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コラボフローとChatworkを連携して、コラボフローで申請が完了したら、Chatworkに通知する方法
業務で発生する申請や承認作業を効率化するには、コラボフローとChatworkの連携がおすすめです！
特に、コラボフローで申請が完了した際に、自動でChatworkに通知を送る仕組みを導入することで、申請状況の確認作業や情報共有の手間を削減できるでしょう。
この連携により、リアルタイムで進捗を把握できるだけでなく、プロセス全体の透明性向上が期待できます。
本記事では、この連携のメリットを具体例とともにご紹介し、連携方法を画像を含めて解説します。
業務効率化を目指している方、ぜひ参考にしてみてください！
こんな方におすすめ
- 手動での進捗確認や申請の追跡作業を減らし、業務スピードを上げたい方
- Chatworkを活用してチーム全員がリアルタイムで申請状況を把握し、コミュニケーションロスをなくしたい管理者
- コラボフローで誰がいつ承認したのかを明確にし、進捗を見える化して管理したい企業
コラボフローとChatworkの連携メリットと具体例
メリット1：手動入力の手間を削減
コラボフローとChatworkの連携により、申請状況を通知する作業が自動化され、手動入力の手間を削減できるでしょう。
申請完了後にメールで報告したり、別のツールにステータスを記録したりする業務は、時間と労力がかかりがちです。しかし、この連携を導入することで、申請完了の情報が自動的にChatworkへ通知され、関連メンバー全員にリアルタイムで共有されます。
例えば、あるプロジェクトで必要な経費申請を行った場合、通常であれば申請者が承認者へステータスを共有し、さらに担当者が記録を追跡する必要があります。この作業が自動化されることで、作業時間を他の重要な業務に振り向けることができ、チーム全体の効率向上が期待できます。
メリット2：情報共有がスムーズに
コラボフローとChatworkの連携は申請情報を効率よく共有できる点が大きなメリットです。
コラボフローの申請完了通知がChatworkに送られると、関連メンバー全員がリアルタイムで同じ情報を確認でき、コミュニケーションのロスが最小限に抑えられるでしょう。
例えば、出張費の申請が承認された際、申請者、上司、経理担当者の全員が同時に通知を受け取ることで、確認のために個別のやり取りをする手間を減らせます。また、チームメンバーが多い場合でも、Chatwork内で通知が整理され、各申請の状況が簡単に追跡できるようになるため、進捗を共有するストレスが軽減されるでしょう。
メリット3：承認プロセスの可視化
申請から承認に至るプロセスを見える化することは、業務の効率化や信頼性向上において重要な要素ではないでしょうか？
コラボフローからChatworkへの通知連携によって、申請がどの段階で承認されたのか、誰が関与しているのかを全員が確認できるようになります。
例えば、プロジェクトの予算申請を行った場合、関係者全員がChatwork内の通知を確認することで、「承認されたのか」「まだ保留中なのか」「誰が次にアクションを取るべきか」を一目で把握できます。この透明性の向上により、申請がどの段階で滞っているのかを明確にし、必要に応じたフォローアップを迅速に行うことが可能になるでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、コラボフローで申請が完了したら、Chatworkに通知する方法を説明します。
[Yoomとは]
コラボフローで申請が完了したらChatworkに通知する方法
コラボフローとChatworkを連携することで、コラボフローで申請が完了すると、自動でChatworkに通知されます。これにより、コラボフローを開かずにChatworkで申請情報を確認できます。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- コラボフローとChatworkのマイアプリ登録
- 経路のWebhookを受信設定
- コラボフローと連携して、申請内容を取得する
- Chatworkと連携してメッセージを送る
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要コラボフローでの申請が完了した際、関係者への通知を手作業で行っていませんか？迅速な情報共有が求められる一方で、手動での連絡は手間がかかる上に、通知漏れなどのミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの申請完了をトリガーとして、Chatworkへ自動で通知を送信できます。これにより、申請に関する一連のプロセスを円滑に進め、手作業による通知業務の負担を削減します。
■このテンプレートをおすすめする方- コラボフローでの申請完了後、Chatworkへの通知を手作業で行っている方
- 申請内容の共有漏れや遅延を防ぎ、情報共有をスムーズにしたいと考えている方
- ワークフローシステムを活用して、申請から共有までのプロセス全体を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット- コラボフローでの申請が完了すると自動でChatworkへ通知が飛ぶため、これまで通知作成や送信に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による通知が減ることで、連絡の送り忘れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、コラボフローとChatworkをYoomと連携します。
- トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」を設定します。
- 次に、オペレーションでコラボフローの「申請内容の詳細を取得」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、取得した申請内容を指定のルームに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Chatworkの「メッセージを送る」アクションにて、通知を送信するルームIDやメッセージの本文を任意で設定してください。
- メッセージ本文には、前のステップで取得したコラボフローの申請者名や件名などの情報を組み込むことで、より分かりやすい通知を作成できます。
■注意事項- コラボフロー、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- コラボフローでの申請完了後、Chatworkへの通知を手作業で行っている方
- 申請内容の共有漏れや遅延を防ぎ、情報共有をスムーズにしたいと考えている方
- ワークフローシステムを活用して、申請から共有までのプロセス全体を効率化したい方
- コラボフローでの申請が完了すると自動でChatworkへ通知が飛ぶため、これまで通知作成や送信に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による通知が減ることで、連絡の送り忘れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
- はじめに、コラボフローとChatworkをYoomと連携します。
- トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」を設定します。
- 次に、オペレーションでコラボフローの「申請内容の詳細を取得」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、取得した申請内容を指定のルームに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Chatworkの「メッセージを送る」アクションにて、通知を送信するルームIDやメッセージの本文を任意で設定してください。
- メッセージ本文には、前のステップで取得したコラボフローの申請者名や件名などの情報を組み込むことで、より分かりやすい通知を作成できます。
- コラボフロー、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：コラボフローとChatworkをマイアプリ連携
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、コラボフローをクリックします。
(3)「コラボフローの新規登録」画面から、赤線を確認の上、お持ちのアカウント名、ユーザーID、APIキーを入力し、「追加」をクリックします。
(4)次に、Chatworkの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧の中からChatworkをクリックします。
(5)お持ちのアカウントでログインをします。
(6)以下のような画像がでるので、「許可」をクリックします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにコラボフローとChatworkが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ステップ2：経路のWebhookを受信設定
(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。
■概要コラボフローでの申請が完了した際、関係者への通知を手作業で行っていませんか？迅速な情報共有が求められる一方で、手動での連絡は手間がかかる上に、通知漏れなどのミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの申請完了をトリガーとして、Chatworkへ自動で通知を送信できます。これにより、申請に関する一連のプロセスを円滑に進め、手作業による通知業務の負担を削減します。
■このテンプレートをおすすめする方- コラボフローでの申請完了後、Chatworkへの通知を手作業で行っている方
- 申請内容の共有漏れや遅延を防ぎ、情報共有をスムーズにしたいと考えている方
- ワークフローシステムを活用して、申請から共有までのプロセス全体を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット- コラボフローでの申請が完了すると自動でChatworkへ通知が飛ぶため、これまで通知作成や送信に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による通知が減ることで、連絡の送り忘れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、コラボフローとChatworkをYoomと連携します。
- トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」を設定します。
- 次に、オペレーションでコラボフローの「申請内容の詳細を取得」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、取得した申請内容を指定のルームに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Chatworkの「メッセージを送る」アクションにて、通知を送信するルームIDやメッセージの本文を任意で設定してください。
- メッセージ本文には、前のステップで取得したコラボフローの申請者名や件名などの情報を組み込むことで、より分かりやすい通知を作成できます。
■注意事項- コラボフロー、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- コラボフローでの申請完了後、Chatworkへの通知を手作業で行っている方
- 申請内容の共有漏れや遅延を防ぎ、情報共有をスムーズにしたいと考えている方
- ワークフローシステムを活用して、申請から共有までのプロセス全体を効率化したい方
- コラボフローでの申請が完了すると自動でChatworkへ通知が飛ぶため、これまで通知作成や送信に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による通知が減ることで、連絡の送り忘れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
- はじめに、コラボフローとChatworkをYoomと連携します。
- トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」を設定します。
- 次に、オペレーションでコラボフローの「申請内容の詳細を取得」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、取得した申請内容を指定のルームに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Chatworkの「メッセージを送る」アクションにて、通知を送信するルームIDやメッセージの本文を任意で設定してください。
- メッセージ本文には、前のステップで取得したコラボフローの申請者名や件名などの情報を組み込むことで、より分かりやすい通知を作成できます。
- コラボフロー、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
アプリトリガーの「ページが作成されたら」をクリックします。
(2)コラボフローの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、コラボフローと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのWebhookイベント受信設定」画面から、WebhookURLをコピーし、コラボフローの管理画面で設定を行なってください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
コラボフロー内でのWebhookの設定方法は下記のサイトを参照ください。
ステップ3：コラボフローと連携して、申請内容を取得する
(1)次にコラボフローと連携して申請内容を取得します。
「申請内容の詳細を取得」をクリックします。
(2)「連携アカウントとアクションを選択」画面から、コラボフローと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「申請内容の詳細を取得」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から赤線を確認の上、インスタンス名、アプリケーションコードを入力します。
文書ＩＤはアウトプットから選択します。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
ステップ4：Chatworkと連携してメッセージを送る
(1)次にChatworkと連携してメッセージを送ります。
「メッセージを送る」をクリックします。
(2)Chatworkの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Chatworkと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「メッセージを送る」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、ルームIDを候補から選択します。
メッセージ内容に入力した内容がChatworkに通知されます。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。
これで、「コラボフローで申請が完了したら、Chatworkに通知する」フローボットの完成です。
■概要コラボフローでの申請が完了した際、関係者への通知を手作業で行っていませんか？迅速な情報共有が求められる一方で、手動での連絡は手間がかかる上に、通知漏れなどのミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの申請完了をトリガーとして、Chatworkへ自動で通知を送信できます。これにより、申請に関する一連のプロセスを円滑に進め、手作業による通知業務の負担を削減します。
■このテンプレートをおすすめする方- コラボフローでの申請完了後、Chatworkへの通知を手作業で行っている方
- 申請内容の共有漏れや遅延を防ぎ、情報共有をスムーズにしたいと考えている方
- ワークフローシステムを活用して、申請から共有までのプロセス全体を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット- コラボフローでの申請が完了すると自動でChatworkへ通知が飛ぶため、これまで通知作成や送信に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による通知が減ることで、連絡の送り忘れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、コラボフローとChatworkをYoomと連携します。
- トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」を設定します。
- 次に、オペレーションでコラボフローの「申請内容の詳細を取得」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、取得した申請内容を指定のルームに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Chatworkの「メッセージを送る」アクションにて、通知を送信するルームIDやメッセージの本文を任意で設定してください。
- メッセージ本文には、前のステップで取得したコラボフローの申請者名や件名などの情報を組み込むことで、より分かりやすい通知を作成できます。
■注意事項- コラボフロー、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- コラボフローでの申請完了後、Chatworkへの通知を手作業で行っている方
- 申請内容の共有漏れや遅延を防ぎ、情報共有をスムーズにしたいと考えている方
- ワークフローシステムを活用して、申請から共有までのプロセス全体を効率化したい方
- コラボフローでの申請が完了すると自動でChatworkへ通知が飛ぶため、これまで通知作成や送信に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による通知が減ることで、連絡の送り忘れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
- はじめに、コラボフローとChatworkをYoomと連携します。
- トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」を設定します。
- 次に、オペレーションでコラボフローの「申請内容の詳細を取得」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、取得した申請内容を指定のルームに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Chatworkの「メッセージを送る」アクションにて、通知を送信するルームIDやメッセージの本文を任意で設定してください。
- メッセージ本文には、前のステップで取得したコラボフローの申請者名や件名などの情報を組み込むことで、より分かりやすい通知を作成できます。
- コラボフロー、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
コラボフローを使ったその他の自動化例
Yoomでは他にもコラボフローを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。
1.コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをGoogle Driveにアップロードする
このフローを活用することで、自動でGoogle Driveに申請書類をアップロードでき、手動でのアップロード作業を省けます。申請書類が一元管理できるため、必要な書類を見つけやすくなるでしょう。
■概要
コラボフローでの申請承認後、申請書類のPDFを手作業でGoogle Driveに保存していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると手間がかかり、保存漏れやファイル名のつけ間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、コラボフローで申請が承認されると、自動で申請書類のPDFをGoogle Driveの指定フォルダに保存するため、こうした手作業から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- コラボフローで承認された申請書類の管理を手作業で行っている方
- 申請書類のGoogle Driveへの保存漏れや命名規則の統一に課題を感じている方
- ワークフローシステムとクラウドストレージの連携を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- コラボフローでの承認後、自動でGoogle Driveにファイルが保存されるため、これまで手作業でのアップロードに費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの保存忘れや、ファイル名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、書類管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、コラボフローとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」アクションを設定し、申請が承認された際にフローが起動するようにします。
- 続いて、オペレーションでコラボフローの「添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、承認された申請書類を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前段でダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- コラボフローの「添付ファイルをダウンロード」オペレーションでは、トリガーで受け取った情報をもとにダウンロード対象のファイルを指定できます。
- Google Driveへのアップロード設定では、保存先のフォルダを任意で指定できるだけでなく、取得した情報を用いてファイル名を自動で生成することも可能です。
■注意事項
- コラボフローとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
コラボフローでの申請承認後、申請書類のPDFを手作業でGoogle Driveに保存していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると手間がかかり、保存漏れやファイル名のつけ間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、コラボフローで申請が承認されると、自動で申請書類のPDFをGoogle Driveの指定フォルダに保存するため、こうした手作業から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- コラボフローで承認された申請書類の管理を手作業で行っている方
- 申請書類のGoogle Driveへの保存漏れや命名規則の統一に課題を感じている方
- ワークフローシステムとクラウドストレージの連携を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- コラボフローでの承認後、自動でGoogle Driveにファイルが保存されるため、これまで手作業でのアップロードに費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの保存忘れや、ファイル名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、書類管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、コラボフローとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」アクションを設定し、申請が承認された際にフローが起動するようにします。
- 続いて、オペレーションでコラボフローの「添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、承認された申請書類を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前段でダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- コラボフローの「添付ファイルをダウンロード」オペレーションでは、トリガーで受け取った情報をもとにダウンロード対象のファイルを指定できます。
- Google Driveへのアップロード設定では、保存先のフォルダを任意で指定できるだけでなく、取得した情報を用いてファイル名を自動で生成することも可能です。
■注意事項
- コラボフローとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
2.Google スプレッドシートでユーザー情報が追加されたらコラボフローに登録する
Google スプレッドシートにユーザー情報を追加することで、自動でコラボフローにも情報が追加されます。自動化することで、担当者の手間を省き、時間を節約できるでしょう。また、コラボフローを使用していない部署でも登録できるようになるため、情報共有のスピード向上が期待できます。
■概要
Google スプレッドシートでユーザー情報が追加されたらコラボフローに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・業務で使用するアプリのアカウント情報を管理する事務職の方
・シートの同時編集で最新の情報をいち早くチームに反映させるチームの責任者
2.コラボフローを業務に活用している企業
・申請や承認処理を自動化している総務部担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは業務に使用しているツールのアカウント情報を管理する場に適しています。
その情報を使用してコラボフローにアカウントを作成し、業務に関する書類を電子化することで業務を効率化することができます。
しかしGoogle スプレッドシートに追加されたアカウント情報を再度コラボフローに登録することは、非効率な働き方を助長する可能性があります。
業務の手間をなるべく省き、生産性の高い業務へ時間を割きたいと考える方にこのフローは有効的です。
Google スプレッドシートに追加されたアカウント情報を自動でコラボフローにも追加することで、手入力の手間と時間を省きます。
手入力にかかっていた時間を他の業務に使用することができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google スプレッドシートでユーザー情報が追加されたらコラボフローに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・業務で使用するアプリのアカウント情報を管理する事務職の方
・シートの同時編集で最新の情報をいち早くチームに反映させるチームの責任者
2.コラボフローを業務に活用している企業
・申請や承認処理を自動化している総務部担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは業務に使用しているツールのアカウント情報を管理する場に適しています。
その情報を使用してコラボフローにアカウントを作成し、業務に関する書類を電子化することで業務を効率化することができます。
しかしGoogle スプレッドシートに追加されたアカウント情報を再度コラボフローに登録することは、非効率な働き方を助長する可能性があります。
業務の手間をなるべく省き、生産性の高い業務へ時間を割きたいと考える方にこのフローは有効的です。
Google スプレッドシートに追加されたアカウント情報を自動でコラボフローにも追加することで、手入力の手間と時間を省きます。
手入力にかかっていた時間を他の業務に使用することができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。
3.コラボフローで入社申請が承認されたらGoogle Workspaceに従業員情報を登録する
コラボフローで申請が承認されると、Google Workspaceに従業員情報が自動で登録できます。このフローを活用することで、手動で登録する手間を省くことができるため、人事担当者の負担を軽減できるでしょう。特に従業員数が多い企業に最適です。
■概要
新入社員の入社手続きでは、ワークフローシステムでの申請承認後、アカウント発行のために別ツールへ情報を手入力する作業が発生しがちです。この一連の作業は、担当者にとって負荷が高く、入力ミスなどのヒューマンエラーを誘発する原因にもなりかねません。このワークフローは、コラボフローで入社申請が承認されると、Google Workspaceへ従業員情報を自動で登録するため、こうした課題の解決に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- コラボフローとGoogle Workspaceを利用し、入社手続きを手作業で行っている人事や総務担当者の方
- 従業員アカウントの発行業務で発生する、情報の転記ミスや対応漏れを防ぎたい情報システム担当者の方
- 入社オンボーディングに関わる定型業務を自動化し、組織全体の生産性向上を目指すマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- コラボフローで申請が承認されると自動でアカウントが発行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 申請情報を基に従業員情報が登録されるため、手入力による転記ミスや設定の漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、コラボフローとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、特定の申請が承認された際にフローが起動するよう設定します。
- 続いて、オペレーションでコラボフローのアクションを選択し、承認された申請の情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceのアクションを設定し、取得した情報をもとに従業員アカウントを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- コラボフローのトリガー設定では、承認された申請の中から特定の条件で絞り込みを行い、対象となる申請のみを処理することが可能です。
- Google Workspaceに登録する従業員の氏名やメールアドレス、所属部署といった情報は任意にカスタマイズできます。
- コラボフローから取得した申請内容は、変数としてGoogle Workspaceのアカウント情報にそれぞれマッピングすることが可能です。
■注意事項
- コラボフローとGoogle WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
新入社員の入社手続きでは、ワークフローシステムでの申請承認後、アカウント発行のために別ツールへ情報を手入力する作業が発生しがちです。この一連の作業は、担当者にとって負荷が高く、入力ミスなどのヒューマンエラーを誘発する原因にもなりかねません。このワークフローは、コラボフローで入社申請が承認されると、Google Workspaceへ従業員情報を自動で登録するため、こうした課題の解決に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- コラボフローとGoogle Workspaceを利用し、入社手続きを手作業で行っている人事や総務担当者の方
- 従業員アカウントの発行業務で発生する、情報の転記ミスや対応漏れを防ぎたい情報システム担当者の方
- 入社オンボーディングに関わる定型業務を自動化し、組織全体の生産性向上を目指すマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- コラボフローで申請が承認されると自動でアカウントが発行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 申請情報を基に従業員情報が登録されるため、手入力による転記ミスや設定の漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、コラボフローとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、特定の申請が承認された際にフローが起動するよう設定します。
- 続いて、オペレーションでコラボフローのアクションを選択し、承認された申請の情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceのアクションを設定し、取得した情報をもとに従業員アカウントを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- コラボフローのトリガー設定では、承認された申請の中から特定の条件で絞り込みを行い、対象となる申請のみを処理することが可能です。
- Google Workspaceに登録する従業員の氏名やメールアドレス、所属部署といった情報は任意にカスタマイズできます。
- コラボフローから取得した申請内容は、変数としてGoogle Workspaceのアカウント情報にそれぞれマッピングすることが可能です。
■注意事項
- コラボフローとGoogle WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
さらに、コラボフローとChatworkを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
まとめ
コラボフローとChatworkの連携により、申請業務の効率化や情報共有のスムーズ化、プロセスの透明性向上など、多くのメリットが得られそうです。特に、申請完了通知がリアルタイムで届く仕組みは、確認作業の手間を削減し、業務のスピードアップに貢献するでしょう。また、通知履歴が記録として残るため、過去の申請状況の振り返りや確認が簡単になる点も大きな魅力です。この連携は、チームや部署内の申請・承認フローを効率的かつ確実に進めたいと考えている方に最適です。業務改善を目指す第一歩として、導入を検討してはいかがでしょうか？
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
