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業務で発生する申請や承認作業を効率化するには、コラボフローとChatworkの連携がおすすめです！
特に、コラボフローで申請が完了した際に、自動でChatworkに通知を送る仕組みを導入することで、申請状況の確認作業や情報共有の手間を削減できるでしょう。
この連携により、リアルタイムで進捗を把握できるだけでなく、プロセス全体の透明性向上が期待できます。
本記事では、この連携のメリットを具体例とともにご紹介し、連携方法を画像を含めて解説します。
業務効率化を目指している方、ぜひ参考にしてみてください！
コラボフローとChatworkの連携により、申請状況を通知する作業が自動化され、手動入力の手間を削減できるでしょう。
申請完了後にメールで報告したり、別のツールにステータスを記録したりする業務は、時間と労力がかかりがちです。しかし、この連携を導入することで、申請完了の情報が自動的にChatworkへ通知され、関連メンバー全員にリアルタイムで共有されます。
例えば、あるプロジェクトで必要な経費申請を行った場合、通常であれば申請者が承認者へステータスを共有し、さらに担当者が記録を追跡する必要があります。この作業が自動化されることで、作業時間を他の重要な業務に振り向けることができ、チーム全体の効率向上が期待できます。
コラボフローとChatworkの連携は申請情報を効率よく共有できる点が大きなメリットです。
コラボフローの申請完了通知がChatworkに送られると、関連メンバー全員がリアルタイムで同じ情報を確認でき、コミュニケーションのロスが最小限に抑えられるでしょう。
例えば、出張費の申請が承認された際、申請者、上司、経理担当者の全員が同時に通知を受け取ることで、確認のために個別のやり取りをする手間を減らせます。また、チームメンバーが多い場合でも、Chatwork内で通知が整理され、各申請の状況が簡単に追跡できるようになるため、進捗を共有するストレスが軽減されるでしょう。
申請から承認に至るプロセスを見える化することは、業務の効率化や信頼性向上において重要な要素ではないでしょうか？
コラボフローからChatworkへの通知連携によって、申請がどの段階で承認されたのか、誰が関与しているのかを全員が確認できるようになります。
例えば、プロジェクトの予算申請を行った場合、関係者全員がChatwork内の通知を確認することで、「承認されたのか」「まだ保留中なのか」「誰が次にアクションを取るべきか」を一目で把握できます。この透明性の向上により、申請がどの段階で滞っているのかを明確にし、必要に応じたフォローアップを迅速に行うことが可能になるでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、コラボフローで申請が完了したら、Chatworkに通知する方法を説明します。
[Yoomとは]
コラボフローとChatworkを連携することで、コラボフローで申請が完了すると、自動でChatworkに通知されます。これにより、コラボフローを開かずにChatworkで申請情報を確認できます。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
コラボフローで申請が完了したら、自動的にChatworkの指定のルームに通知します。
■設定方法
1.「経路のWebhookを受信したら」というトリガーでWebhookURLを取得し、コラボフローの経路設定ページでWebhookURLを設定します。
※詳細はこちらの記事をご確認ください。
2.「申請内容の詳細を取得」アクションで「インスタンス名」「アプリケーションコード」を設定します。
3.「メッセージを送る」アクションで送信先のルームIDを設定します。
■注意事項
・フローボットの設定内容を適宜変更してご利用ください。
・コラボフローとChatworkそれぞれで、Yoomと連携を行う必要があります。
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、コラボフローをクリックします。
(3)「コラボフローの新規登録」画面から、赤線を確認の上、お持ちのアカウント名、ユーザーID、APIキーを入力し、「追加」をクリックします。
(4)次に、Chatworkの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧の中からChatworkをクリックします。
(5)お持ちのアカウントでログインをします。
(6)以下のような画像がでるので、「許可」をクリックします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにコラボフローとChatworkが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。
■概要
コラボフローで申請が完了したら、自動的にChatworkの指定のルームに通知します。
■設定方法
1.「経路のWebhookを受信したら」というトリガーでWebhookURLを取得し、コラボフローの経路設定ページでWebhookURLを設定します。
※詳細はこちらの記事をご確認ください。
2.「申請内容の詳細を取得」アクションで「インスタンス名」「アプリケーションコード」を設定します。
3.「メッセージを送る」アクションで送信先のルームIDを設定します。
■注意事項
・フローボットの設定内容を適宜変更してご利用ください。
・コラボフローとChatworkそれぞれで、Yoomと連携を行う必要があります。
アプリトリガーの「ページが作成されたら」をクリックします。
(2)コラボフローの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、コラボフローと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのWebhookイベント受信設定」画面から、WebhookURLをコピーし、コラボフローの管理画面で設定を行なってください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
コラボフロー内でのWebhookの設定方法は下記のサイトを参照ください。
(1)次にコラボフローと連携して申請内容を取得します。
「申請内容の詳細を取得」をクリックします。
(2)「連携アカウントとアクションを選択」画面から、コラボフローと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「申請内容の詳細を取得」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から赤線を確認の上、インスタンス名、アプリケーションコードを入力します。
文書ＩＤはアウトプットから選択します。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(1)次にChatworkと連携してメッセージを送ります。
「メッセージを送る」をクリックします。
(2)Chatworkの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Chatworkと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「メッセージを送る」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、ルームIDを候補から選択します。
メッセージ内容に入力した内容がChatworkに通知されます。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。
これで、「コラボフローで申請が完了したら、Chatworkに通知する」フローボットの完成です。
■概要
コラボフローで申請が完了したら、自動的にChatworkの指定のルームに通知します。
■設定方法
1.「経路のWebhookを受信したら」というトリガーでWebhookURLを取得し、コラボフローの経路設定ページでWebhookURLを設定します。
※詳細はこちらの記事をご確認ください。
2.「申請内容の詳細を取得」アクションで「インスタンス名」「アプリケーションコード」を設定します。
3.「メッセージを送る」アクションで送信先のルームIDを設定します。
■注意事項
・フローボットの設定内容を適宜変更してご利用ください。
・コラボフローとChatworkそれぞれで、Yoomと連携を行う必要があります。
Yoomでは他にもコラボフローを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。
1.コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをGoogle Driveにアップロードする
このフローを活用することで、自動でGoogle Driveに申請書類をアップロードでき、手動でのアップロード作業を省けます。申請書類が一元管理できるため、必要な書類を見つけやすくなるでしょう。
■概要
コラボフローでの申請承認後、申請書類のPDFを手作業でGoogle Driveに保存していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると手間がかかり、保存漏れやファイル名のつけ間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、コラボフローで申請が承認されると、自動で申請書類のPDFをGoogle Driveの指定フォルダに保存するため、こうした手作業から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
2.Google スプレッドシートでユーザー情報が追加されたらコラボフローに登録する
Google スプレッドシートにユーザー情報を追加することで、自動でコラボフローにも情報が追加されます。自動化することで、担当者の手間を省き、時間を節約できるでしょう。また、コラボフローを使用していない部署でも登録できるようになるため、情報共有のスピード向上が期待できます。
■概要
Google スプレッドシートでユーザー情報が追加されたらコラボフローに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・業務で使用するアプリのアカウント情報を管理する事務職の方
・シートの同時編集で最新の情報をいち早くチームに反映させるチームの責任者
2.コラボフローを業務に活用している企業
・申請や承認処理を自動化している総務部担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは業務に使用しているツールのアカウント情報を管理する場に適しています。
その情報を使用してコラボフローにアカウントを作成し、業務に関する書類を電子化することで業務を効率化することができます。
しかしGoogle スプレッドシートに追加されたアカウント情報を再度コラボフローに登録することは、非効率な働き方を助長する可能性があります。
業務の手間をなるべく省き、生産性の高い業務へ時間を割きたいと考える方にこのフローは有効的です。
Google スプレッドシートに追加されたアカウント情報を自動でコラボフローにも追加することで、手入力の手間と時間を省きます。
手入力にかかっていた時間を他の業務に使用することができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。
3.コラボフローで入社申請が承認されたらGoogle Workspaceに従業員情報を登録する
コラボフローで申請が承認されると、Google Workspaceに従業員情報が自動で登録できます。このフローを活用することで、手動で登録する手間を省くことができるため、人事担当者の負担を軽減できるでしょう。特に従業員数が多い企業に最適です。
■概要
新入社員の入社手続きでは、ワークフローシステムでの申請承認後、アカウント発行のために別ツールへ情報を手入力する作業が発生しがちです。この一連の作業は、担当者にとって負荷が高く、入力ミスなどのヒューマンエラーを誘発する原因にもなりかねません。このワークフローは、コラボフローで入社申請が承認されると、Google Workspaceへ従業員情報を自動で登録するため、こうした課題の解決に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
さらに、コラボフローとChatworkを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
コラボフローとChatworkの連携により、申請業務の効率化や情報共有のスムーズ化、プロセスの透明性向上など、多くのメリットが得られそうです。特に、申請完了通知がリアルタイムで届く仕組みは、確認作業の手間を削減し、業務のスピードアップに貢献するでしょう。また、通知履歴が記録として残るため、過去の申請状況の振り返りや確認が簡単になる点も大きな魅力です。この連携は、チームや部署内の申請・承認フローを効率的かつ確実に進めたいと考えている方に最適です。業務改善を目指す第一歩として、導入を検討してはいかがでしょうか？
