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ビジネスの現場において、契約に関わる業務は重要性が高いですが、手動でのデータ更新や管理には多くの時間と労力がかかります。
このため、特に営業部門や経理部門で業務効率を向上させる方法を模索している企業が多いと感じます。
そこで今回は、ffreeeサインで契約が完了したら楽楽販売の情報を更新するフローを紹介します。
このシステムを活用すれば、契約が完了するたびに必要な情報が自動的に更新されるため、手間をかけず、他の業務に使う時間を生み出すことも期待できます。
また、プログラミング不要のノーコードで導入できるため、ITに詳しくない方でも簡単に利用できるのが魅力です。
このブログを参考に、ぜひこの方法に挑戦してみてください。
自動化により、契約完了後の手動でのデータ更新作業が不要になります。
これにより、作業時間を削減でき、社員はより戦略的な業務への集中が期待できます。
例えば、営業部では契約が完了すると、手動で楽楽販売にデータを入力する必要がありましたが、自動化により、この作業の短縮が見込めます。
そのため、営業担当者は契約後素早く新たな商談に着手でき、業務スピードの向上によって顧客満足度の向上にも期待が持てます。
手動作業による入力ミスを排除することで、データの正確性が向上が期待できます。
自動化により、一貫したプロセスが確保され、情報の整合性が保たれるため、信頼性の高いデータの維持が見込めます。
例えば、営業部では、契約完了後に手動で情報を入力する際、数字や日付の入力ミスが発生することがありましが、freeeサインと楽楽販売の自動連携を導入することで、入力ミスのリスクが削減でき、信頼性の高いデータの保持が見込めます。
それでは、Yoomを使ってfreeeサインと楽楽販売を連携したいと思います。
[Yoomとは]
まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
既にアカウント登録済みの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ
1)Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)登録したいアプリを選択し、アプリごとに使用するアカウントでログインしてください。
1つ目のアプリが登録できたら、もう一度「新規接続」をクリックして、2つ目のアプリを登録します。
3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録した2つのアプリのアイコンが表示されたか確認してください。
※分岐をするには一部有料プランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
※楽楽販売は一部有料プランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
一部有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
無料トライアルでできることと開始方法について | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
今回は、【freeeサインで契約が完了したら楽楽販売の情報を更新する】というフローを作成します。
作成の流れは以下の通りです。
・テンプレートをコピー
・freeeサインで「文書の状態が変更されたら」というトリガーを作成します。
・次に分岐を設定します。
・その後、楽楽販売で「レコードを更新」というアクションを設定します。
・最後にトリガーが起動するようにONにします
■概要
電子契約サービス「freeeサイン」での契約締結後、販売管理システム「楽楽販売」への情報更新を手作業で行っていませんか？この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、freeeサインと楽楽販売の連携を自動化し、契約完了と同時に楽楽販売の顧客情報や案件情報を自動で更新することが可能です。契約管理業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
1)上記のテンプレートを開き、「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
2) 以下のような表示が出てきます。
右に「！」が表示されているアイコンを順番にクリックして、オペレーションの設定をします。
タイトルや詳細は、クリックすると編集可能です。必要に応じて、適宜変更してください。
「アプリトリガー 文書の状態が変更されたら」をクリックします。
1) アクションは「文書の状態が変更されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。
2) Webhookイベントを送信してテストをクリックし、テスト成功後「保存」します。
1) フローに戻り、「分岐 コマンドオペレーション」のアイコンをクリックします。
2) オペレーションは「文書の状態が変更されたら」を選択して、アウトプットは「書類の状態」を選択します。
分岐条件を「書類の状態」「値と等しい」「完了」として「保存する」をクリックします。
1) フローに戻り、「アプリと連携する レコードを更新」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「レコードを更新」を選択して、「次へ」をクリックします。
3) 必須項目を入力します。
アプリが連携出来ているとfreeeサインのアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
※今回、freeeサインの書類IDと楽楽販売のキー項目の情報が同一であることを前提に設定しています。
これで【freeeサインで契約が完了したら楽楽販売の情報を更新する】というフローが完成です。
最後まで設定すると以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。
今回使用したテンプレートはこちら
■概要
電子契約サービス「freeeサイン」での契約締結後、販売管理システム「楽楽販売」への情報更新を手作業で行っていませんか？この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、freeeサインと楽楽販売の連携を自動化し、契約完了と同時に楽楽販売の顧客情報や案件情報を自動で更新することが可能です。契約管理業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
他にもYoomには、freeeサインを使った自動化のテンプレートがあるのでご紹介します。
自動化を試みたい業務内容や現在利用しているアプリとの組み合わせに応じて、テンプレートを活用してください。
1.freeeサインで書類のステータスが完了になったらSlackに通知
このテンプレートは、freeeサインで書類のステータスが完了になったら、自動的に指定のSlackチャンネルに通知します。
通知内容や送信先のSlackチャンネルはカスタマイズ可能です。
通知内容を手動で入力する必要がなくなり、入力時間の削減が見込めます。
◼️概要
freeeサインで書類のステータスが完了になったら、自動的に指定のSlackチャンネルに通知します。
通知内容や送信先のSlackチャンネルはカスタマイズ可能です。
◼️設定方法
1.freeeサイン、SlackそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.freeeサインの「文書の状態が変更されたら」というトリガーで取得できるWebhookURLをfreeeサインのWebhook送信先に設定を行ってください。
3.Slackの「Slackに通知」というオペレーションで、連携アカウントや送信先のチャンネル、メッセージ内容の設定を行ってください。
4.書類のステータスが完了になると、フローボットが起動し、指定したSlackチャンネルに通知が届きます。
◼️注意事項
・freeeサイン、Slackそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・Slackの投稿先のチャンネルIDや通知内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
・freeeサインでWebhookを利用できるプランを利用している必要があります。
2. freeeサインで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新する
このフローを活用するとfreeeサインで契約が完了後、自動的にMicrosoft Excelの情報が更新されるため、業務の効率化が期待できます。
また、手作業によるミスや漏れを防ぎ、円滑な業務進行が見込めます。
■概要
freeeサインで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freeeサインで帳票類の管理を行う方
・契約書作成に活用している方
・帳票類の一元管理を行なっている方
2.Microsoft Excelでデータの管理を行う方
・取引や顧客の情報を蓄積し業務に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
freeeサインは作成した契約書に関連する一連の業務を円滑に行うために有効なツールです。
しかし、freeeサインで契約が完了後、Microsoft Excelの情報を毎回手作業で更新するのは、業務フローの改善を阻害する可能性があります。
効率的に業務を進行し生産性向上をしたいと考えている方にこのフローは適しています。
このフローを活用するとfreeeサインで契約が完了後、自動でMicrosoft Excelの情報を更新し、手作業によるヒューマンエラーを回避します。
手作業によるミスや漏れを防ぐことで、業務進行を円滑にします。
■注意事項
・freeeサイン、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
3.freeeサインで文書の状態が変更されたら、Google Driveに契約書ファイルをアップロードする
こちらでは、freeeサインの文書ステータスが変更になった際に、文書上のファイルを取得してGoogle Driveに格納することができます。
ファイル管理をストレージツールで行っている場合、都度freeeサインからファイルをダウンロードする手間を省くことができます。
■概要
freeeサインで文書の状態が変更されたら、契約書ファイルを取得しGoogle Driveにファイルをアップロードするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freeeサインとGoogle Driveを業務で使用している方
・freeeサインを使用して締結業務を担当している方
・Google Driveを使用してファイル管理を行っている方
・freeeサインとGoogle Driveを連携して業務の効率化を検討している方
2.手動によるGoogle Driveへのファイルアップロードを自動化したいと考えている方
・日常的にGoogle Driveを使用したファイルアップロードが多い方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・手動作業が多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・freeeサインで文書の状態が変更されたら、Google Driveに契約書ファイルをアップロードできるため、業務の効率化を図ることができます。
・常に文書の状態が最新化されたファイルをGoogle Driveに自動でアップロードするため、ファイル管理による手間を削減することができます。
・Google Driveへのファイルアップロードを自動化できるため、格納先の誤りやアップロード漏れといったヒューマンエラーの防止に効果があります。
・Google Driveから手動でファイルアップロードする必要が無くなり、他の重要な作業に時間を充てることができます。
■注意事項
・freeeサイン、Google DriveのそれぞれとYoomを連携させてください。
freeeサインと楽楽販売の連携による契約業務の自動化は手動でのデータ入力作業が不要になることで、業務効率の向上が期待できます。
また、自動化によって、重複や入力ミスのようなヒューマンエラーも防止でき、データの信頼性向上も見込めます。
さらに、Yoomを使えば、プログラミング不要のノーコードで導入できるため、ITの知識がない社員でも簡単に利用できます。
業務効率化と透明性向上を目指す方は、ぜひこの自動化の流れを取り入れてみてください。
