DocuSignとChatworkを連携して自動的に契約完了を通知する方法

契約が完了するたびに、個別で通知する手間を軽減したいと思いませんか？
DocuSignとChatworkを連携することで、契約完了通知を自動化し、スムーズにプロジェクトを進行できるかもしれません。
この自動化により、チーム全体が完了した契約を把握でき、共有が容易になるでしょう。
また、確認漏れや対応漏れを防ぎ、対応の遅延が少なくなるでしょう。

こんな方におすすめ

契約完了の確認や共有を効率化したい方
契約完了後の対応を迅速に行いたい方
DocuSignとChatworkを別々で活用していて、契約完了後の通知を自動化したいと考えている方

DocuSignとChatworkの連携メリットと具体例

メリット1:対応の遅延を防ぐ

DocuSignとChatworkの連携により、対応の遅延を防ぐことができます。
たとえば、DocuSignで契約が完了した際に、すぐにChatworkに通知できます。
これにより、完了した契約を把握できるため、その後の対応を素早く行えるでしょう。
従来のように手動で契約の完了有無を確認している場合、確認ミスや通知漏れといったリスクがあります。
しかし、通知を自動化することで、ヒューマンエラーを防ぎ、対応の遅れを防げるでしょう。

メリット2:各部門の情報共有がスムーズになる

契約完了の自動通知は、各部門への情報共有がスムーズになるというメリットが挙げられます。
たとえば、契約完了の通知先を営業部や法務部に設定すれば、担当者は通知の手間を省くことができるでしょう。
これにより、各部署が即座に完了した契約を把握できるため、情報共有をスピーディーかつ容易に行えるでしょう。
このように、完了した契約がChatworkの通知により可視化できるため、チーム全体の効率化が期待できそうです。

メリット3:手作業を削減できる

契約の完了通知をChatworkで自動通知する設定により、担当者は契約が完了するたびに手作業で通知する必要がなくなります。
特に契約件数が多いと、完了した契約を見落とすリスクが高まりますが、自動通知によりその問題を解消できます。
たとえば、月末などの契約が集中する際には、自動で契約完了通知が届くため、担当者は手作業による通知から解放されるでしょう。
これにより、重要な契約が確実に通知されるため、担当者の時間と労力を削減できるでしょう。

DocuSignとChatworkを連携し、Yoomを使用した自動化方法をご紹介していきます。

[Yoomとは]

DocuSignとChatworkの連携フローの作り方

今回は「DocuSignで契約が完了したらChatworkに通知する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

DocuSignとChatworkをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
フローの起点となるDocuSignのトリガー設定とその後に続くChatworkのオペレーション設定
トリガーボタンをONにして、DocuSignとChatworkの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:DocuSignとChatworkをマイアプリ登録

DocuSignとChatworkをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
マイアプリ登録を先にしておくと、自動化設定がスムーズに進みます。

DocuSignのマイアプリ登録をしましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。

アプリ一覧からDocuSignを探すか、「アプリ名で検索」で検索してください。

以下の画面が表示されたら、DocuSignにログインしましょう。

次に、Chatworkのマイアプリ登録を行います。
先ほどのように、Chatworkを一覧から探すか、検索しましょう。

以下の画面が表示されるので、Chatworkにログインしてください。

マイアプリにDocuSignとChatworkが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合は、該当箇所をクリックすることで変更できます。
まず、DocuSignの設定を行うために、「エンベロープが完了したら」をクリックしましょう。

ステップ3:フローの起点となるDocuSignのトリガー設定とその後に続くChatworkのオペレーション設定

以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

「タイトル」→お好みで変更可能
「DocuSignと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→エンベロープが完了したら

以下の画面が表示されるので、赤枠内をクリックし、Webhook URLをコピーしましょう。
注意事項を確認してください。

DocuSignの画面で設定を行うので、DocuSignに移動します。
上部の「管理者」→左下の「ドキュサインコネクト」→「設定の追加」→「カスタム」の順でクリックし、以下のように設定しましょう。
※DocuSignの「発行するURL」の欄にはすでに「https://」が入力されているので、削除してからWebhook URLをペーストしてください。
設定が完了したら、Webhookイベントを送信するか、トリガーイベントを実行し、Yoom画面の「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

次に、Chatworkの設定を行うため、「Chatworkに通知する」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。

「タイトル」→お好みで変更可能
「Chatworkと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→メッセージを送る

以下の画面が表示されるので、注意事項を確認します。

スクロールし、「ルームID」の設定をしましょう。

次に、DocuSignのアウトプットを使用し、「メッセージ内容」を設定します。
赤枠内の矢印をクリックすることで、アウトプットを選択できます。
例として以下のように設定しましたが、任意で設定しましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、DocuSignとChatworkの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するか、確認しましょう。

DocuSignを使ったその他の自動化例

1.DocuSignで契約が完了したら、Google スプレッドシートの情報を自動更新するフローです。
契約内容をGoogle スプレッドシートに自動更新できるため、手作業による転記が不要になります。
転記にかかっていた時間を節約でき、担当者は優先度の高い業務に専念できるでしょう。

2.指定のスケジュールになったら、自動的にDocuSignで添付資料をダウンロードし、kintoneのレコードと関連付けるフローです。
DocuSignからの添付資料を自動的にkintoneに格納できるので、ファイルの格納漏れを防ぎます。
指定のスケジュールになるとトリガーが起動するため、毎週や毎月の定型業務が効率化されるかもしれません。

3.Docusignで書類が締結したら、書類をOneDriveに自動格納するフローです。
‍契約書の保存を頻繁に行う法務担当者や営業担当者におすすめの自動化です。
証明書の手動ダウンロードが不要になり、証明書管理が容易になるでしょう。

まとめ

本記事では、DocuSignでの契約完了時にChatworkに自動的に通知する方法を解説しました。
この自動化により、チーム内の情報共有が容易になり、円滑にプロジェクトの進行を進められるでしょう。
また、確認漏れが防止され、業務の信頼性を向上できるかもしれません。
この自動化を取り入れて、チームの業務効率を高めましょう。

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