【簡単設定】Chatworkでデータを自動で送信・転送する方法

メールの受信内容をChatworkに自動で送信・転送する

メールを日常的に利用しているが、特定の件名のメールを見逃してしまうことが多い方やメールの内容を手動で共有するのに手間を感じている方におすすめです。

スケジュールツールのデータをChatworkに自動で送信・転送する

リマインドを設定しChatworkから定期的に通知を受け取りたい方、予定の作成を自動で通知したい方におすすめです。

Chatworkでデータを自動で送信・転送するフローを作ってみよう 

それでは、さっそく実際にChatworkでデータを自動で送信・転送するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回はJotformからフォームが送信されたらChatworkに通知するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• JotformとChatworkをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Jotformのトリガー設定およびChatworkのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1：JotformとChatworkをマイアプリ連携

今回使用するJotformとChatworkをYoomのマイアプリ登録を行いましょう！
先にマイアプリに登録を済ませておくと、この後の設定がスムーズになります。

1.Jotformのマイアプリ登録

画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にJotformを入力し、候補をクリックします。

以下の画面が表示されるので、Jotformでアクセストークンを確認し入力しましょう。

マイアプリにJotformが表示されたらマイアプリ登録は完了です。

2．Chatworkのマイアプリ登録

Jotformと同様、Yoomの画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
「アプリ名で検索」でChatworkを探すか、アプリ一覧から探してください。

以下の画面が表示されたら、赤枠の「許可」をクリックします。

マイアプリにChatworkが表示されたらマイアプリ登録が完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

ステップ3：Jotformでのフォームの回答を確認する

このステップではJotformでフォームの回答がされたことを、YoomのAPIを利用し、自動化のトリガー（起点）にするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう！

連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するJotformのアカウントか確認し、「次へ」をクリックします。

アプリトリガーのWebhookの設定画面が表示されます。
JotformでWebhookの設定を行い、実際にフォームを送信した後「テスト」をクリックしましょう。

テスト後、テスト成功を確認後「保存する」をクリックしてください！

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ステップ4：最新の回答を取得する

Jotformのフォームの最新回答を取得するための設定を行います！
以下の赤枠をクリックしましょう！
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、ステップ３で行ったように、連携アカウントを確認し「保存する」をクリックします。

API接続設定が表示されるので、必要事項を入力しましょう。
注釈に従って、Jotformで確認しながら入力し「テスト」をクリックします。

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テスト後以下のアウトプットに、連携したJotformから値が取得されます。
この値は、この後の設定で「アウトプット」として入力に使うことが可能です。
※アウトプットについて、詳しくはこちらをご確認ください。

テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。

ステップ5：Chatworkで通知を受け取る

最後にChatworkで通知を受け取るための設定を行います！
以下の赤枠をクリックしましょう。

連携アカウントとアクションを選択する画面で、今回連携するChatworkのアカウントであるかを確認し「次へ」をクリックしましょう。

API接続設定が表示されるので設定を進めましょう！
ルームIDは以下の画像の様に、入力項目をクリックし、下に表示される「候補」からクリックします。

メッセージ内容にはChatworkで受け取るメッセージを設定できます。
以下の画像の様に、アウトプットからJotformから取得した最新の回答の内容をメッセージに入力することが可能です！
デフォルトでは「回答ID」「回答日時」「ステータス」が通知できるので、任意の内容に設定してみましょう！

入力後「テスト」をクリックすると、実際にChatworkにメッセージが送信されます。
Chatworkでメッセージが受け取れていることを確認出来たら「保存する」をクリックしましょう！

ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

これで自動化の設定が完了しました！お疲れ様でした！

Chatworkを使ったその他の自動化例

Chatworkを使った便利な自動化例

フォーム回答や議事録の要約を通知したり、Chatworkで受けた問い合わせの自動返信を作成できたりします。

終わりに

自動化を活用することで、Chatworkへのデータ送信がスムーズに行えるようになります。
例えば、JotformやGoogleフォームで送信されたデータを自動でChatworkに通知したり、GmailやOutlookの受信内容を素早く共有することが可能です。
これにより、情報の見逃しを防ぎ、チーム内での連携を強化できるはずです。
忙しいビジネスパーソンにとって、手動での作業が減るだけでなく、重要な情報をタイムリーに受け取れるため、業務の効率化に繋がります。

ほんの少しの設定で大きな変化を実感できるので、ぜひ試してみてください。