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ビジネスの現場において、契約に関わる業務は重要性が高いですが、手動でのデータ更新や管理には多くの時間と労力がかかります。
このため、特に営業部門や経理部門で業務効率を向上させる方法を模索している企業が多いと感じます。
そこで今回は、ffreeeサインで契約が完了したら楽楽販売の情報を更新するフローを紹介します。
このシステムを活用すれば、契約が完了するたびに必要な情報が自動的に更新されるため、手間をかけず、他の業務に使う時間を生み出すことも期待できます。
また、プログラミング不要のノーコードで導入できるため、ITに詳しくない方でも簡単に利用できるのが魅力です。
このブログを参考に、ぜひこの方法に挑戦してみてください。
自動化により、契約完了後の手動でのデータ更新作業が不要になります。
これにより、作業時間を削減でき、社員はより戦略的な業務への集中が期待できます。
例えば、営業部では契約が完了すると、手動で楽楽販売にデータを入力する必要がありましたが、自動化により、この作業の短縮が見込めます。
そのため、営業担当者は契約後素早く新たな商談に着手でき、業務スピードの向上によって顧客満足度の向上にも期待が持てます。
手動作業による入力ミスを排除することで、データの正確性が向上が期待できます。
自動化により、一貫したプロセスが確保され、情報の整合性が保たれるため、信頼性の高いデータの維持が見込めます。
例えば、営業部では、契約完了後に手動で情報を入力する際、数字や日付の入力ミスが発生することがありましが、freeeサインと楽楽販売の自動連携を導入することで、入力ミスのリスクが削減でき、信頼性の高いデータの保持が見込めます。
それでは、Yoomを使ってfreeeサインと楽楽販売を連携したいと思います。
[Yoomとは]
まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
既にアカウント登録済みの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ
1)Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)登録したいアプリを選択し、アプリごとに使用するアカウントでログインしてください。
1つ目のアプリが登録できたら、もう一度「新規接続」をクリックして、2つ目のアプリを登録します。
3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録した2つのアプリのアイコンが表示されたか確認してください。
※分岐をするには一部有料プランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
※楽楽販売は一部有料プランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
一部有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
無料トライアルでできることと開始方法について | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
今回は、【freeeサインで契約が完了したら楽楽販売の情報を更新する】というフローを作成します。
作成の流れは以下の通りです。
・テンプレートをコピー
・freeeサインで「文書の状態が変更されたら」というトリガーを作成します。
・次に分岐を設定します。
・その後、楽楽販売で「レコードを更新」というアクションを設定します。
・最後にトリガーが起動するようにONにします
1)上記のテンプレートを開き、「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
2) 以下のような表示が出てきます。
右に「！」が表示されているアイコンを順番にクリックして、オペレーションの設定をします。
タイトルや詳細は、クリックすると編集可能です。必要に応じて、適宜変更してください。
「アプリトリガー 文書の状態が変更されたら」をクリックします。
1) アクションは「文書の状態が変更されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。
2) Webhookイベントを送信してテストをクリックし、テスト成功後「保存」します。
1) フローに戻り、「分岐 コマンドオペレーション」のアイコンをクリックします。
2) オペレーションは「文書の状態が変更されたら」を選択して、アウトプットは「書類の状態」を選択します。
分岐条件を「書類の状態」「値と等しい」「完了」として「保存する」をクリックします。
1) フローに戻り、「アプリと連携する レコードを更新」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「レコードを更新」を選択して、「次へ」をクリックします。
3) 必須項目を入力します。
アプリが連携出来ているとfreeeサインのアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
※今回、freeeサインの書類IDと楽楽販売のキー項目の情報が同一であることを前提に設定しています。
これで【freeeサインで契約が完了したら楽楽販売の情報を更新する】というフローが完成です。
最後まで設定すると以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。
今回使用したテンプレートはこちら
他にもYoomには、freeeサインを使った自動化のテンプレートがあるのでご紹介します。
自動化を試みたい業務内容や現在利用しているアプリとの組み合わせに応じて、テンプレートを活用してください。
1.freeeサインで書類のステータスが完了になったらSlackに通知
このテンプレートは、freeeサインで書類のステータスが完了になったら、自動的に指定のSlackチャンネルに通知します。
通知内容や送信先のSlackチャンネルはカスタマイズ可能です。
通知内容を手動で入力する必要がなくなり、入力時間の削減が見込めます。
2. freeeサインで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新する
このフローを活用するとfreeeサインで契約が完了後、自動的にMicrosoft Excelの情報が更新されるため、業務の効率化が期待できます。
また、手作業によるミスや漏れを防ぎ、円滑な業務進行が見込めます。
3.freeeサインで文書の状態が変更されたら、Google Driveに契約書ファイルをアップロードする
こちらでは、freeeサインの文書ステータスが変更になった際に、文書上のファイルを取得してGoogle Driveに格納することができます。
ファイル管理をストレージツールで行っている場合、都度freeeサインからファイルをダウンロードする手間を省くことができます。
freeeサインと楽楽販売の連携による契約業務の自動化は手動でのデータ入力作業が不要になることで、業務効率の向上が期待できます。
また、自動化によって、重複や入力ミスのようなヒューマンエラーも防止でき、データの信頼性向上も見込めます。
さらに、Yoomを使えば、プログラミング不要のノーコードで導入できるため、ITの知識がない社員でも簡単に利用できます。
業務効率化と透明性向上を目指す方は、ぜひこの自動化の流れを取り入れてみてください。
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