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契約書管理の効率化や業務プロセスの円滑な進行は、多くの企業が課題に感じています。
特に、契約書の進捗状況を確認するために手作業でfreeeサインのチェックを行い、それをチーム全体に共有する作業は、手間がかかります。
本記事では、freeeサインとChatworkを連携することで、freeeサインで書類のステータスが完了したらChatworkに自動で通知する方法をご紹介します。
この仕組みを導入すると、進捗確認の手間を省くことができるため、情報共有を漏れなく迅速に行えるようになります。
本記事では、プログラミング知識不要でfreeeサインとChatworkを連携させる方法と、それによる具体的なメリットについて詳しく解説します。
ぜひ最後までご覧ください。
freeeサインとChatworkを連携し、通知作業を自動化することで契約書や申請書の処理状況を手動作業で確認する手間を省けるため、業務効率の向上が期待できます。
例えば、通常は担当者がfreeeサインで書類のステータスを都度確認し、チームメンバーに進捗状況を共有する必要があります。
しかし、この自動化を導入することで、情報共有の遅延や確認ミスを防ぐことができます。
通知作業を自動化できることで、手入力の手間やヒューマンエラーを省けるため、他の業務に注力できるようになるかもしれません。
契約書のやり取りには迅速な対応が求められます。
freeeサインとChatworkを連携し、freeeサインで書類のステータスが完了したら素早くChatworkに通知できる仕組みを活用することで、次のプロセスへ移行するための待ち時間を短縮できます。
例えば、営業チームでこの自動化を導入すると、契約が完了したら迅速に情報を共有することができるため、クライアントへの製品納品をスピードアップできるかもしれません。
この自動化により、業務全体の流れがスムーズになり、タスク管理の負担を軽減することが期待できます。
結果として顧客満足度の向上にもつながる可能性があります。
freeeサインで書類のステータスが完了になったらChatworkへ自動通知できる仕組みにより、チームメンバー全員に漏れなく書類の進捗状況を共有できるようになります。
これにより、書類のステータス完了後のタスク分担が円滑になり、部署間の連携もスムーズになる可能性があります。
例えば、経理部が請求書を発行したら、営業部がその進行状況を把握してクライアントに連絡を入れる、といったスムーズな連携が期待できます。
この自動化を活用すれば、情報の共有漏れを減らすことができ、チームワークの向上につながる可能性があります。
ここからは、ノーコードツールYoomを使用して、「freeeサインで書類のステータスが完了になったらChatworkに通知する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
freeeサインで文書の状態が変更されたらfreeeサインのAPIを利用して受け取り、Chatworkの提供するAPIを用いてChatworkにメッセージを送ることで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フローの作成は以下4プロセスで行います。
フローの作成を行うためには、こちらからYoomの登録をしてください。登録済みの方はログインをお願いします。
1.freeeサインの登録方法
「マイアプリ」をクリックしたら、「新規接続」をクリックしfreeeサインを検索してください。
freeeサインのログイン画面が表示されるので、連携したいfreeeサインの「メールアドレス」と「パスワード」を入力しログインしてください。
ログインできたら、アプリ連携完了です。
2. Chatworkの登録方法
次に「新規接続」をクリックし、Chatworkを検索してください。
上記の画面が表示されたら、Chatworkにログインしてください。
これで、freeeサインとChatworkがYoomのマイアプリに登録されました！
続いて、テンプレートをコピーしましょう。
1.下記リンクを開いてください。
2.「このテンプレートを試す」をクリックします。
それでは早速、フローを作成していきましょう！
まず最初に、「文書の状態が変更されたら」という項目を設定していきます。
上記画像の項目は、すでに設定されています。
設定に誤りが無いか確認できたら、次へをクリックしましょう。
上記画面のWebhookURLをコピーしたら、freeeサインの管理画面で設定してください。
※参照）Webhook設定を行う際には、こちらのページを参考に設定しましょう。
WebhookURLの設定ができたら、freeeサインでテスト用の書類のステータスを完了にします。
テストボタンを押すと、先ほどステータスを完了した書類の情報がアウトプットとして取得されます。
テストが成功したら設定を保存してください。
次に、「書類の状態が完了以外の場合は分岐」という項目をクリックします。
※注意事項）今回使用する分岐機能は一部有料プランでのみご利用いただける機能です。2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
今回は「書類の状態が値と等しいと、concludedとして処理される」ように設定されています。
上記画面はデフォルトですでに設定されているため、誤りが無いか確認ができたら「保存する」をクリックしてください。
※参照）分岐については、こちらのページもご確認ください。
続いて、「メッセージを送る」という項目を設定します。
上記画像の項目は、すでに設定されています。
設定に誤りが無いか確認できたら、次へをクリックしましょう。
ルームIDは、ChatworkのURL内に表示される「#!rid」以降の数字部分を入力してください。
続いて、Chatworkで自動通知するためのメッセージ内容を設定します。
今回は例として、上記画像のように設定してみました。
このように設定することで、freeeサインで書類のステータスが完了したら「書類タイトル」を取得し、Chatworkのメッセージに自動で引用し通知できます。
今回設定した情報以外にも、「書類ID」や「書類の状況」「更新日時」も取得可能なため、用途に合わせて設定してください。
設定が完了したら、テストを行いましょう。
「テスト」をクリックするとChatworkにテストのメッセージが届くので、変更点が無ければ「保存する」をクリックしてください。
上記画面が表示されたら、「トリガーをON」をクリックしてください。
これで、「freeeサインで書類のステータスが完了になったらChatworkに通知」するフローの完成です。
freeeサインは、他のアプリとも連携可能です。
ここからは、その他のfreeeサインを使った自動化例をいくつか紹介します。
1. freeeサインで締結した契約書をOneDriveに自動でアップロードできるフローです。
このフローを活用すると、契約書の検索やアクセスが容易になるため、効率的な業務運営が可能になります。
また、手作業でのファイル移動が不要となり、時間と労力の削減が期待できます。
2. freeeサインで契約が完了したらSalesforceの情報を自動で更新できるフローです。
このフローを活用すると、Salesforceの自動更新が可能となるため、手入力の手間を省きヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。
また、これまで手作業にかかっていた時間を他の業務に充てられるため、生産性の向上が期待できます。
3.楽楽販売で任意の処理が完了したら契約書を作成しfreeeサインで自動送付できるフローです。
このフローを活用すると、契約書作成と送付作業を自動化できるため、楽楽販売のデータの転記ミスや契約書の送付誤りを防止することが可能です。
これにより、担当者の負担を軽減でき、業務運営の円滑化が期待できます。
本記事では、freeeサインとChatworkを連携し、freeeサインで書類のステータスが完了したらChatworkに自動で通知する方法をご紹介しましたが、いかがでしたか？
書類のステータス状況を自動で通知できることで、業務を効率化でき、チームメンバー全員に漏れなく迅速に情報を共有できるため、次のアクションに迅速に取り組むことが可能です。
Yoomを活用し、業務を自動化することで業務プロセスの最適化や生産性の向上に大きく寄与できます。
ぜひ本記事の手順に沿って設定を行い、アプリ連携による効果を実感してみてください。
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