレッドシートも同じように検索して、アイコンをクリックします。
1.以下の画面が出てきます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
2.連携するアカウントを選択してください。
3.内容を確認し、「次へ」をクリックします。
4.内容を確認し、「続行」をクリックしてください。
以上で、NEXT ENGINEとGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録は終了です。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にNEXT ENGINEとGoogle スプレッドシートのアイコンが表示されているか確認してください。
その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
1.まず、一番上の「入出庫情報が作成されたら」をクリックします。
2.タイトルは自由に設定してください。
NEXT ENGINEと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーは「入出庫情報が作成されたら」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。
3.トリガーの起動間隔を設定してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「次へ」をクリックしてください。
1.次に、「レコードを追加する」のアイコンをクリックしてください。
2.Google スプレッドシートと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「レコードを追加する」を選択します。
3.データベースの連携を設定します。
スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名は必須項目なので必ず設定してください。
設定が終わったら「次へ」をクリックしてください。
4.追加するレコードの値を設定していきます。
各項目をクリックすると、先ほど取得したアウトプットが表示されます。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存」をクリックしてください。
5.これで、【NEXT ENGINEで入出庫情報が作成されたらGoogle スプレッドシートに追加する】というフローが完成しました。
設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。
Yoomなら、ノーコードで直感的な操作が可能なため、簡単に使い始められます。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。
他にもNEXT ENGINEやGoogle スプレッドシートを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.NEXT ENGINEで出荷が確定したらGoogle スプレッドシートの情報を更新するフローです。
このテンプレートを活用すると、NEXT ENGINEで出荷が確定したら、Googleスプレッドシートの情報を自動で更新します。
これにより、手動でデータを入力する手間が省けるだけでなく、関係者が最新の情報を共有しやすくなるでしょう。
2.NEXT ENGINEで受注伝票が作成されたらGoogle スプレッドシートに連携するフローです。
このテンプレートを活用することで、NEXT ENGINEで受注伝票が作成されたら、受注伝票情報をGoogleスプレッドシートに受注伝票情報を自動で登録します。
複数のシステム間でのデータ転記が不要となり、業務のスピードと精度の向上が見込めます。
3.NEXT ENGINEで受注伝票が出荷確定したらGoogle スプレッドシートに伝票情報を連携するフローです。
このテンプレートを使用することで、NEXT ENGINEで受注伝票が出荷確定したら、Googleスプレッドシートに伝票情報を自動追加できます。
これにより、在庫管理や売上レポートの作成もスムーズになるでしょう。
NEXT ENGINEとGoogle スプレッドシートを連携することで、入出庫情報が自動的にGoogle スプレッドシートに追加されるようになりました。
最新情報が自動的に更新されることで、在庫状況を迅速に把握しやすくなり、業務上の意思決定にも役立つでしょう。
自動化は難しいと感じる方でも、Yoomならスムーズに始められます。
操作はとてもシンプルで、あらかじめ用意されたテンプレートを選ぶだけで、自分の業務にぴったりの自動化プロセスをすぐに作成できます。
毎日のデータ入力を自動化することで、時間と手間を削減できます。
Yoomを活用して、効率的なデータ管理を目指してみませんか。
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