freeeサインで契約完了したら楽楽販売も自動更新する方法

ステップ2： テンプレートの選択とコピー

1)上記のテンプレートを開き、「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

2) 以下のような表示が出てきます。

右に「！」が表示されているアイコンを順番にクリックして、オペレーションの設定をします。
タイトルや詳細は、クリックすると編集可能です。必要に応じて、適宜変更してください。

ステップ3：トリガーを設定

「アプリトリガー　文書の状態が変更されたら」をクリックします。

ステップ4：freeeサインのアクションを設定

1) アクションは「文書の状態が変更されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。

2) Webhookイベントを送信してテストをクリックし、テスト成功後「保存」します。

ステップ5：分岐を設定

1) フローに戻り、「分岐　コマンドオペレーション」のアイコンをクリックします。

2) オペレーションは「文書の状態が変更されたら」を選択して、アウトプットは「書類の状態」を選択します。
分岐条件を「書類の状態」「値と等しい」「完了」として「保存する」をクリックします。

ステップ6：楽楽販売のアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　レコードを更新」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「レコードを更新」を選択して、「次へ」をクリックします。

3) 必須項目を入力します。
アプリが連携出来ているとfreeeサインのアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
※今回、freeeサインの書類IDと楽楽販売のキー項目の情報が同一であることを前提に設定しています。

これで【freeeサインで契約が完了したら楽楽販売の情報を更新する】というフローが完成です。

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ステップ7: テストと確認

 最後まで設定すると以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。

今回使用したテンプレートはこちら

freeeサインを使ったその他の自動化例

他にもYoomには、freeeサインを使った自動化のテンプレートがあるのでご紹介します。
自動化を試みたい業務内容や現在利用しているアプリとの組み合わせに応じて、テンプレートを活用してください。

1.freeeサインで書類のステータスが完了になったらSlackに通知
‍このテンプレートは、freeeサインで書類のステータスが完了になったら、自動的に指定のSlackチャンネルに通知します。
通知内容や送信先のSlackチャンネルはカスタマイズ可能です。
通知内容を手動で入力する必要がなくなり、入力時間の削減が見込めます。

2. freeeサインで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新する
‍このフローを活用するとfreeeサインで契約が完了後、自動的にMicrosoft Excelの情報が更新されるため、業務の効率化が期待できます。
また、手作業によるミスや漏れを防ぎ、円滑な業務進行が見込めます。

3.freeeサインで文書の状態が変更されたら、Google Driveに契約書ファイルをアップロードする
こちらでは、freeeサインの文書ステータスが変更になった際に、文書上のファイルを取得してGoogle Driveに格納することができます。
ファイル管理をストレージツールで行っている場合、都度freeeサインからファイルをダウンロードする手間を省くことができます。

まとめ

freeeサインと楽楽販売の連携による契約業務の自動化は手動でのデータ入力作業が不要になることで、業務効率の向上が期待できます。
また、自動化によって、重複や入力ミスのようなヒューマンエラーも防止でき、データの信頼性向上も見込めます。
さらに、Yoomを使えば、プログラミング不要のノーコードで導入できるため、ITの知識がない社員でも簡単に利用できます。

業務効率化と透明性向上を目指す方は、ぜひこの自動化の流れを取り入れてみてください。